GESTIONNAIRE DES INVITATIONS ET DES REPRESENTATIONS - DAP - PT_01436
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O088230501039334
Publiée le 16/05/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
8, rue de la prefecture - declaration vacance ou offre d'emploi, Épinal (Vosges)
Poste à pourvoir le
01/08/2023
Date limite de candidature
16/06/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Collecter les informations et constituer des dossiers pour les représentations du Président.
Assurer la gestion, le traitement et le suivi administratif des invitations adressées au Président ainsi que ses représentations en lien avec les directions et structures externes dans le cadre de l'organisation fixée par le supérieur hiérarchique
Assurer un suivi des informations concernant les communes vosgiennes et les partenaires divers dans le cadre de l'évolution des outils (collecte, mise à jour, diffusion, classement, archivage).
Assurer la gestion, le traitement et le suivi administratif des invitations adressées au Président ainsi que ses représentations en lien avec les directions et structures externes dans le cadre de l'organisation fixée par le supérieur hiérarchique
Assurer un suivi des informations concernant les communes vosgiennes et les partenaires divers dans le cadre de l'évolution des outils (collecte, mise à jour, diffusion, classement, archivage).
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
- Rédiger et mettre en forme divers courriers et courriels.
- Préparer les dossiers du Président et des élus départementaux (allocutions, recherche de financement, d'informations et de documentation en interne et auprès des organismes extérieurs).
- Constituer des dossiers thématiques et actualisés
- Veille quotidienne de l'actualité et des événements de la collectivité.
- Commander et gérer le stock de coupes.
- Commander des gerbes de fleurs pour les cérémonies patriotiques.
- Assurer le suivi de la ligne de crédits en rapport avec les commandes de fleurs, trophées et objets protocolaires.
- Assurer le classement, l'archivage de dossiers spécifiques.
- Tenir à jour (notamment dans le SIDRE) les listings des maires et des conseils municipaux (en lien avec la Préfecture) et des partenaires divers.
- Assurer la diffusion d'informations liées à des changements divers survenus au sein des organismes et administrations locales ou nationales.
- Participer à la mise en œuvre du projet de modernisation des outils dédiés à ces missions.
Activités spécifiques :
- Assurer le gestion et le traitement des invitations adressées au Président ainsi que ses représentations, en lien avec la gestionnaire des invitations et des représentations.
- Participer à la préparation et l'envoi des cartes de vœux du Président, répondre aux vœux reçus.
- Assurer un suivi des lauréats vosgiens et des nécrologies afin d'adresser les courriers appropriés aux connaissances du Président.
- Rédiger et mettre en forme divers courriers et courriels.
- Préparer les dossiers du Président et des élus départementaux (allocutions, recherche de financement, d'informations et de documentation en interne et auprès des organismes extérieurs).
- Constituer des dossiers thématiques et actualisés
- Veille quotidienne de l'actualité et des événements de la collectivité.
- Commander et gérer le stock de coupes.
- Commander des gerbes de fleurs pour les cérémonies patriotiques.
- Assurer le suivi de la ligne de crédits en rapport avec les commandes de fleurs, trophées et objets protocolaires.
- Assurer le classement, l'archivage de dossiers spécifiques.
- Tenir à jour (notamment dans le SIDRE) les listings des maires et des conseils municipaux (en lien avec la Préfecture) et des partenaires divers.
- Assurer la diffusion d'informations liées à des changements divers survenus au sein des organismes et administrations locales ou nationales.
- Participer à la mise en œuvre du projet de modernisation des outils dédiés à ces missions.
Activités spécifiques :
- Assurer le gestion et le traitement des invitations adressées au Président ainsi que ses représentations, en lien avec la gestionnaire des invitations et des représentations.
- Participer à la préparation et l'envoi des cartes de vœux du Président, répondre aux vœux reçus.
- Assurer un suivi des lauréats vosgiens et des nécrologies afin d'adresser les courriers appropriés aux connaissances du Président.
Profils recherchés
DIPLOMES/QUALIFICATIONS NECESSAIRES
* Formation : Métiers du secrétariat
* Niveau : de BEP à BAC
* Expériences antérieures : souhaitées
SAVOIR
* Connaissance des services de la collectivité et de leur fonction
* Connaissance de la langue française
* Bureautique, nouveaux outils
* Culture générale
* Notions de droit
* Notions comptables
* Techniques de classement des dossiers complexes
* Techniques d'organisation et de planification
SAVOIR FAIRE
* Rédiger dans un vocabulaire riche, varié et adapté
* Maîtriser les outils informatiques et de communication
* Organiser ses idées, être concis, faire preuve d'esprit de synthèse, s'exprimer de façon claire (bonne élocution)
* Rapidité dans l'exécution des tâches, distinguer les priorités
* Se tenir informé sur l'actualité départementale et nationale
* Être polyvalent
* Savoir hiérarchiser les informations dans un esprit logique
SAVOIR ETRE
Rigueur, méthode, sens de l'organisation
Autonomie - esprit d'initiative
Sens des responsabilités
Dynamisme
Sens de la communication et du service public
Grande discrétion
Qualités relationnelles
Dialogue - Écoute
Disponibilité
* Formation : Métiers du secrétariat
* Niveau : de BEP à BAC
* Expériences antérieures : souhaitées
SAVOIR
* Connaissance des services de la collectivité et de leur fonction
* Connaissance de la langue française
* Bureautique, nouveaux outils
* Culture générale
* Notions de droit
* Notions comptables
* Techniques de classement des dossiers complexes
* Techniques d'organisation et de planification
SAVOIR FAIRE
* Rédiger dans un vocabulaire riche, varié et adapté
* Maîtriser les outils informatiques et de communication
* Organiser ses idées, être concis, faire preuve d'esprit de synthèse, s'exprimer de façon claire (bonne élocution)
* Rapidité dans l'exécution des tâches, distinguer les priorités
* Se tenir informé sur l'actualité départementale et nationale
* Être polyvalent
* Savoir hiérarchiser les informations dans un esprit logique
SAVOIR ETRE
Rigueur, méthode, sens de l'organisation
Autonomie - esprit d'initiative
Sens des responsabilités
Dynamisme
Sens de la communication et du service public
Grande discrétion
Qualités relationnelles
Dialogue - Écoute
Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0329298888
Informations complémentaires
Fiche de poste sur www.vosges.fr
pour candidater, adressez CV + LM à emploi@vosges.fr
pour candidater, adressez CV + LM à emploi@vosges.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.