Au sein de la Direction des services à la population / Espace France Services

Mission : Accueille, oriente, renseigne le public de l’EFS. Assure la gestion administrative et la saisie des statistiques de l’EFS.

ACTIVITES PRINCIPALES :

En qualité de conseillère France Services :
• Accueil/physique et téléphonique du public et des permanenciers : prises de rendez-vous des permanences gérées par l’EFS, enregistrement sur le logiciel informatique le flux du public (physique et téléphonique) et les rendez-vous des administrés (remise de carte de RDV avec date, heure), transmission de la feuille des rendez-vous aux permanenciers gérée sur l’agenda, mise à jour quotidienne du calendrier des permanences, renseignement à fournir sur les différentes permanences de l’EFS et orientation du public en fonction de la demande, transmission des appels et mails concernant l’EFS au bon interlocuteur, des coupons d’informations avec les contacts/référents des partenaires de l’EFS et proposition d’une aide simplifiée pour la connexion si besoin à l’Espace multimédia.
• Accompagnement de 1er niveau des administrés dans leurs démarches administratives en lien avec les partenaires EFS et les opérateurs à l’Espace France Services et lors des permanences itinérantes de l’EFS dans les locaux communaux.
• Mise à jour des outils de communication de l’EFS (tableau de bord /mailing liste…), participation à la logistique (installation de salle, préparation café…) des réunions/manifestations du service en lien avec la coordinatrice, mise en place de l’espace accueil enfants et des bureaux des permanenciers (en l’absence de la coordinatrice de la structure).
• Participation au montage de projets (OJJ, Vacaf, Journée France Services)

En qualité de gestionnaire administratif de l’EFS :
• Secrétariat de la coordinatrice de l’EFS : réception, traitement et diffusion de l’information des différents services de l’action sociale (mail, appels téléphoniques…), mise en forme tous types de courriers, des convocations pour les réunions, suivi du circuit des documents en interne (conventions, notifications…), suivi de la planification des réunions du service (envoi des ordres du jour etc…), gestion et suivi de l’agenda du service, gestion du recensement des fournitures administratives.
• Elaboration et renseignement des tableaux statistiques/fonctionnement du service.
• Assistance auprès de la coordinatrice sur la logistique de mise en place d’évènements, réunions partenariales.

ACTIVITES SECONDAIRES :
• Polyvalence sur l’accueil CCVE (EFS) en cas d’absence : traitement du courrier arrivé/départ, accueil physique et téléphonique, informations aux usagers.

FACTEURS CLES DE SUCCES POUR OCCUPER LE POSTE

NIVEAU DE TECHNICITE

1/ Connaissances de base et diplômes/spécialités détenues (savoirs) :
- Techniques d'accueil, règles de communication, techniques de communication téléphonique,
- Formation issue du secteur social ou une première expérience dans le social,
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet,
- Techniques de régulation,
- Techniques et outils de communication, techniques de médiation et négociation,
- Techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction de courriers etc.),
- Techniques de capitalisation et de classement de documents, techniques de recherche d'information,
- Connaissance du Pack Office,
- Permis B.

2/ Qualités personnelles (savoir être) :
- Réactivité, discrétion,
- Rigueur, capacité d’adaptation aux différents publics,
- Capacité d’écoute, de reformulation, diplomatie.