Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général des Services, dans un service composé actuellement de 4 agents : un agent chargé du secrétariat de direction, des élections et du conseil municipal, deux agents chargés du secrétariat et de l’état-civil/cimetière et un agent chargé de l’accueil, vous assurerez les missions suivantes :

Gestion de l’agenda de Mme le Maire
- Tenue de l’agenda du Maire (Prise de rendez-vous, organisation des réunions)
- Tenue des agendas du Maire en qualité de Conseillère Départementale et Vice Présidente de la Communauté d’Agglomération
- Organisation des déplacements du Maire (Salon des Maires / visites extérieures)

Secrétariat de Mme le Maire et des adjoints
- Gestion des boîtes mail du Maire (Ville, Conseil Départemental, Communauté d’Agglomération)
- Gestion des appels téléphoniques (entrants et sortants) du Maire
- Accueil physique des rendez-vous du Maire
- Rédaction des courriers proposés par le Maire, et des comptes rendus de réunions
- Ponctuellement, rédaction de courriers pour les adjoints
- Enregistrement du courrier nominatif et du courrier du Conseil Départemental

Polyvalence
- Soutien au travail des autres secrétaires le cas échéant (accueil téléphonique / accueil Mairie)
- Participation aux scrutins électoraux (secrétariat d’un bureau de vote ou assistance au secrétariat)

Activités associées
- Organisation des cérémonies officielles (19 mars, 8 mai, 25 août, 11 novembre, inaugurations, autres …) en lien avec les services opérationnels (fiches manifestations à rédiger, préparation en amont avec les services, rédaction de bons de commandes)
- Noël du personnel communal (préparation et envoi des invitations, commande traiteur)

Centre Communal d’Action Sociale
- Suivi du CCAS : réunions du conseil d’administration, rédaction des délibérations, dossiers aide sociale et obligation alimentaire, RSA, habitat (logements sociaux (Commission d’Attribution Logement), bourses communales, jardins familiaux, bilan annuel de l’activité sociale
- Tenue de la permanence avec le public les mardis après-midi
- Organisation du repas du 11 novembre (invitations, tenue du registre, rdv avec le traiteur, commandes diverses, organisation des deux journées au Skeneteau, ….)

Divers
- Plan Communal de Sauvegarde : mise à jour du document en lien avec le Maire et le DGS, réunion de coordination avec les élus et la réserve communale

- Connaître l'organisation générale et le fonctionnement de l'administration publique
- Savoir faire preuve de rigueur et de respect dans l'application de la réglementation et des procédures
- Disposer de capacité d'analyse des situations pour apporter une réponse conforme et adéquate, capacité d’anticipation, force de proposition
- Avoir une bonne connaissance de la bureautique et capacité à s'adapter aux logiciels métier
- Avoir le sens du travail en équipe et du service public
- Assurer la veille juridique des procédures existantes
- Rendre compte de ses activités
- Respecter le devoir de confidentialité et de discrétion professionnelles