ASSISTANT(E) SECRETAIRE
Offre n° O090251031000330
Publiée le 31/10/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Hotel du departement - place de la révolution française, Belfort (Territoire de Belfort)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
01/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
Selon grille indiciaire + IFSE
Descriptif de l'emploi
Le Département du Territoire de Belfort se caractérise par une politique de maintien des personnes âgées et handicapées à domicile très marquée. Cela se traduit par une part de personnes en perte d’autonomie vivant à domicile plus importante que les autres départements de la région.
Sous l'autorité du/de la Directeur(trice) adjoint(e), l’assistant(e) secrétaire exerce ses fonctions au sein du service évaluation et accompagnement des personnes âgées au sein de la Direction de l'Autonomie et de la compensation.
Il/Elle contribue à la bonne mise en œuvre des procédures relatives à l’Allocation Personnalisée d’Autonomie à domicile (APA) et à la continuité du service, en apportant une assistance administrative, technique et logistique à ses membres, en assurant la circulation des informations et en participant à l’accueil des usagers.
Sous l'autorité du/de la Directeur(trice) adjoint(e), l’assistant(e) secrétaire exerce ses fonctions au sein du service évaluation et accompagnement des personnes âgées au sein de la Direction de l'Autonomie et de la compensation.
Il/Elle contribue à la bonne mise en œuvre des procédures relatives à l’Allocation Personnalisée d’Autonomie à domicile (APA) et à la continuité du service, en apportant une assistance administrative, technique et logistique à ses membres, en assurant la circulation des informations et en participant à l’accueil des usagers.
Missions / conditions d'exercice
• Réaliser l’accueil physique et téléphonique de 2ème niveau (usagers, familles, partenaires) ;
• Effectuer les missions de secrétariat auprès des conseillères en gérontologie (saisie, mise en forme, gestion du courriers, prise de rdv, etc.).
Mettre en œuvre le suivi administratif de la procédure APA à domicile (1ères demandes, renouvellements, révisions) :
• Transmettre les dossiers de 1ère demande d’APA aux usagers, les formulaires de révision et les dossiers de renouvellements au Service Aide sociale ;
• Effectuer les premiers contrôles et les vérifications de 1er niveau du document d’évaluation et du plan d’aide (PA) élaborés par les conseillères en gérontologie (statut de la demande, état civil, dates des droits, saisie du GIR social sur Solis, calculs, etc.), avant leur validation par la coordinatrice et/ou le responsable du service ;
• Après validation finale du plan d’aide : saisir les données afférentes sur le logiciel métier (Solis), mettre en forme et envoyer le courrier de proposition de plan d’aide, préparer les « évaluations multidimensionnelles » (EMS) ;
• En lien avec la coordinatrice, suivre les plans d’aide non retournés, faire les relances nécessaires.
Contribuer à la continuité de service en l’absence des conseillères en gérontologie :
• Gérer les appels téléphoniques ;
• Répondre et mettre en place les actions relevant de son périmètre, pour répondre aux sollicitations ;
• Evaluer la situation pour mesurer son degré d’urgence, la relayer au professionnel compétent, en fonction de la nécessité ;
• Gérer les secteurs découverts en l’absence longue d’une conseillère (mise en place et gestion d’un outil de répartition).
• Effectuer les missions de secrétariat auprès des conseillères en gérontologie (saisie, mise en forme, gestion du courriers, prise de rdv, etc.).
Mettre en œuvre le suivi administratif de la procédure APA à domicile (1ères demandes, renouvellements, révisions) :
• Transmettre les dossiers de 1ère demande d’APA aux usagers, les formulaires de révision et les dossiers de renouvellements au Service Aide sociale ;
• Effectuer les premiers contrôles et les vérifications de 1er niveau du document d’évaluation et du plan d’aide (PA) élaborés par les conseillères en gérontologie (statut de la demande, état civil, dates des droits, saisie du GIR social sur Solis, calculs, etc.), avant leur validation par la coordinatrice et/ou le responsable du service ;
• Après validation finale du plan d’aide : saisir les données afférentes sur le logiciel métier (Solis), mettre en forme et envoyer le courrier de proposition de plan d’aide, préparer les « évaluations multidimensionnelles » (EMS) ;
• En lien avec la coordinatrice, suivre les plans d’aide non retournés, faire les relances nécessaires.
Contribuer à la continuité de service en l’absence des conseillères en gérontologie :
• Gérer les appels téléphoniques ;
• Répondre et mettre en place les actions relevant de son périmètre, pour répondre aux sollicitations ;
• Evaluer la situation pour mesurer son degré d’urgence, la relayer au professionnel compétent, en fonction de la nécessité ;
• Gérer les secteurs découverts en l’absence longue d’une conseillère (mise en place et gestion d’un outil de répartition).
Profils recherchés
• Capacité à appréhender une législation relativement complexe, à actualiser ses connaissances et à s'adapter aux évolutions technologiques ou organisationnelles.
• Coordonner son action avec les autres professionnels ou services pour assurer un suivi du dossier.
• Capacités rédactionnelles et à la prise de notes.
• Capacité à rechercher, sélectionner et restituer des informations.
• Organisation permettant de faire face à des tâches diversifiées de façon autonome et aux variations de la charge de travail.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.) ; connaissance appréciée du logiciel métier (Solis).
• Capacités relationnelles et à communiquer : sens de l’écoute, reformulations, adaptation aux interlocuteurs, dans un cadre parfois complexe (publics en difficulté de compréhension, forte pression de la demande, etc.).
• Sens du travail collaboratif, esprit d’équipe.
• Capacité de gestion organisationnelle et rigueur.
• Autonomie, disponibilité et réactivité.
• Grande discrétion et sens du service public.
• Coordonner son action avec les autres professionnels ou services pour assurer un suivi du dossier.
• Capacités rédactionnelles et à la prise de notes.
• Capacité à rechercher, sélectionner et restituer des informations.
• Organisation permettant de faire face à des tâches diversifiées de façon autonome et aux variations de la charge de travail.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.) ; connaissance appréciée du logiciel métier (Solis).
• Capacités relationnelles et à communiquer : sens de l’écoute, reformulations, adaptation aux interlocuteurs, dans un cadre parfois complexe (publics en difficulté de compréhension, forte pression de la demande, etc.).
• Sens du travail collaboratif, esprit d’équipe.
• Capacité de gestion organisationnelle et rigueur.
• Autonomie, disponibilité et réactivité.
• Grande discrétion et sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0384909090
Informations complémentaires
Par voie statutaire (adjoints administratifs ou rédacteurs territoriaux), contractuelle ou selon la législation applicable aux travailleurs handicapés.
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation*), jusqu’au 1er décembre 2025 inclus, par courrier à l'attention de :
Monsieur le Président du Conseil départemental du Territoire de Belfort
Hôtel du Département
Direction des Relations Humaines
6 place de la Révolution Française
90020 Belfort Cedex
ou par courriel à l'adresse suivante :
candidature@territoiredebelfort.fr
Sous réserve de modification pour des raisons de disponibilité du côté de la collectivité, le jury se tiendra en semaine 51, soit entre le 15 et le 19 décembre 2025.
NOS AVANTAGES
• Rémunération statutaire ou selon profil pour les contractuels(elles), avec primes (RIFSEEP) et autres composantes règlementaires de rémunération.
• Temps de travail de 37h10/semaine, 12 jours de RTT (sous réserve des continuités de service, possibilité d’organiser son temps plein sur 4,5 jours par semaine ou 9 jours par quinzaine).
• 25 jours de Congés Payés, Compte Epargne Temps.
• Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
• Prestations sociales du Comité Social Départemental (dont CNAS).
• Participation employeur à la prévoyance.
• Coffre-fort numérique pour la gestion sécurisée de vos documents (paie, etc.).
• Offre de formations innovantes.
• Accompagnement aux concours.
• Environnement de travail privilégié : proximité de la gare et du centre historique de Belfort.
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation*), jusqu’au 1er décembre 2025 inclus, par courrier à l'attention de :
Monsieur le Président du Conseil départemental du Territoire de Belfort
Hôtel du Département
Direction des Relations Humaines
6 place de la Révolution Française
90020 Belfort Cedex
ou par courriel à l'adresse suivante :
candidature@territoiredebelfort.fr
Sous réserve de modification pour des raisons de disponibilité du côté de la collectivité, le jury se tiendra en semaine 51, soit entre le 15 et le 19 décembre 2025.
NOS AVANTAGES
• Rémunération statutaire ou selon profil pour les contractuels(elles), avec primes (RIFSEEP) et autres composantes règlementaires de rémunération.
• Temps de travail de 37h10/semaine, 12 jours de RTT (sous réserve des continuités de service, possibilité d’organiser son temps plein sur 4,5 jours par semaine ou 9 jours par quinzaine).
• 25 jours de Congés Payés, Compte Epargne Temps.
• Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
• Prestations sociales du Comité Social Départemental (dont CNAS).
• Participation employeur à la prévoyance.
• Coffre-fort numérique pour la gestion sécurisée de vos documents (paie, etc.).
• Offre de formations innovantes.
• Accompagnement aux concours.
• Environnement de travail privilégié : proximité de la gare et du centre historique de Belfort.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.