Un ou une agent administratif chargé de la mise en œuvre des prestations
Offre n° O086251124000818
Publiée le 24/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Le CCAS (Centre Communal d’Action Sociale) est un établissement public administratif communal, chargé de mettre en œuvre la politique sociale de la Ville. En plus des obligations au titre de l’aide sociale légale, le CCAS conduit la politique sociale communale telle que décidée par les élus. Le CCAS de Poitiers développe donc ses actions autour de 4 missions :
- Petite enfance et parentalité
- Grand Age-Autonomie
- Développement social et accès aux droits
- Prévention et santé
- Petite enfance et parentalité
- Grand Age-Autonomie
- Développement social et accès aux droits
- Prévention et santé
Lieu de travail
Poitiers (86) (Vienne (86))
Poste à pourvoir le
01/02/2026
Date limite de candidature
25/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le CCAS de Poitiers recrute un ou une agent administratif chargé de la mise en œuvre des prestations - gestionnaire ressources pour intégrer le service à domicile de la direction grande âge autonomie du C.C.A.S. de Poitiers.
Le poste est à pourvoir à temps complet à compter du 1er février 2026.
Vous assurez la gestion des plannings des aides à domicile en fonction des besoins des usagers et des nécessités de service.
Le poste est à pourvoir à temps complet à compter du 1er février 2026.
Vous assurez la gestion des plannings des aides à domicile en fonction des besoins des usagers et des nécessités de service.
Missions / conditions d'exercice
1. Assurer l’instruction administrative
- Assurer la création du dossier de l’usager
- Préparation du dossier de visite à domicile avec les documents règlementaires.
- Assurer l’importation des plans d’aide de la plateforme ASAPRO, PPAS vers le logiciel métier MADWEB
- Assurer l’ajustement des plans d’aide en fonction de l’évolution des situations
- Assurer la fin de la prestation d’aide à domicile en assurant la clôture dans MADWEB
2. Concevoir, saisir, modifier les plannings des aides à domicile intervenant auprès des personnes âgées et des personnes handicapées
- Elaborer et suivre les plannings d’intervention des aides à domicile en prenant en compte le temps de travail des agents et les cycles de référence des usagers
- Intégrer les absences des aides à domicile (maladie, congés, formations)
- Intégrer les absences des bénéficiaires (hospitalisations,vacances, rendez-vous)
- Assurer la saisie des données des plannings sur le logiciel MadWeb
- Réorganiser les plannings dès 7h30 en cas d’arrêt maladie ou d’absence imprévue et prendre les appels des agents en cas de débordement sur les postes des responsables de secteur.
- Vérifier chaque jour l’écran de contrôle de supervision de la télégestion et mise à jour du planning si besoin
- Chaque fin de semaine, contrôler les plannings avant leurs départs, s’assurer que tous les bénéficiaires soient bien assurés avec le nombre d’heures attribuées
- Appeler les bénéficiaires qui changent d’horaires ou de jours (utilisation du cahier d’appel)
- Transmettre les plannings aux bénéficiaires une fois par mois, par l’intermédiaire des aides à domicile
3 - Assurer la mise en œuvre et le suivi des interventions des aides à domicile afin de répondre aux besoins des usagers en respectant le temps de travail des agents :
- Participer aux réunions de régulation en collaboration avec le (la) responsable de secteur
- Prendre en compte les changements de prise en charge des bénéficiaires (augmentation, diminution des heures), les nouvelles situations et les fins de service (mise à jour planning et appel des bénéficiaires)
- Vérifier le journal des anomalies
- Informer le responsable de secteur des situations d’urgence et des situations complexes et faire le lien avec l’aide à domicile
- Associer les agents à la mise à jour des plans d’accompagnement personnalisés
- Être en lien avec les Résidences Autonomie pour l’accompagnement des résidents par le SAD
4 - Participer à l’organisation générale du service :
- Participer à des réunions de travail (régulation, admission, de service, de secteur)
- Participer à l’organisation administrative et logistique de l’activité du service à domicile
- Saisir les données relatives à l’activité du service d’autonomie à domicile dans le logiciel MadWeb
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet de service
- Participer à la démarche qualité (auto-évaluations et évaluations HAS, groupes de travail sur la démarche d’amélioration continue, élaboration des procédures, enquêtes de satisfaction, mise en œuvre des plans d’action),
- Collaborer avec le service facturation
- Effectuer les suivis de prise en charge et l’importation des informations issus d’ASAPRO (plateforme d’échange et de facturation avec le Département) et PPAS (portail CARSAT) et des autres prestataires
5 - Formation sécurité – Accueil sécurité au poste de travail :
- Suivre les formations adaptées aux risques de leur travail
- Faire part de leur besoin de formation en matière d’hygiène et de sécurité
- Disposer de l’ensemble des documents, consignes et instructions relatifs à l’hygiène et à la sécurité de leur travail lors de leur arrivée
- Être apte médicalement à leur poste de travail
- Être habilité et/ou autorisé pour les travaux présentant des risques particuliers.
- Assurer la création du dossier de l’usager
- Préparation du dossier de visite à domicile avec les documents règlementaires.
- Assurer l’importation des plans d’aide de la plateforme ASAPRO, PPAS vers le logiciel métier MADWEB
- Assurer l’ajustement des plans d’aide en fonction de l’évolution des situations
- Assurer la fin de la prestation d’aide à domicile en assurant la clôture dans MADWEB
2. Concevoir, saisir, modifier les plannings des aides à domicile intervenant auprès des personnes âgées et des personnes handicapées
- Elaborer et suivre les plannings d’intervention des aides à domicile en prenant en compte le temps de travail des agents et les cycles de référence des usagers
- Intégrer les absences des aides à domicile (maladie, congés, formations)
- Intégrer les absences des bénéficiaires (hospitalisations,vacances, rendez-vous)
- Assurer la saisie des données des plannings sur le logiciel MadWeb
- Réorganiser les plannings dès 7h30 en cas d’arrêt maladie ou d’absence imprévue et prendre les appels des agents en cas de débordement sur les postes des responsables de secteur.
- Vérifier chaque jour l’écran de contrôle de supervision de la télégestion et mise à jour du planning si besoin
- Chaque fin de semaine, contrôler les plannings avant leurs départs, s’assurer que tous les bénéficiaires soient bien assurés avec le nombre d’heures attribuées
- Appeler les bénéficiaires qui changent d’horaires ou de jours (utilisation du cahier d’appel)
- Transmettre les plannings aux bénéficiaires une fois par mois, par l’intermédiaire des aides à domicile
3 - Assurer la mise en œuvre et le suivi des interventions des aides à domicile afin de répondre aux besoins des usagers en respectant le temps de travail des agents :
- Participer aux réunions de régulation en collaboration avec le (la) responsable de secteur
- Prendre en compte les changements de prise en charge des bénéficiaires (augmentation, diminution des heures), les nouvelles situations et les fins de service (mise à jour planning et appel des bénéficiaires)
- Vérifier le journal des anomalies
- Informer le responsable de secteur des situations d’urgence et des situations complexes et faire le lien avec l’aide à domicile
- Associer les agents à la mise à jour des plans d’accompagnement personnalisés
- Être en lien avec les Résidences Autonomie pour l’accompagnement des résidents par le SAD
4 - Participer à l’organisation générale du service :
- Participer à des réunions de travail (régulation, admission, de service, de secteur)
- Participer à l’organisation administrative et logistique de l’activité du service à domicile
- Saisir les données relatives à l’activité du service d’autonomie à domicile dans le logiciel MadWeb
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet de service
- Participer à la démarche qualité (auto-évaluations et évaluations HAS, groupes de travail sur la démarche d’amélioration continue, élaboration des procédures, enquêtes de satisfaction, mise en œuvre des plans d’action),
- Collaborer avec le service facturation
- Effectuer les suivis de prise en charge et l’importation des informations issus d’ASAPRO (plateforme d’échange et de facturation avec le Département) et PPAS (portail CARSAT) et des autres prestataires
5 - Formation sécurité – Accueil sécurité au poste de travail :
- Suivre les formations adaptées aux risques de leur travail
- Faire part de leur besoin de formation en matière d’hygiène et de sécurité
- Disposer de l’ensemble des documents, consignes et instructions relatifs à l’hygiène et à la sécurité de leur travail lors de leur arrivée
- Être apte médicalement à leur poste de travail
- Être habilité et/ou autorisé pour les travaux présentant des risques particuliers.
Profils recherchés
- Être méthodique et rigoureux
- Connaître le public âgé
- Savoir faire face à l’agressivité et faire preuve de diplomatie
- Capacités à s’organiser et être autonome
- Capacité et goût pour le travail en équipe
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
- Maîtriser l’outil informatique
- Connaître le public âgé
- Savoir faire face à l’agressivité et faire preuve de diplomatie
- Capacités à s’organiser et être autonome
- Capacité et goût pour le travail en équipe
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
- Maîtriser l’outil informatique
Contact et modalités de candidature
Contact
0549523800
Informations complémentaires
Candidatures :
Pour tous renseignements complémentaires, veuillez contacter Sandrine RAUTURIER, Responsable recrutement au 05 49 52 38 00. Les candidatures accompagnées d'une lettre de motivation, d'un CV et du dernier arrêté de situation pour les statutaires ou inscription sur liste d'aptitude pour les lauréats de concours sont à adresser à la Présidente du CCAS - 45 rue de la Marne 86000 POITIERS ou par mail ccas.recrutement@poitiers.fr et devront nous parvenir avant le 25 décembre 2025.
Conditions de recrutement :
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter Dominique BELIN DEJAN, Référente handicap par téléphone au 05 49 52 38 00
Pour tous renseignements complémentaires, veuillez contacter Sandrine RAUTURIER, Responsable recrutement au 05 49 52 38 00. Les candidatures accompagnées d'une lettre de motivation, d'un CV et du dernier arrêté de situation pour les statutaires ou inscription sur liste d'aptitude pour les lauréats de concours sont à adresser à la Présidente du CCAS - 45 rue de la Marne 86000 POITIERS ou par mail ccas.recrutement@poitiers.fr et devront nous parvenir avant le 25 décembre 2025.
Conditions de recrutement :
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter Dominique BELIN DEJAN, Référente handicap par téléphone au 05 49 52 38 00
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.