Secrétaire du service technico-administratif
Offre n° O090250731000605
Publiée le 01/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Mairie d'OFFEMONT
Lieu de travail
96 rue a. briand, Offemont (Territoire de Belfort)
Poste à pourvoir le
02/09/2025
Date limite de candidature
27/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Directeur des Services Techniques, il/elle assure la gestion des relations aux usagers et suit la gestion administrative courante de la direction des Services Techniques. Il/elle assiste le service technico-administratif en lui apportant une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information et de suivi de dossiers de ce service.
Missions / conditions d'exercice
1/ Gestion des relations aux usagers
- Centraliser les demandes et les réclamations (appels, courriels, courriers, illiwap, …),
- Rédige les réponses aux usagers et suit l’intervention des services.
2/ Accueil physique et téléphonique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
- Répond aux appels téléphoniques, filtre et transmet les messages,
- Hiérarchise les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité.
3/ Gestion du courrier
- Gère et suit le courrier entrant et sortant de la direction,
- Signale les courriers importants,
- Fait le lien avec les services pour le suivi des dossiers,
- Veille au respect de la procédure et de la charte courrier dans le cadre d’une démarche de qualité,
- Participe à la mise en œuvre de la dématérialisation du courrier,
- Gère le circuit du parapheur du service.
4/ Gestion administrative courante du service
- Conçoit et actualise les outils de pilotage et de suivi des activités en lien avec le directeur,
- Participe au suivi des budgets de fonctionnement et d’investissement de la direction,
- Gère les dépôts de plainte de la direction,
- Participe ponctuellement aux demandes de devis,
- Consultations travaux : réponses aux candidats retenus / non retenus
- Rédaction des lettres de commande et transmission aux prestataires ou fournisseurs,
- Rédaction courriers informatifs travaux
5/ Assister les élus délégués et le service technico-administratif
- Organise les agendas et prend des rendez-vous en fonction des priorités fixées,
- Rappel les informations importantes et transmet des messages,
- Réalise et met en forme des travaux de bureautique,
- Trie, classe et archive les documents de la direction,
- Organise la logistique des réunions et des commissions de la direction.
6/ Gestion administrative des marchés publics
- Participe à la rédaction des pièces administratives,
- Publie sur la plateforme,
- Charge les séquestres,
- Gère les commissions d’appel d’offres (courriers de convocation, fiche de présence, procès-verbal)
- Analyse les pièces de la candidature,
- Rédige les courriers des entreprises non retenues avec publication sur la plateforme,
- Rédaction décision du Maire
- Notifie aux entreprises avec publication sur la plateforme,
- Constitution des dossiers papiers des pièces du marché par lots de travaux pour signature aux entreprises et visa préfecture
- Rédige et transmet la déclaration d’ouverture de chantier
- Rédige les pièces nécessaires pour la bonne réalisation d’un marché (OS, PV de réception, …),
- Suivi des retenues de garanties et / ou cautions solidaires,
- Elabore un tableau de bord des factures pour chaque marché.
7/ Assistance à la gestion du domaine public
- Traitement des permissions de voirie en l’absence du gestionnaire du domaine public
- Effectue les déclarations de projet de travaux et d’intention de commencement de travaux (DT/DICT) => rédaction récépissés, transmission aux déclarants et enregistrement dans fichier de suivi
- Traitement des arrêtés avec enregistrement dans le fichier de suivi en l’absence du gestionnaire du domaine public
8/ Subvention
- Participe à la constitution des dossiers de demande de subvention travaux (rédaction des différentes pièces demandées en fonction de chaque financeur : courrier de demande, plan de financement, plan de situation, planning prévisionnel, projet de délibération, dossier technique, diverses attestations (non-commencement d’exécution, situation juridique, non-assujettissement régime TVA…)
- Constitution des dossiers de demande de paiement de subvention (avance, acompte, solde) : rédaction des différentes pièces demandées
- Suivi des dossiers de demande et paiement des subventions sur fichier Excel
9 / Divers
- Participe avec l’agent de prévention à la mise à jour du DUERP
- Participe avec le directeur à la mise à jour du PCS
- Mise à jour du budget
- Mise à jour du fichier des observations électriques des bâtiments communaux
- Mise à jour des consommations annuelles d’électricité et de gaz des bâtiments communaux (Décret tertiaire)
- Renouvellement licence transport
- Centraliser les demandes et les réclamations (appels, courriels, courriers, illiwap, …),
- Rédige les réponses aux usagers et suit l’intervention des services.
2/ Accueil physique et téléphonique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
- Répond aux appels téléphoniques, filtre et transmet les messages,
- Hiérarchise les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité.
3/ Gestion du courrier
- Gère et suit le courrier entrant et sortant de la direction,
- Signale les courriers importants,
- Fait le lien avec les services pour le suivi des dossiers,
- Veille au respect de la procédure et de la charte courrier dans le cadre d’une démarche de qualité,
- Participe à la mise en œuvre de la dématérialisation du courrier,
- Gère le circuit du parapheur du service.
4/ Gestion administrative courante du service
- Conçoit et actualise les outils de pilotage et de suivi des activités en lien avec le directeur,
- Participe au suivi des budgets de fonctionnement et d’investissement de la direction,
- Gère les dépôts de plainte de la direction,
- Participe ponctuellement aux demandes de devis,
- Consultations travaux : réponses aux candidats retenus / non retenus
- Rédaction des lettres de commande et transmission aux prestataires ou fournisseurs,
- Rédaction courriers informatifs travaux
5/ Assister les élus délégués et le service technico-administratif
- Organise les agendas et prend des rendez-vous en fonction des priorités fixées,
- Rappel les informations importantes et transmet des messages,
- Réalise et met en forme des travaux de bureautique,
- Trie, classe et archive les documents de la direction,
- Organise la logistique des réunions et des commissions de la direction.
6/ Gestion administrative des marchés publics
- Participe à la rédaction des pièces administratives,
- Publie sur la plateforme,
- Charge les séquestres,
- Gère les commissions d’appel d’offres (courriers de convocation, fiche de présence, procès-verbal)
- Analyse les pièces de la candidature,
- Rédige les courriers des entreprises non retenues avec publication sur la plateforme,
- Rédaction décision du Maire
- Notifie aux entreprises avec publication sur la plateforme,
- Constitution des dossiers papiers des pièces du marché par lots de travaux pour signature aux entreprises et visa préfecture
- Rédige et transmet la déclaration d’ouverture de chantier
- Rédige les pièces nécessaires pour la bonne réalisation d’un marché (OS, PV de réception, …),
- Suivi des retenues de garanties et / ou cautions solidaires,
- Elabore un tableau de bord des factures pour chaque marché.
7/ Assistance à la gestion du domaine public
- Traitement des permissions de voirie en l’absence du gestionnaire du domaine public
- Effectue les déclarations de projet de travaux et d’intention de commencement de travaux (DT/DICT) => rédaction récépissés, transmission aux déclarants et enregistrement dans fichier de suivi
- Traitement des arrêtés avec enregistrement dans le fichier de suivi en l’absence du gestionnaire du domaine public
8/ Subvention
- Participe à la constitution des dossiers de demande de subvention travaux (rédaction des différentes pièces demandées en fonction de chaque financeur : courrier de demande, plan de financement, plan de situation, planning prévisionnel, projet de délibération, dossier technique, diverses attestations (non-commencement d’exécution, situation juridique, non-assujettissement régime TVA…)
- Constitution des dossiers de demande de paiement de subvention (avance, acompte, solde) : rédaction des différentes pièces demandées
- Suivi des dossiers de demande et paiement des subventions sur fichier Excel
9 / Divers
- Participe avec l’agent de prévention à la mise à jour du DUERP
- Participe avec le directeur à la mise à jour du PCS
- Mise à jour du budget
- Mise à jour du fichier des observations électriques des bâtiments communaux
- Mise à jour des consommations annuelles d’électricité et de gaz des bâtiments communaux (Décret tertiaire)
- Renouvellement licence transport
Profils recherchés
Expérience sur poste équivalent
Maitrise des outils informatiques
Qualités rédactionnelles et organisationnelles
Qualités relationnelles
Maitrise des outils informatiques
Qualités rédactionnelles et organisationnelles
Qualités relationnelles
Contact et modalités de candidature
Contact
0384260149
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser à M. Le Maire, Pierre CARLES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.