Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?
- Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d’envergure et à forts enjeux ;
- Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
- Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d’information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
- Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée ;
- Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d’avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d’avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.

En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d’une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C’est un métier qui fait sens !

Présentation de la structure

Les projets politiques de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers, déterminés collectivement par leurs exécutifs, fixent le cap de la mandature et donnent de la lisibilité et de la cohérence à l’ensemble des actions qui doivent être menées tout au long du mandat. Ils se déclinent en feuilles de route des principales actions et des principaux chantiers à mener.

A Poitiers et Grand Poitiers, les grandes priorités du projet politique sont :

- La transition écologique ;
- La démocratie et la citoyenneté ;
- Les solidarités, le lien social et l’éducation ;
- Le développement local et le rayonnement.

La Direction Générale Adjointe Solidarités – Cohésion locale – Education (SOCLE) avec un peu plus de 1 000 agents qui l’animent, favorise l’inclusion et la prise en compte des besoins de chacun et chacune à toutes les étapes de la vie, visant au bien-être, à la cohésion et à l’autonomie.
Les principaux enjeux de la DGA SOCLE sont de garantir, sur l’ensemble du territoire, des politiques cohérentes et adaptées aux besoins quotidiens des habitantes et habitants à tous les âges, et d’effectuer un accompagnement des parcours de vie visant à réduire les inégalités et les exclusions, et favorisant le bien vivre ensemble.
La DGA SOCLE est composée de 8 directions : Education et Accueil périscolaire, Droit aux Vacances et aux Loisirs, Petite Enfance et Parentalité, Grand Age et Autonomie, Salubrité Santé Publique, Développement Social et Accès aux Droits, Cohésion Sociale Jeunesse Vie Associative, et enfin Ressources Internes.
Elle assure la gestion d’équipements d’accueil (crèches, résidences séniors, écoles, accueils de loisirs, aires d’accueil des gens du voyage…). Ces équipements sont, selon la répartition des compétences, portés par la Ville de Poitiers, le CCAS de Poitiers ou Grand Poitiers.
La DGA SOCLE pilote les politiques publiques de façon directe ou en coordination avec des tiers institutionnels ou associatifs, notamment pour ce qui concerne le Projet éducatif global, le Contrat Local de Santé, Vacances Pour Toutes et Tous, la Convention territoriale globale, le Logement d’Abord, le Contrat de Ville ou encore le Contrat territorial d’accueil et d’intégration des réfugiés.

Vos activités

Rattaché hiérarchiquement auprès de l’adjointe de la Directrice Générale Adjointe, vous êtes chargé d’apporter un soutien fort et permanent à l’ensemble de la Direction Générale Adjointe en termes d'organisation quotidienne, de gestion d’agenda, d’organisation des instances de travail et de transmission des informations,
En tant que gestionnaire administratif-assistant de DGA, vous exercez vos missions en lien privilégiée avec la Directrice Générale Adjointe, mais aussi avec les adjoints de DGA pour leur apporter le soutien nécessaire dans leurs missions d’adjointure.

Aussi, à partir du projet municipal et communautaire, le gestionnaire administratif-assistant de DGA soutient et appuie en premier lieu la DGA SOCLE :
• Dans le pilotage et le suivi des projets définis dans le cadre du projet social de la collectivité, pour sa bonne organisation ;
• Pour la déclinaison des conditions de mise en œuvre, du projet avec les directions ;
• Pour la coordination de la Convention Territoriale Globale avec la CAF.

A partir du projet municipal et communautaire, le gestionnaire administratif-assistant de DGA soutient et appuie plus particulièrement également la direction cohésion sociale jeunesse vie associative pour favoriser :
• La politique d’accueil des gens du voyage à l’échelle de GPcu ;
• La coordination du plan d’action du contrat politique de la Ville en lien avec l’ensemble des acteurs internes et partenaires extérieurs contribuant à la déclinaison de ces actions ;
• La coordination des maisons de quartiers et soutient le déploiement de leurs actions dans un souci de réponse aux besoins du quartier ;
• Le soutien pour la rédaction et formalisation des rapports obligatoires, accessibilité, et égalité femmes hommes ;
• Le pilotage de la stratégie de soutien à la vie associative ;
• La politique tournée vers la jeunesse et la vie étudiante, et l’appui à l’organisation évènementielle.

Dans ce cadre, le gestionnaire administratif-assistant de DGA aura en charge l’instruction et le pilotage de différents sujets en lien avec les thématiques mentionnées ci-dessus.

Le gestionnaire administratif-assistant de DGA est par ailleurs chargé d’assurer la bonne vie de la DGA et ainsi d’organiser les agendas, rendez-vous, et temps forts de l’ensemble de celle-ci :
• Sur le volet administratif en :
 Veillant à la bonne préparation des rendez-vous et temps forts internes et / ou externes ;
 Assurant le bon cycle de vie « communicationnelle » de ces rendez-vous et temps forts ;
 Assurant la Rédaction, relecture, diffusion, archivage, de courrier/note/compte rendu ;
 Assurant la mise en signature, validation et diffusion sous-couverts du bon respect des chartes graphiques et délais ;
 Gérant et suivant les tableaux de bord, indicateurs & reporting demandés.

• Sur le volet logistique en :
 Organisant les RDV et réunions de la DGA, comme : les Conseils d'Administration, Comités de Direction, Comités de Pilotage, Assemblée Générale ;
 S’assurant des bonnes réservations, confirmations et installations si nécessaire des salles ;
 Préparant et organisant la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…) ;
 En venant en appui à l'organisation d'évènements internes ou externes ;
 En réalisant des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et en vérifiant la conformité des livraisons.

En tant qu’agent pivot entre la DGA, les Direction, les services, les agents(es) et usagers, vous accueillez enfin physiquement ou téléphoniquement tout interlocuteur interne à la collectivité ou externe (habitant, usager, etc…) dans le respect des valeurs du service public.

Conditions d’exercice des missions

• Amplitude horaire liée à l’accueil du public
• Exercice des fonctions en binôme
• Participation ponctuelle à certains évènements.

Votre profil

Compétences requises :
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Internet, Intranet) ;
• Maîtrise des applications de la collectivité (Elise, ARDECOS, GEMA, Incovar…) afférentes à l’exercice de la mission ;
• Expression écrite et orale de qualité ;
• Très bonnes qualités relationnelles ;
• Parfaite organisation et capacité à hiérarchiser les urgences ;
• Autonomie ;
• Esprit d’initiative, réactivité ;
• Disponibilité, capacité d’écoute ;
• Réserve, discrétion et respect de la confidentialité ;
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités.