Assistant.e administrative
Offre n° O091231201296242
Publiée le 14/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
30.000 hbts surclassée 40/80.000 hbts
Populaire, jeune, diverse, la ville développe un projet urbain ambitieux : Rénovation de deux grands ensembles Grigny/2 et Grande Borne
Création d'un coeur de ville
Mise en oeuvre d'un projet social solidaire
Cité Educative
Populaire, jeune, diverse, la ville développe un projet urbain ambitieux : Rénovation de deux grands ensembles Grigny/2 et Grande Borne
Création d'un coeur de ville
Mise en oeuvre d'un projet social solidaire
Cité Educative
Lieu de travail
GRIGNY CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
13/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Poste placé sous la responsabilité de la Directrice des affaires administratives et juridiques, l'assistant.e administratif.tive sera en charge d'assurer le secrétariat de la direction.
Missions / conditions d'exercice
Mission de secrétariat de la direction :
* Assurer le secrétariat de la direction,
* Centraliser et suivre les courriers entrants et sortants (enregistrement, diffusion, suivi des courriers signalés, mise en forme),
* Suivre les agendas et le planning des congés,
* Organiser les réunions, assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus
* Assurer le suivi des procédures en cours en lien avec les gestionnaires : publicité, état d'avancement des dossiers, questions des entreprises, etc....,
* Gérer la publication des données essentielles liées aux marchés publics
* Organiser les Commissions d'Appel d'Offres et éventuellement les conseils et bureaux municipaux en l'absence de l'assistante administrative Instances : planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des convocations, gestion du matériel de séance, éditions des documents
Mission d'assistance juridique :
* Compléter et mettre à jour les tableaux de bord liés aux activités hors marchés du service : procédures juridiques (contentieux, référés, etc....) en lien avec la directrice,
* Assister la directrice sur le suivi des procédures contentieuses,
* Assurer le suivi des outils de pilotage d'ordre juridique.
Missions d'assistance :
* Assurer la suppléance de l'assistante Instances dans le cadre de la gestion administrative des instances, planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des convocations, gestion du matériel de séance, éditions des documents relatifs aux instances et assurer un renfort en période de suractivité
* Participer et assurer l'archivage des dossiers marchés publics en lien avec le service archives.
* Assurer le secrétariat de la direction,
* Centraliser et suivre les courriers entrants et sortants (enregistrement, diffusion, suivi des courriers signalés, mise en forme),
* Suivre les agendas et le planning des congés,
* Organiser les réunions, assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus
* Assurer le suivi des procédures en cours en lien avec les gestionnaires : publicité, état d'avancement des dossiers, questions des entreprises, etc....,
* Gérer la publication des données essentielles liées aux marchés publics
* Organiser les Commissions d'Appel d'Offres et éventuellement les conseils et bureaux municipaux en l'absence de l'assistante administrative Instances : planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des convocations, gestion du matériel de séance, éditions des documents
Mission d'assistance juridique :
* Compléter et mettre à jour les tableaux de bord liés aux activités hors marchés du service : procédures juridiques (contentieux, référés, etc....) en lien avec la directrice,
* Assister la directrice sur le suivi des procédures contentieuses,
* Assurer le suivi des outils de pilotage d'ordre juridique.
Missions d'assistance :
* Assurer la suppléance de l'assistante Instances dans le cadre de la gestion administrative des instances, planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des convocations, gestion du matériel de séance, éditions des documents relatifs aux instances et assurer un renfort en période de suractivité
* Participer et assurer l'archivage des dossiers marchés publics en lien avec le service archives.
Profils recherchés
- Être titulaire du Baccalauréat
- Expérience souhaitée dans le domaine de la Commande publique et/ou des affaires juridiques
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, PowerPoint, Outlook) indispensable
- Capacités rédactionnelles (prise de note, rédaction de comptes rendus)
- Notions juridiques de base
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales,
- Rigueur et organisation,
- Autonomie et aptitudes à rendre compte,
- Capacité à planifier son travail, à prioriser et à respecter les délais,
- Aptitude à prendre des initiatives et à être force de proposition,
- Excellentes qualités relationnelles,
- Curiosité d'esprit et implication dans l'exécution des missions,
- Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.
- Expérience souhaitée dans le domaine de la Commande publique et/ou des affaires juridiques
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, PowerPoint, Outlook) indispensable
- Capacités rédactionnelles (prise de note, rédaction de comptes rendus)
- Notions juridiques de base
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales,
- Rigueur et organisation,
- Autonomie et aptitudes à rendre compte,
- Capacité à planifier son travail, à prioriser et à respecter les délais,
- Aptitude à prendre des initiatives et à être force de proposition,
- Excellentes qualités relationnelles,
- Curiosité d'esprit et implication dans l'exécution des missions,
- Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.
Contact
Contact
0169025353
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Postuler par courriel à l'adresse suivante : drh.recrutement@grigny91.fr
Monsieur le Maire
Postuler par courriel à l'adresse suivante : drh.recrutement@grigny91.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.