ASSISTANT ADMINISTRATIF ET D'ACCUEIL H/F Temps partiel
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O091230400997974
Publiée le 05/04/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Massy est devenue en seulement quelques dizaines d'années le premier pôle économique de l'Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d'un Opéra et d'une gare TGV, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger, travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques...), se rencontrer (360 associations), grandir (30 écoles, 3 collèges, 2 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd'hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au cœur du cluster Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants (plus de 50000) et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.
Lieu de travail
1 avenue du Général de Gaulle, Massy (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
18h20 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
MISSIONS
Sous la responsabilité du·de la Directeur·trice de l'Espace de proximité et de son adjoint·e et le cas échéant de la responsable administrative et financière, vous serez chargé·e de l'assistanat administratif et de l'accueil de l'équipement :
Sous la responsabilité du·de la Directeur·trice de l'Espace de proximité et de son adjoint·e et le cas échéant de la responsable administrative et financière, vous serez chargé·e de l'assistanat administratif et de l'accueil de l'équipement :
Missions / conditions d'exercice
Accueil :
- Accueil physique et téléphonique de l'Espace.
- Information et orientation du public et des partenaires sur les activités.
- Accueil des permanences et des associations.
- Gestion et organisation des panneaux d'information.
Assistanat administratif :
- Classement courant, archivage, centralisation d'outils et procédures communs.
- Vérification et suivi des bons de commande et devis établis par le directeur, l'adjoint et/ou animateurs. Relation avec le prestataire
- Suivi des demandes de mini-bus et cars pour l'espace
- Suivi des travaux, des demandes informatiques en lien avec l'Assistante logistique.
- Constitution et suivi des dossiers des vacataires en lien avec l'assistante de Direction.
- Réalisation et envoi du tableau d'heures des vacataires en fin de mois à l'Assistante finances.
- Suivi des embauches en lien avec le pôle administratif du service, contrôle des pièces, renseignements et transmission des informations.
- Prise de notes et comptes rendus de réunions
- Gestion des fournitures administratives de l'Espace.
- Tenue du tableau des fréquentations par espace.
Missions complémentaires :
- Interface privilégié avec le pôle administratif et financier du service.
- Participation ponctuelle à certains évènements en soirée et le weekend.
- Accueil physique et téléphonique de l'Espace.
- Information et orientation du public et des partenaires sur les activités.
- Accueil des permanences et des associations.
- Gestion et organisation des panneaux d'information.
Assistanat administratif :
- Classement courant, archivage, centralisation d'outils et procédures communs.
- Vérification et suivi des bons de commande et devis établis par le directeur, l'adjoint et/ou animateurs. Relation avec le prestataire
- Suivi des demandes de mini-bus et cars pour l'espace
- Suivi des travaux, des demandes informatiques en lien avec l'Assistante logistique.
- Constitution et suivi des dossiers des vacataires en lien avec l'assistante de Direction.
- Réalisation et envoi du tableau d'heures des vacataires en fin de mois à l'Assistante finances.
- Suivi des embauches en lien avec le pôle administratif du service, contrôle des pièces, renseignements et transmission des informations.
- Prise de notes et comptes rendus de réunions
- Gestion des fournitures administratives de l'Espace.
- Tenue du tableau des fréquentations par espace.
Missions complémentaires :
- Interface privilégié avec le pôle administratif et financier du service.
- Participation ponctuelle à certains évènements en soirée et le weekend.
Profils recherchés
PROFIL
- Rigueur administrative et connaissance du cadre administratif territorial, discrétion.
- Esprit de synthèse et capacité d'organisation confirmée, capacité à prioriser les urgences dans le traitement des différents dossiers.
- Capacité à rendre compte, Polyvalence et réactivités.
Poste Handi-accessible
- Rigueur administrative et connaissance du cadre administratif territorial, discrétion.
- Esprit de synthèse et capacité d'organisation confirmée, capacité à prioriser les urgences dans le traitement des différents dossiers.
- Capacité à rendre compte, Polyvalence et réactivités.
Poste Handi-accessible
Contact et modalités de candidature
Contact
0160137400
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
https://www.ville-massy.fr
A l'attention de Monsieur le Maire
1 avenue du Général de Gaulle
91305 MASSY CEDEX
https://www.ville-massy.fr
A l'attention de Monsieur le Maire
1 avenue du Général de Gaulle
91305 MASSY CEDEX
Adresse de l'employeur
Mairie de MASSY
>1 avenue du Général de Gaulle
91305 MASSY CEDEX
>1 avenue du Général de Gaulle
91305 MASSY CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.