Secrétaire au sein des subdivisions de Montmorillon et l'Isle Jourdain
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O086240607001450
Publiée le 07/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Vienne (86) est l'un des douze départements situés en Région Nouvelle Aquitaine.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2, Avenue Jean MOULIN, Poitiers (Vienne)
Poste à pourvoir le
01/08/2024
Date limite de candidature
07/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
17h50 hebdomadaire
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Vienne recrute un(e) secrétaire de subdivision au sein de la Direction des Routes à temps non complet (50%) par voie statutaire, de concours, de mutation, de détachement ou d'accès réservé aux personnes disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, relevant du cadre d'emploi des adjoints administratifs.
Missions / conditions d'exercice
- Tenu et suivi des différents dossiers des Subdivisions de Montmorillon et L’Isle Jourdain en collaboration avec les adjoints de subdivision,
- Classement, archivage,
- Suivi des demandes et de la messagerie des Subdivisions ainsi que de l’agenda du subdivisionnaire,
- Réponses téléphoniques permettant d’apporter des éléments au public et d’orienter celui-ci,
- Rédaction des comptes rendu de réunions en particulier celles de techniciens de secteurs,
- Rédaction mise en forme de courriers et de projets de réponses vers les interlocuteurs des subdivisions,
- Suivi des congés et absences dans le logiciel de gestion du temps,
- Suivi des dossiers de contentieux et des dossiers d’accidents en appui de la comptable,
- Suivi des réceptions de travaux en appui de la comptable,
- Mise en forme de courriers de consultations et adressages.
- Synthèse et vérification des saisies mensuelles des feuilles de travail des agents,
- Gestion et suivi des fiches de synthèse des feuilles de travail, pour le compte de la Direction des Routes et en relation avec la DRH.
- Rédaction des avis d'urbanismes et subventions amendes de police.
- Classement, archivage,
- Suivi des demandes et de la messagerie des Subdivisions ainsi que de l’agenda du subdivisionnaire,
- Réponses téléphoniques permettant d’apporter des éléments au public et d’orienter celui-ci,
- Rédaction des comptes rendu de réunions en particulier celles de techniciens de secteurs,
- Rédaction mise en forme de courriers et de projets de réponses vers les interlocuteurs des subdivisions,
- Suivi des congés et absences dans le logiciel de gestion du temps,
- Suivi des dossiers de contentieux et des dossiers d’accidents en appui de la comptable,
- Suivi des réceptions de travaux en appui de la comptable,
- Mise en forme de courriers de consultations et adressages.
- Synthèse et vérification des saisies mensuelles des feuilles de travail des agents,
- Gestion et suivi des fiches de synthèse des feuilles de travail, pour le compte de la Direction des Routes et en relation avec la DRH.
- Rédaction des avis d'urbanismes et subventions amendes de police.
Profils recherchés
Savoirs:
Connaissance des missions, de l’organisation et du fonctionnement du service.
Connaissance des règles de l’expression orale et écrite de qualité.
Connaissance des techniques d’organisation et de gestion du temps.
Connaissance des techniques de secrétariat,
Savoirs-faire:
Maîtrise des outils bureautiques, Internet et logiciel de gestion du temps des agents.
Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
Maitriser les techniques de secrétariat : prendre des notes, mettre en forme des courriers, réaliser la saisie de différents documents, orthographe et français de très bon niveau
Organiser les agendas
Gérer les commandes
Réceptionner, filtrer et transmettre des messages téléphoniques et courriers informatiques
Hiérarchiser l’urgence et les priorités des demandes
Proposer des améliorations à tous niveaux (gestion courante, notes, rapports..)
Compétences personnelles :
- Rigueur,
- Sens du secret professionnel et de la discrétion,
- Qualités d’écoute et aptitude à rendre compte,
- Sens du travail en équipe,
- Capacité d’initiative et de réactivité,
- Sens de l’organisation,
- Qualités relationnelles.
Conditions de travail :
Résidence administrative : Montmorillon
Poste à temps non complet 50%
Connaissance des missions, de l’organisation et du fonctionnement du service.
Connaissance des règles de l’expression orale et écrite de qualité.
Connaissance des techniques d’organisation et de gestion du temps.
Connaissance des techniques de secrétariat,
Savoirs-faire:
Maîtrise des outils bureautiques, Internet et logiciel de gestion du temps des agents.
Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
Maitriser les techniques de secrétariat : prendre des notes, mettre en forme des courriers, réaliser la saisie de différents documents, orthographe et français de très bon niveau
Organiser les agendas
Gérer les commandes
Réceptionner, filtrer et transmettre des messages téléphoniques et courriers informatiques
Hiérarchiser l’urgence et les priorités des demandes
Proposer des améliorations à tous niveaux (gestion courante, notes, rapports..)
Compétences personnelles :
- Rigueur,
- Sens du secret professionnel et de la discrétion,
- Qualités d’écoute et aptitude à rendre compte,
- Sens du travail en équipe,
- Capacité d’initiative et de réactivité,
- Sens de l’organisation,
- Qualités relationnelles.
Conditions de travail :
Résidence administrative : Montmorillon
Poste à temps non complet 50%
Contact et modalités de candidature
Contact
0549556631
Informations complémentaires
Le Département s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.
Après examen de l'ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu'il n'a pas été donné suite à votre demande.
Pour toute information complémentaire :
Coralie BORDEAU, Conseillère recrutement, formation et accompagnement professionnel 05.49.55.66.31
Modalités de remise des candidatures :
Les agent(e)s titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou lauréat(e)s de concours ou diplômés, disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressé(e)s par ce poste sont invité(e)s à déposer leur candidature sur le site lavienne86.fr le 7 juillet 2024 au plus tard.
Après examen de l'ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu'il n'a pas été donné suite à votre demande.
Pour toute information complémentaire :
Coralie BORDEAU, Conseillère recrutement, formation et accompagnement professionnel 05.49.55.66.31
Modalités de remise des candidatures :
Les agent(e)s titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou lauréat(e)s de concours ou diplômés, disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressé(e)s par ce poste sont invité(e)s à déposer leur candidature sur le site lavienne86.fr le 7 juillet 2024 au plus tard.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.