Assistant administratif
Offre n° O088251211000891
Publiée le 11/12/2025
Synthèse de l'offre
Lieux de travail
- Place Saint-martin, Saint-Dié-des-Vosges (Vosges (88))
- 26 Rue d'Amerique, Saint-Dié-des-Vosges (Vosges (88))
Poste à pourvoir le
15/01/2026
Date limite de candidature
02/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Intégré au service politique de la ville et au Festival International de Géographie, sous la responsabilité des directrices de service, vous assurerez les fonctions d’assistant administratif et vous serez chargé de l’accueil des intervenants au FIG.
Les missions et activités clefs du service politique de la ville repose notamment sur l’animation du contrat de ville, l’articulation du portage du contrat de ville avec la ville et l’État, l’articulation avec les dispositifs dits de droit commun, l’animation des réseaux de partenaires et le suivi des projets, le soutien au développement de projets.
Soutenue par la Ville et l’Agglomération de Saint-Dié-des-Vosges, également financée par la Région Grand Est, le Centre National du Livre, le ministère de l’Education Nationale, le Massif des Vosges, le Département des Vosges, et par de nombreux partenaires, le Festival International de Géographie est aujourd’hui l’un des événements majeurs du Grand Est. Porté par l’ADFIG (association pour le développement du Festival international de géographie) le Festival souhaite renforcer son équipe.
Les missions et activités clefs du service politique de la ville repose notamment sur l’animation du contrat de ville, l’articulation du portage du contrat de ville avec la ville et l’État, l’articulation avec les dispositifs dits de droit commun, l’animation des réseaux de partenaires et le suivi des projets, le soutien au développement de projets.
Soutenue par la Ville et l’Agglomération de Saint-Dié-des-Vosges, également financée par la Région Grand Est, le Centre National du Livre, le ministère de l’Education Nationale, le Massif des Vosges, le Département des Vosges, et par de nombreux partenaires, le Festival International de Géographie est aujourd’hui l’un des événements majeurs du Grand Est. Porté par l’ADFIG (association pour le développement du Festival international de géographie) le Festival souhaite renforcer son équipe.
Missions / conditions d'exercice
Missions : assistant administratif politique de la ville
1/ Gestion administrative :
Assurer la gestion des courriers entrants et sortants.
Rédiger et mettre en forme des documents (rapports, comptes rendus, notes de synthèse).
Organiser et suivre l'agenda de la chef de projet
Tenir des tableaux de bords de suivis
2 / Coordination des réunions/actions :
Planifier et organiser des réunions (réservations de salles, envoi d’invitations).
Préparer les supports nécessaires pour les réunions (présentations, documents, tableaux d’analyse).
Prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions.
Élaborer et mettre à jour le planning des actions en lien avec les partenaires.
Favoriser la communication entre les différents acteurs impliqués dans les actions pour garantir une bonne articulation des projets.
3 / Suivi des projets :
Aider à la préparation et au suivi des projets en lien avec le chef de projet politique de la ville.
Collecter et synthétiser des informations pertinentes pour le chef de projet.
Organiser et suivre des groupes de travail thématiques par projet
Planifier les échéances des COTECH et COPIL.
4/ Communication :
Assurer la liaison entre le chef de projets et les différents acteurs (élus, partenaires, services internes, bailleurs sociaux, …).
Participer à la rédaction de documents de communications et d’information.
Missions : chargé des intervenants
1/ Logistique de l’accueil des intervenants :
Organiser la venue et le séjour de tous les intervenants (géographes, écrivains, artistes, groupes, partenaires, journalistes)
Transport : rechercher, réserver et acheter des billets (train, avion, calcul de frais kilométriques, note de frais, etc.) après validation des intervenants et sur la base du programme. Organisation des transferts internes et externes des intervenants.
Hébergement : contacter les hôtels, réserver des nuitées, envoyer le rooming lists, etc.
Restauration : contacter les traiteurs et réserver les repas, cocktails, etc…
Préparer et gérer les dossiers d’accueil (badge, feuilles de route, goodies, invitations, etc.)
2/ Coordination du pôle accueil des intervenants durant le festival :
Accueillir les intervenants
Responsable du pôle « accueil des intervenants » durant le Festival.
Coordonner les transferts avec le responsable du pôle chauffeurs
Préparer le planning général des transferts internes : gare ou aéroport/hôtels/lieux d’intervention – autres transferts
3/ Administration :
Suivre les factures et actualiser les budgets par section (transport, hébergement et défraiements, location des véhicules, etc.)
En collaboration avec la direction, réaliser des fiches et des outils pour coordonner les besoins humains et logistiques du Festival
4/ Suivi de projets :
Aider à la préparation et au suivi de certains projets existants : tombola, salon de la gastronomie
1/ Gestion administrative :
Assurer la gestion des courriers entrants et sortants.
Rédiger et mettre en forme des documents (rapports, comptes rendus, notes de synthèse).
Organiser et suivre l'agenda de la chef de projet
Tenir des tableaux de bords de suivis
2 / Coordination des réunions/actions :
Planifier et organiser des réunions (réservations de salles, envoi d’invitations).
Préparer les supports nécessaires pour les réunions (présentations, documents, tableaux d’analyse).
Prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions.
Élaborer et mettre à jour le planning des actions en lien avec les partenaires.
Favoriser la communication entre les différents acteurs impliqués dans les actions pour garantir une bonne articulation des projets.
3 / Suivi des projets :
Aider à la préparation et au suivi des projets en lien avec le chef de projet politique de la ville.
Collecter et synthétiser des informations pertinentes pour le chef de projet.
Organiser et suivre des groupes de travail thématiques par projet
Planifier les échéances des COTECH et COPIL.
4/ Communication :
Assurer la liaison entre le chef de projets et les différents acteurs (élus, partenaires, services internes, bailleurs sociaux, …).
Participer à la rédaction de documents de communications et d’information.
Missions : chargé des intervenants
1/ Logistique de l’accueil des intervenants :
Organiser la venue et le séjour de tous les intervenants (géographes, écrivains, artistes, groupes, partenaires, journalistes)
Transport : rechercher, réserver et acheter des billets (train, avion, calcul de frais kilométriques, note de frais, etc.) après validation des intervenants et sur la base du programme. Organisation des transferts internes et externes des intervenants.
Hébergement : contacter les hôtels, réserver des nuitées, envoyer le rooming lists, etc.
Restauration : contacter les traiteurs et réserver les repas, cocktails, etc…
Préparer et gérer les dossiers d’accueil (badge, feuilles de route, goodies, invitations, etc.)
2/ Coordination du pôle accueil des intervenants durant le festival :
Accueillir les intervenants
Responsable du pôle « accueil des intervenants » durant le Festival.
Coordonner les transferts avec le responsable du pôle chauffeurs
Préparer le planning général des transferts internes : gare ou aéroport/hôtels/lieux d’intervention – autres transferts
3/ Administration :
Suivre les factures et actualiser les budgets par section (transport, hébergement et défraiements, location des véhicules, etc.)
En collaboration avec la direction, réaliser des fiches et des outils pour coordonner les besoins humains et logistiques du Festival
4/ Suivi de projets :
Aider à la préparation et au suivi de certains projets existants : tombola, salon de la gastronomie
Profils recherchés
Profil recherché :
• Compétences en secrétariat, administration ou domaine similaire
• Poste statutaire ou contractuel
• Expérience antérieure dans un poste similaire est un plus
• Intérêt pour les enjeux de la politique de la ville et des affaires publiques
Compétences requises :
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Capacité à rédiger de manière claire et concise, expression écrite et orale soignées, orthographe parfaite
• Sens de l’organisation et rigueur dans le travail.
• Bonnes compétences en communication interpersonnelle.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches simultanément
• Expérience en conduite et animation de réunions
• Capacité d’analyse, d’évaluation et de synthèse
• Sens du contact et des relations humaines
• Bonne résistance au stress, réactivité et adaptation aux différents paramètres et changements de priorités qu’engendre un environnement de travail dynamique
• Anglais bon niveau serait un plus
Particularités du poste :
- Déplacement ponctuel
- Permis B très recommandé
- Sous convention de mise à disposition au FIG du 18 mai 2026 au 16 octobre 2026 ; le reste du temps au service politique de la ville
- Les congés sont fixés selon les nécessités de service : pour le FIG pas de congés en été entre le 17 août 2026 et le 9 octobre 2026
Avantages :
- Mutuelle et prévoyance de groupe avec participation de l’employeur.
- Prise en charge des frais de transport en commun domicile/lieu de travail à hauteur de 75%.
- Carte Updéjeuner avec participation employeur.
- Affiliation au Comité National d’Action Sociale.
- Possibilité d’être membre à l’amicale du personnel.
- Possibilité de pratiquer une activité sportive en partenariat avec le service des sports (Pause sport)
• Compétences en secrétariat, administration ou domaine similaire
• Poste statutaire ou contractuel
• Expérience antérieure dans un poste similaire est un plus
• Intérêt pour les enjeux de la politique de la ville et des affaires publiques
Compétences requises :
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Capacité à rédiger de manière claire et concise, expression écrite et orale soignées, orthographe parfaite
• Sens de l’organisation et rigueur dans le travail.
• Bonnes compétences en communication interpersonnelle.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches simultanément
• Expérience en conduite et animation de réunions
• Capacité d’analyse, d’évaluation et de synthèse
• Sens du contact et des relations humaines
• Bonne résistance au stress, réactivité et adaptation aux différents paramètres et changements de priorités qu’engendre un environnement de travail dynamique
• Anglais bon niveau serait un plus
Particularités du poste :
- Déplacement ponctuel
- Permis B très recommandé
- Sous convention de mise à disposition au FIG du 18 mai 2026 au 16 octobre 2026 ; le reste du temps au service politique de la ville
- Les congés sont fixés selon les nécessités de service : pour le FIG pas de congés en été entre le 17 août 2026 et le 9 octobre 2026
Avantages :
- Mutuelle et prévoyance de groupe avec participation de l’employeur.
- Prise en charge des frais de transport en commun domicile/lieu de travail à hauteur de 75%.
- Carte Updéjeuner avec participation employeur.
- Affiliation au Comité National d’Action Sociale.
- Possibilité d’être membre à l’amicale du personnel.
- Possibilité de pratiquer une activité sportive en partenariat avec le service des sports (Pause sport)
Contact et modalités de candidature
Contact
0329526048
Informations complémentaires
Date de la prise de poste : le plus rapidement possible
Durée du contrat le cas échéant : CDD 1 an renouvelable
Pour les fonctionnaires ou titulaires d’un concours, joindre également le dernier arrêté de situation administrative ou l’inscription sur liste d’aptitude.
Contact : elhame.el-allami@ca-saintdie.fr / victoria.kapps@ville-saintdie.fr
Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation à recrutement@ca-saintdie.fr
Date limite de candidature : le 2 janvier 2026
Durée du contrat le cas échéant : CDD 1 an renouvelable
Pour les fonctionnaires ou titulaires d’un concours, joindre également le dernier arrêté de situation administrative ou l’inscription sur liste d’aptitude.
Contact : elhame.el-allami@ca-saintdie.fr / victoria.kapps@ville-saintdie.fr
Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation à recrutement@ca-saintdie.fr
Date limite de candidature : le 2 janvier 2026
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.