Assistant Administratif
Offre n° O088240507000866
Publiée le 07/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
VITTEL
Poste à pourvoir le
09/06/2024
Date limite de candidature
07/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
assurer la gestion administrative du service
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Saisir dans Sharepoint les fiches d'instruction (permission de voirie…) de l’Unité Territoriale Ouest
Assurer le suivi des récolements et rédiger les courriers en cas de non-conformité ou non réalisation
Aider à la préparation des déviations : saisir et mettre en forme le circuit de déviation et imprimer les lettres à accoler sur les panneaux (logiciel WinPCSign)
Suivre l’activité des agents de l’Unité Territoriale Ouest via Nemo. A ce titre, procéder à la vérification des feuilles, aux corrections, ajustements ainsi qu’à la saisie et à la synthèse des données. Etre force de proposition pour permettre l’évolution et l’amélioration de Nemo
Assurer les tâches de secrétariat (suivi du courrier, rédaction de comptes rendus…), rédiger des courriers et notes diverses, gérer la réception et la diffusion des mails reçus sur l’adresse mail de l’UT
Veiller à la bonne marche du service administratif par l’enregistrement et l’expédition du courrier, la diffusion en interne ainsi que le suivi des affaires signalées
Trier, classer et archiver des dossiers administratifs
Assurer l’accueil téléphonique et physique (notamment des visiteurs de l’annexe de la Maison de la Solidarité et de la Vie Sociale)
Aider à la réalisation des tâches administratives de l’exploitation
Gérer les plannings de l’UT (salle réunion, réservation véhicules)
Gérer le stock des fournitures de bureau et de papier de l’Unité Territoriale Ouest
Saisir dans Sharepoint les fiches d'instruction (permission de voirie…) de l’Unité Territoriale Ouest
Assurer le suivi des récolements et rédiger les courriers en cas de non-conformité ou non réalisation
Aider à la préparation des déviations : saisir et mettre en forme le circuit de déviation et imprimer les lettres à accoler sur les panneaux (logiciel WinPCSign)
Suivre l’activité des agents de l’Unité Territoriale Ouest via Nemo. A ce titre, procéder à la vérification des feuilles, aux corrections, ajustements ainsi qu’à la saisie et à la synthèse des données. Etre force de proposition pour permettre l’évolution et l’amélioration de Nemo
Assurer les tâches de secrétariat (suivi du courrier, rédaction de comptes rendus…), rédiger des courriers et notes diverses, gérer la réception et la diffusion des mails reçus sur l’adresse mail de l’UT
Veiller à la bonne marche du service administratif par l’enregistrement et l’expédition du courrier, la diffusion en interne ainsi que le suivi des affaires signalées
Trier, classer et archiver des dossiers administratifs
Assurer l’accueil téléphonique et physique (notamment des visiteurs de l’annexe de la Maison de la Solidarité et de la Vie Sociale)
Aider à la réalisation des tâches administratives de l’exploitation
Gérer les plannings de l’UT (salle réunion, réservation véhicules)
Gérer le stock des fournitures de bureau et de papier de l’Unité Territoriale Ouest
Profils recherchés
Savoir
Fonctionnement, activités, circuits et partenaires du service
Logiciels de bureautique
Techniques rédactionnelles
Notions de base de la commande publique et des procédures de dépenses publiques (législation des marchés publics)
Fonctionnement et politique de la collectivité
Techniques d’accueil et de communication
Savoir Faire
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers et de documents
Renseigner les tableaux de suivi de l’activité
Restituer l’information et rendre compte
Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
Utiliser l’outil informatique et les progiciels spécifiques
Savoir Etre
Esprit d’équipe
Rigueur et méthode
Adaptabilité
Diplomatie
Discrétion
Fonctionnement, activités, circuits et partenaires du service
Logiciels de bureautique
Techniques rédactionnelles
Notions de base de la commande publique et des procédures de dépenses publiques (législation des marchés publics)
Fonctionnement et politique de la collectivité
Techniques d’accueil et de communication
Savoir Faire
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers et de documents
Renseigner les tableaux de suivi de l’activité
Restituer l’information et rendre compte
Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
Utiliser l’outil informatique et les progiciels spécifiques
Savoir Etre
Esprit d’équipe
Rigueur et méthode
Adaptabilité
Diplomatie
Discrétion
Contact
Contact
0329298888
Informations complémentaires
pour candidater transmettre CV et lettre de motivation sur emploi@vosges.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.