Agent administratif polyvalent
Offre n° O086260923000679
Publiée le 23/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - 2 Pl. de Gomelange, Civaux (Vienne (86))
Poste à pourvoir le
29/10/2026
Date limite de candidature
23/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Descriptif de l'emploi
L’adjoint administratif polyvalent assure un rôle administratif transversal au sein de la mairie. Il prend en charge le traitement et le suivi des dossiers, la saisie et la rédaction de documents, la gestion de l’information ainsi que le classement et l’archivage.
Il intervient dans plusieurs domaines : gestion comptable et budgétaire, demandes de subventions, baux communaux, CCAS et aides sociales, communication et événements municipaux, ainsi que gestion administrative de l’école et des services périscolaires.
Le poste comprend également des missions d’accueil et d’information du public, de gestion du courrier, de prise de rendez-vous et de suivi administratif des demandes des usagers.
Il intervient dans plusieurs domaines : gestion comptable et budgétaire, demandes de subventions, baux communaux, CCAS et aides sociales, communication et événements municipaux, ainsi que gestion administrative de l’école et des services périscolaires.
Le poste comprend également des missions d’accueil et d’information du public, de gestion du courrier, de prise de rendez-vous et de suivi administratif des demandes des usagers.
Missions / conditions d'exercice
ASSISTANT DE GESTION COMPTABLE ET BUDGÉTAIRE (pas de formation comptable nécessaire) :
- Préparer et saisir les engagements de dépenses ;
- Apprendre la procédure d’établissement des paies en cas de besoin.
MONTAGE ET SUIVI DES DEMANDES DE SUBVENTIONS :
- Préparation et envoie des dossiers ;
- Suivi des dossiers ;
- Mise à jour du tableau de subventions.
GESTION DES BAUX COMMUNAUX :
- Elaboration des baux communaux ;
- Suivi des arrivées et des départs ;
- Tenue à jour des tableaux de locations.
GESTION ET SUIVI DES DEMANDES d’AIDE SOCIALES ET DU C.C.A.S. :
- Préparation, participation et suivi des réunions du CCAS :
o Prise de notes ;
o Rédaction et notification des délibérations ;
o Envoi au contrôle de légalité ;
o Rédaction des comptes-rendus ;
o Assurer le suivi administratif des aides sociales facultatives.
- Tenue de la liste des bénéficiaires de la Banque alimentaire (envoi courriers, convocations) ;
- Organisation du repas des ainés (tenue du listing, invitations, restaurateur, musiciens, plan de table et mise en forme des menus) ;
- Organisation d’Octobre Rose ;
- Suivi des actions du C.C.A.S. ;
- Gestion du dispositif transports solidaires.
COMMUNICATION EXTERNE ET ÉVÈNEMENTS :
- Gestion de la boite mail générale ;
- Préparer et diffuser les informations municipales selon besoin ;
- Préparer les affiches, flyers et invitations selon besoin ;
- Gestion des publipostages selon besoin ;
- Mettre à jour le site internet de la commune ;
- Préparer les informations relatives aux événements ;
- Vérifier la cohérence et l'actualité des informations diffusées.
- Gérer la logistique administrative des événements ;
- Organisation des Vœux du maire ;
- Organisation de l’Arbre de Noël ;
- Evènements autres.
ÉCOLE :
- Accueillir et renseigner les familles ;
- Inscription des nouveaux arrivants dans base élèves ;
- Gestion des dossiers de rentrée + périscolaires ;
- Tenir à jour les dossiers des enfants ;
- Préparer les facturations cantine et garderie ;
- Suivre les impayés en lien avec les services concernés ;
- Assurer les relations avec les familles ;
- Coordonner les informations avec l'école et les agents périscolaires.
- Préparer et saisir les engagements de dépenses ;
- Apprendre la procédure d’établissement des paies en cas de besoin.
MONTAGE ET SUIVI DES DEMANDES DE SUBVENTIONS :
- Préparation et envoie des dossiers ;
- Suivi des dossiers ;
- Mise à jour du tableau de subventions.
GESTION DES BAUX COMMUNAUX :
- Elaboration des baux communaux ;
- Suivi des arrivées et des départs ;
- Tenue à jour des tableaux de locations.
GESTION ET SUIVI DES DEMANDES d’AIDE SOCIALES ET DU C.C.A.S. :
- Préparation, participation et suivi des réunions du CCAS :
o Prise de notes ;
o Rédaction et notification des délibérations ;
o Envoi au contrôle de légalité ;
o Rédaction des comptes-rendus ;
o Assurer le suivi administratif des aides sociales facultatives.
- Tenue de la liste des bénéficiaires de la Banque alimentaire (envoi courriers, convocations) ;
- Organisation du repas des ainés (tenue du listing, invitations, restaurateur, musiciens, plan de table et mise en forme des menus) ;
- Organisation d’Octobre Rose ;
- Suivi des actions du C.C.A.S. ;
- Gestion du dispositif transports solidaires.
COMMUNICATION EXTERNE ET ÉVÈNEMENTS :
- Gestion de la boite mail générale ;
- Préparer et diffuser les informations municipales selon besoin ;
- Préparer les affiches, flyers et invitations selon besoin ;
- Gestion des publipostages selon besoin ;
- Mettre à jour le site internet de la commune ;
- Préparer les informations relatives aux événements ;
- Vérifier la cohérence et l'actualité des informations diffusées.
- Gérer la logistique administrative des événements ;
- Organisation des Vœux du maire ;
- Organisation de l’Arbre de Noël ;
- Evènements autres.
ÉCOLE :
- Accueillir et renseigner les familles ;
- Inscription des nouveaux arrivants dans base élèves ;
- Gestion des dossiers de rentrée + périscolaires ;
- Tenir à jour les dossiers des enfants ;
- Préparer les facturations cantine et garderie ;
- Suivre les impayés en lien avec les services concernés ;
- Assurer les relations avec les familles ;
- Coordonner les informations avec l'école et les agents périscolaires.
Profils recherchés
NIVEAU DE RESPONSABILITÉ
• Catégorie C ;
• Filière Administrative ;
• Adjoint Administratif ;
• Relations constantes avec le responsable de service ;
• Autonomie limitée à l'exécution ;
• Responsabilité dans l'utilisation du matériel ;
• Travail défini, contrôlé, évalué par le Secrétaire Général ou les élus référents.
CONDITIONS DE TRAVAIL
• Résidence administrative : Mairie de Civaux, 2 place de Gomelange, 86320 CIVAUX ;
• Horaires réguliers (35H) ;
• Travail seul ou en équipe ;
• Travail sur écran quotidien ;
• Travail assis quotidien ;
• Agressivité du public (rarement) ;
• Possibilité de déjeuner à la cantine scolaire (1.50€ le repas) ;
• CNAS.
COMPÉTENCE TECHNIQUES ET PROFESSIONNELLES REQUISES
SAVOIR FAIRE :
Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables :
• Apprécier la validité des pièces justificatives ;
• Contrôler les factures du ou des services ;
• Réaliser les engagements et le suivi des crédits ;
• Préparer les échéanciers ;
• Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations ;
Traitement des dossiers et saisie de documents :
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
• Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
• Gérer et actualiser une base d'informations ;
• Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• Vérifier la validité des informations traitées ;
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
• Rédiger des documents administratifs ;
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
• Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Accueil physique et téléphonique du public :
• Recevoir et orienter les demandes ;
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
• Rédiger des notes synthétiques.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
• Photocopier et assembler des documents ;
• Trier, classer et archiver des documents ;
• Synthétiser et présenter des informations ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Préparer les dossiers pour les instances ;
• Identifier les sources de documentation.
Planification et suivi :
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants ;
• Gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;
• Utiliser des logiciels et des progiciels.
LOGICIEL METIER :
- Suite COLORIS de chez COSOLUS ;
- Hélios et CHORUS ;
- Xmap ;
- Suite Odyssée : Littera + Athéna ;
- Stella (transmission des Actes).
SAVOIR-ETRE :
- Sens de l’écoute de l’observation ;
- Rigueur ;
- Être autonome et réactif ;
- Avoir un esprit d’analyse et d’initiative ;
- Sens de l’organisation et de priorisation des actions ;
- Attitude positive et constructive ;
- Sociabilité et facilité à s'intégrer dans une équipe ;
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve ;
- Sens du service public ;
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe,
Vocabulaire)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Catégorie C ;
• Filière Administrative ;
• Adjoint Administratif ;
• Relations constantes avec le responsable de service ;
• Autonomie limitée à l'exécution ;
• Responsabilité dans l'utilisation du matériel ;
• Travail défini, contrôlé, évalué par le Secrétaire Général ou les élus référents.
CONDITIONS DE TRAVAIL
• Résidence administrative : Mairie de Civaux, 2 place de Gomelange, 86320 CIVAUX ;
• Horaires réguliers (35H) ;
• Travail seul ou en équipe ;
• Travail sur écran quotidien ;
• Travail assis quotidien ;
• Agressivité du public (rarement) ;
• Possibilité de déjeuner à la cantine scolaire (1.50€ le repas) ;
• CNAS.
COMPÉTENCE TECHNIQUES ET PROFESSIONNELLES REQUISES
SAVOIR FAIRE :
Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables :
• Apprécier la validité des pièces justificatives ;
• Contrôler les factures du ou des services ;
• Réaliser les engagements et le suivi des crédits ;
• Préparer les échéanciers ;
• Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations ;
Traitement des dossiers et saisie de documents :
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
• Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
• Gérer et actualiser une base d'informations ;
• Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• Vérifier la validité des informations traitées ;
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
• Rédiger des documents administratifs ;
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
• Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.
Accueil physique et téléphonique du public :
• Recevoir et orienter les demandes ;
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
• Rédiger des notes synthétiques.
Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
• Photocopier et assembler des documents ;
• Trier, classer et archiver des documents ;
• Synthétiser et présenter des informations ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Préparer les dossiers pour les instances ;
• Identifier les sources de documentation.
Planification et suivi :
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants ;
• Gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;
• Utiliser des logiciels et des progiciels.
LOGICIEL METIER :
- Suite COLORIS de chez COSOLUS ;
- Hélios et CHORUS ;
- Xmap ;
- Suite Odyssée : Littera + Athéna ;
- Stella (transmission des Actes).
SAVOIR-ETRE :
- Sens de l’écoute de l’observation ;
- Rigueur ;
- Être autonome et réactif ;
- Avoir un esprit d’analyse et d’initiative ;
- Sens de l’organisation et de priorisation des actions ;
- Attitude positive et constructive ;
- Sociabilité et facilité à s'intégrer dans une équipe ;
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve ;
- Sens du service public ;
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe,
Vocabulaire)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Contact et modalités de candidature
Contact
05 49 48 45 08
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir adresser vos candidatures à l'attention de Madame le Maire de Civaux, 02 place de Gomelange - 86320 CIVAUX, en ligne, par mail ou par courrier
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.