Chargé(e) d'accueil et d'état-civil
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O086240301378309
Publiée le 20/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
SAINT JULIEN L'ARS
Poste à pourvoir le
13/05/2024
Date limite de candidature
19/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Située à 25 minutes de Poitiers et du Parc du Futuroscope, Saint-Julien-l'Ars est une commune attractive de par son emplacement géographique et sa proximité de l'Université et du CHU.
Avec une population de plus de 2800 habitants, Saint-Julien-l'Ars propose un cadre de vie privilégié et dispose de nombreux services (commerces, services de proximité, réseaux associatifs, sportifs, culturels...).
L'identité de l'équipe municipale est le " bien-vivre à St Ju " avec le développement des services (création d'un France Services, dispositif de recueil), la transition énergétique et l'accessibilité au niveau des bâtiments, le développement économique, avec une qualité de service et une proximité de ses administrés.
Avec une population de plus de 2800 habitants, Saint-Julien-l'Ars propose un cadre de vie privilégié et dispose de nombreux services (commerces, services de proximité, réseaux associatifs, sportifs, culturels...).
L'identité de l'équipe municipale est le " bien-vivre à St Ju " avec le développement des services (création d'un France Services, dispositif de recueil), la transition énergétique et l'accessibilité au niveau des bâtiments, le développement économique, avec une qualité de service et une proximité de ses administrés.
Missions / conditions d'exercice
Mission générale :
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous représentez l'image de la collectivité auprès des usagers. Rattaché(e) au service administratif et plus spécifiquement à une équipe de 3 chargés d'accueil spécialisés, votre poste est composé de deux missions principales :
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion administrative d'état-civil.
Activités principales
* Chargé-e d'accueil
- Accueillir téléphoniquement et physiquement les administrés
- Renseigner et orienter les usagers
- Assurer l'ouverture et le tri du courrier
- Diffuser des informations et des documents par voie d'affichage (externe et interne)
- Gérer les plannings des équipements municipaux
- Rédiger des courriers administratifs
- Envoyer des convocations à des réunions, commissions et conseils municipaux
- Trier, classer et archiver les documents
* Chargé-e d'état civil
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
- Réceptionner les déclarations
- Contrôler les demandes et l'authenticité des documents fournis
- Etablir les actes d'état civil (reconnaissance parentale, mariage, décès...)
- Constituer des dossiers de mariage
- Etablir des livrets de famille
- Tenir et mettre à jour les registres d'état civil
- Délivrer sur demande des extraits de registres
- Rédiger des mentions et des courriers
- Activités secondaires
- Gérer des dossiers de cartes d'identité
- Effectuer le recensement militaire
- Gérer des dossiers relatifs à des événements municipaux : 8 mai, 11 novembre, feu d'artifice, fête des associations...
- Gérer les jobs d'été
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous représentez l'image de la collectivité auprès des usagers. Rattaché(e) au service administratif et plus spécifiquement à une équipe de 3 chargés d'accueil spécialisés, votre poste est composé de deux missions principales :
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion administrative d'état-civil.
Activités principales
* Chargé-e d'accueil
- Accueillir téléphoniquement et physiquement les administrés
- Renseigner et orienter les usagers
- Assurer l'ouverture et le tri du courrier
- Diffuser des informations et des documents par voie d'affichage (externe et interne)
- Gérer les plannings des équipements municipaux
- Rédiger des courriers administratifs
- Envoyer des convocations à des réunions, commissions et conseils municipaux
- Trier, classer et archiver les documents
* Chargé-e d'état civil
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
- Réceptionner les déclarations
- Contrôler les demandes et l'authenticité des documents fournis
- Etablir les actes d'état civil (reconnaissance parentale, mariage, décès...)
- Constituer des dossiers de mariage
- Etablir des livrets de famille
- Tenir et mettre à jour les registres d'état civil
- Délivrer sur demande des extraits de registres
- Rédiger des mentions et des courriers
- Activités secondaires
- Gérer des dossiers de cartes d'identité
- Effectuer le recensement militaire
- Gérer des dossiers relatifs à des événements municipaux : 8 mai, 11 novembre, feu d'artifice, fête des associations...
- Gérer les jobs d'été
Profils recherchés
Titulaire d'un diplôme de bac à bac +2, vous justifiez, idéalement, d'une première expérience en Mairie.
Vous avez de très bonnes connaissances concernant :
L'environnement institutionnel des collectivités territoriales, les techniques d'accueil et d'écoute, les procédures administratives et législative en matière d'état civil.
Vous maîtrisez également les techniques rédactionnelles administratives et les outils informatiques.
Pour réussir dans ce poste, vous devrez :
- Accueillir le public avec amabilité
- Vous adapter aux différents interlocuteurs
- Être rigoureux-se et organisé-e
- Respecter la confidentialité
- Gérer les situations de stress.
Vous avez de très bonnes connaissances concernant :
L'environnement institutionnel des collectivités territoriales, les techniques d'accueil et d'écoute, les procédures administratives et législative en matière d'état civil.
Vous maîtrisez également les techniques rédactionnelles administratives et les outils informatiques.
Pour réussir dans ce poste, vous devrez :
- Accueillir le public avec amabilité
- Vous adapter aux différents interlocuteurs
- Être rigoureux-se et organisé-e
- Respecter la confidentialité
- Gérer les situations de stress.
Contact
Informations complémentaires
- Travail en guichet d'accueil
- Bureau individuel attribué pour la mission « Gestion administrative d'état-civil ».
Horaires de travail :
Du lundi au vendredi : 9h-12h30
14h-17h30 ou 13h30-17h (roulement en équipe)
Samedi (1/4) = 9h-12h.
Dans l'idéal, une période de doublon avec l'agent en poste est prévue afin de faciliter la prise de fonction et la transmission des dossiers en cours.
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Contacts et informations complémentaires : Madame JALABERT, DGS au 05 49 56 18 18.
Merci de transmettre votre candidature (CV, lettre de motivations et dernier arrêté de situation administrative) à l'attention de Madame le Maire à l'adresse mail : recrutement@cdg86.fr avant le 19 avril 2024.
Si vous êtes sélectionné(e) sur candidature, l'entretien se déroulera en semaine 18 à la Mairie de Saint-Julien-l'Ars.
- Bureau individuel attribué pour la mission « Gestion administrative d'état-civil ».
Horaires de travail :
Du lundi au vendredi : 9h-12h30
14h-17h30 ou 13h30-17h (roulement en équipe)
Samedi (1/4) = 9h-12h.
Dans l'idéal, une période de doublon avec l'agent en poste est prévue afin de faciliter la prise de fonction et la transmission des dossiers en cours.
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Contacts et informations complémentaires : Madame JALABERT, DGS au 05 49 56 18 18.
Merci de transmettre votre candidature (CV, lettre de motivations et dernier arrêté de situation administrative) à l'attention de Madame le Maire à l'adresse mail : recrutement@cdg86.fr avant le 19 avril 2024.
Si vous êtes sélectionné(e) sur candidature, l'entretien se déroulera en semaine 18 à la Mairie de Saint-Julien-l'Ars.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.