Assistant administratif (h/f)
Offre n° O088260622001304
Publiée le 22/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
8, rue de la prefecture, Épinal (Vosges (88))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
22/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer le secrétariat et la gestion administrative du Service Administration de la Présidence (courrier réservé, agendas, prise et organisation de rendez-vous, registre des arrêtés, archives du service…).
Assurer le secrétariat des conseillers départementaux.
Assurer le secrétariat de la mission Presse.
Assurer le secrétariat des conseillers départementaux.
Assurer le secrétariat de la mission Presse.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et les appels, répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Assurer l’envoi du courrier.
- Collecter et compiler des informations à destination des élus et du service, rédiger des courriers et mettre en forme leurs documents.
- Assurer le lien entre les demandes des élus et les services compétents de la collectivité.
- Suivre et gérer le « courrier réservé » en binôme avec l’agent référent (enregistrement et suivi dans X-Contact).
- Gérer les arrêtés : collecter, compiler et verser les différents registres de la collectivité. Assurer le lien fonctionnel avec les Archives départementales pour le versement et la conservation des registres.
- Gérer les archives intermédiaires du service : Mettre en œuvre la charte d’archivage du service, en lien avec les prescriptions réglementaires et les préconisations des Archives départementales. Vérifier, trier et inventorier les documents arrivés à échéance administrative. Préparer et réaliser les opérations de versement définitif ou de destruction réglementaire des documents à partir de la charte d’archivage du service, et en concertation avec les Archives départementales, vérifier, inventorier et procéder au versement définitif ou à la destruction des documents. Activité en relation avec l’agent en charge de la base documentaire de la direction (archives courantes.)
- Participer à la mise en œuvre du projet de modernisation de la gestion documentaire du service.
Activités spécifiques :
- Assister la mission Presse dans l’organisation de ses activités : prise de rendez-vous et organisation des déplacements pour les reportages, gestion documentaire en lien avec l’outil de suivi du service, actualisation de l’espace sharepoint de la mission.
- Gérer la base documentaire de la direction, assurer l’enregistrement, le classement et l’indexation des dossiers de la direction, en l’absence de l’agent référent.
- Assurer la recherche d’informations dans les dossiers de la direction.
- Assurer les missions d’appui au protocole en l’absence de l’agent référent (gestion et suivi des invitations, appui logistique).
- Remplacer l’assistante de direction de la DAP en son absence.
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et les appels, répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Assurer l’envoi du courrier.
- Collecter et compiler des informations à destination des élus et du service, rédiger des courriers et mettre en forme leurs documents.
- Assurer le lien entre les demandes des élus et les services compétents de la collectivité.
- Suivre et gérer le « courrier réservé » en binôme avec l’agent référent (enregistrement et suivi dans X-Contact).
- Gérer les arrêtés : collecter, compiler et verser les différents registres de la collectivité. Assurer le lien fonctionnel avec les Archives départementales pour le versement et la conservation des registres.
- Gérer les archives intermédiaires du service : Mettre en œuvre la charte d’archivage du service, en lien avec les prescriptions réglementaires et les préconisations des Archives départementales. Vérifier, trier et inventorier les documents arrivés à échéance administrative. Préparer et réaliser les opérations de versement définitif ou de destruction réglementaire des documents à partir de la charte d’archivage du service, et en concertation avec les Archives départementales, vérifier, inventorier et procéder au versement définitif ou à la destruction des documents. Activité en relation avec l’agent en charge de la base documentaire de la direction (archives courantes.)
- Participer à la mise en œuvre du projet de modernisation de la gestion documentaire du service.
Activités spécifiques :
- Assister la mission Presse dans l’organisation de ses activités : prise de rendez-vous et organisation des déplacements pour les reportages, gestion documentaire en lien avec l’outil de suivi du service, actualisation de l’espace sharepoint de la mission.
- Gérer la base documentaire de la direction, assurer l’enregistrement, le classement et l’indexation des dossiers de la direction, en l’absence de l’agent référent.
- Assurer la recherche d’informations dans les dossiers de la direction.
- Assurer les missions d’appui au protocole en l’absence de l’agent référent (gestion et suivi des invitations, appui logistique).
- Remplacer l’assistante de direction de la DAP en son absence.
Profils recherchés
DIPLOME : de BEP à BAC / Métiers du secrétariat
SAVOIR
Notions budgétaires
Culture générale et notions de droit
Connaissance des services de la collectivité et de leur fonction
Connaissance de la langue française
Techniques de classement des dossiers complexes
Techniques d'organisation et de planification
SAVOIR FAIRE
Savoir hiérarchiser les informations dans un esprit logique
Rédiger dans un vocabulaire riche, varié et adapté
Maîtriser les outils informatiques et de communication
Faire preuve d'esprit de synthèse et s'exprimer de façon claire (bonne élocution)
Rapidité dans l'exécution des tâches et distinguer les priorités
Se tenir informé sur l'actualité départementale, nationale et sur l'actualité juridique de son domaine
SAVOIR ETRE
Rigueur, méthode, sens de l’organisation
Autonomie – esprit d’initiative
Sens des responsabilités
Dynamisme
Sens de la communication et du service public
Grande discrétion
Qualités relationnelles
Dialogue – Écoute
Disponibilité
Esprit d'équipe
SAVOIR
Notions budgétaires
Culture générale et notions de droit
Connaissance des services de la collectivité et de leur fonction
Connaissance de la langue française
Techniques de classement des dossiers complexes
Techniques d'organisation et de planification
SAVOIR FAIRE
Savoir hiérarchiser les informations dans un esprit logique
Rédiger dans un vocabulaire riche, varié et adapté
Maîtriser les outils informatiques et de communication
Faire preuve d'esprit de synthèse et s'exprimer de façon claire (bonne élocution)
Rapidité dans l'exécution des tâches et distinguer les priorités
Se tenir informé sur l'actualité départementale, nationale et sur l'actualité juridique de son domaine
SAVOIR ETRE
Rigueur, méthode, sens de l’organisation
Autonomie – esprit d’initiative
Sens des responsabilités
Dynamisme
Sens de la communication et du service public
Grande discrétion
Qualités relationnelles
Dialogue – Écoute
Disponibilité
Esprit d'équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0329298888
Informations complémentaires
Fiche de poste disponible sur www.vosges.fr
CV + LM à envoyer à emploi@vosges.fr
CV + LM à envoyer à emploi@vosges.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.