Palaiseau est une ville jeune, attractive et originale qui concilie développement économique et qualité de vie. Avec ses 38 000 habitants, Palaiseau est ancrée au sein du Grand Paris et accessible grâce à ses 4 gares situées sur la ligne de RER B. L’avenir s’écrit ici, dans ce pôle d’excellence où foisonnent savoir et créativité, et dont le prestige de ses grandes écoles rayonne à l'international.

Au sein de la Direction générale adjointe aux ressources, la direction des « Affaires générales » a pour mission d’assurer l’accueil physique et téléphonique et d’accompagner le public dans les démarches administratives (inscriptions, calculs de quotient, remboursements, chèques de rentrée, encaissement des factures, choix de tarification, mise à jour des situations familiales, dossier de mariage, attestation d’accueil, dossiers de CNI, passeport etc …) et citoyennes dans le respect du référentiel Qualivilles grâce aux services « Accueil famille » et « Accueil citoyen- état civil».

Placé sous l’autorité de la Directrice générale adjointe, vous assurez l'encadrement opérationnel de la direction et êtes en charge d’appliquer les orientations et la stratégie de la Ville en matière d’accueil, et de les prendre en charge.
Vous êtes également force de propositions pour améliorer la prise en charge des usagers : amélioration et simplification des procédures, fluidification de la prise en charge des usagers (gestion de files) et harmonisation des réponses.
Vous organisez l’accueil du public et prenez en charge les démarches administratives des familles dans leur globalité dans le respect du référentiel Qualivilles.

Enfin, vous assurez la mise en œuvre de la démarche qualité dans les services certifiés.

En tant que manager, vous encadrez 2 responsables de service et supervisez les 20 agents. Vous organisez, planifiez et coordonnez l'activité, les moyens et les ressources de la direction dans une logique d'anticipation et d'optimisation.

Activités principales
Manager l’équipe en fonction des critères de qualité et d’efficacité définis par la Charte Qualivilles
Vous animez l’équipe et veillez à la bonne adaptation de l’organisation en tenant compte de la charge de travail et du flux de demande des usagers. Vous assurez le suivi et la mise à jour des indicateurs d’activité, le suivi des indicateurs qualité et la mise en œuvre des plans d’action.

Participer à la définition des orientations stratégiques de la Ville en matière d'accueil et assurer leur mise en œuvre dans vos services
Vous êtes référent Qualivilles pour votre direction. En tant que référent, vous mettez en œuvre les engagements pour un accueil de qualité et bienveillant des usagers au sein du service. A ce titre, vous pilotez l'activité de de la direction par la mise en place et le suivi des indicateurs d'activités permettant d'établir le bilan quantitatif et qualitatif. Vous êtes également impliqué dans la mise en œuvre du projet de « Gestion de la relation à l’usager et au citoyen » (GRU-C).

Garantir la sécurité administrative et juridique de la Ville dans les différents secteurs du service: état-civil, citoyenneté, pôle famille.
Afin de garantir la conformité et la sécurisation administrative et juridique, vous assurez une veille réglementaire des services état-civil, citoyenneté (notamment des élections), accueil familles.

Organiser les cérémonies d’accueil des nouveaux arrivants, des nouveaux français et de la citoyenneté.

Participer à la simplification et à la modernisation des démarches administratives, contrôlez et administrez les demandes d'actes en ligne.

Superviser l'administration des outils métier (Mélodie Opus, Comedec, Orion, Arpège...).

Encadrer, coordonner et animer les différentes activités prises en charge par la direction :
Vous réceptionnez les déclarations et établissez des actes courants d’état civil : dossiers de mariage, instruction des dossiers de CNI, passeports, attestations d’accueil, tenue administrative des registres. Vous pilotez les élections et le suivi des listes électorales. Vous organisez les opérations de recensement et mise à jour du RIL. Vous assurez la gestion du cimetière, des concessions funéraires et des affaires militaires. Vous veillez au bon déroulement de la facturation, participez à la fixation des tarifs et veiller à leur mise en œuvre.

Coordonner certaines activités spécifiques (scrutins électoraux, recensement de la population,...) ou situations dites sensibles et/ou complexes (conflits usagers, auditions de mariages complexes, redécoupage électoral, cérémonie citoyenne...), en lien avec la responsable de service et les référents thématiques, Vous suppléez le régisseur principal (pôle accueil famille en charge de la facturation des familles) en cas d'absence.

Aptitudes et compétences requises
Maîtrise du cadre réglementaire en matière d’état civil (droit civil, droit de la famille) et de la législation funéraire
Bonne connaissance des principes de fonctionnement et d’organisation des collectivités territoriales
Expérience confirmée dans un poste similaire
Capacités d’analyse, aptitudes à gérer rapidement des situations difficiles ou complexes
Discrétion professionnelle et disponibilité, sens du service public
Sens de l’organisation, rigueur et esprit d’initiative
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Conditions d’exercice
Poste à pourvoir dès que possible à temps complet (39h/semaine) + RTT
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime annuelle + CNAS
Participation employeur mutuelle / prévoyance / tickets restaurant / titres de transport