Assistant administratif H/F
Offre n° O091240419000717
Publiée le 19/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Créée en 2003, la C.C.E.J.R. compte 27000 habitants répartis sur 16 communes avec pour compétences : culture, développement économique et emploi, enfance-jeunesse, instruction du droit des sols, maintien d'aide à domicile, police, restauration scolaire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ETRECHY
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
18/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Placé sous la responsabilité de la directrice de la PEEJR vous assurer :
- la gestion administrative de la direction PEEJR,
- le secrétariat de la Direction,
- la participation à la gestion des RH de la direction,
- la participation à la structuration du service Restauration,
- l'appui logistique sur l'animation d'évènementiels dédiés à la Direction.
- Temps complet
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire
- Prise de poste : dès que possible
Prestations sociales :
- Participation de la collectivité à une complémentaire santé labellisée à hauteur de 30€ max pour un temps complet ;
- Adhésion au CNAS (sous réserve de remplir les conditions)
- Possibilité d'adhérer à une association du personnel
- la gestion administrative de la direction PEEJR,
- le secrétariat de la Direction,
- la participation à la gestion des RH de la direction,
- la participation à la structuration du service Restauration,
- l'appui logistique sur l'animation d'évènementiels dédiés à la Direction.
- Temps complet
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire
- Prise de poste : dès que possible
Prestations sociales :
- Participation de la collectivité à une complémentaire santé labellisée à hauteur de 30€ max pour un temps complet ;
- Adhésion au CNAS (sous réserve de remplir les conditions)
- Possibilité d'adhérer à une association du personnel
Missions / conditions d'exercice
* Assurer le secrétariat de la Direction
- Organiser des réunions avec les acteurs/services internes en fonction des besoins (convocation, réservation de salle, préparation de documents...)
- Rédiger des comptes-rendus de réunion (Commissions menus, réunions de coordination Enfance, jeunesse et petite enfance, réunions de service etc)
- Accompagner la responsable du pôle administratif dans la rédaction de documents administratifs : convention, délibération, note...
- Gérer des stocks de fournitures administratives
- Accueillir physiquement et téléphoniquement de la direction : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Traiter le secrétariat de la direction : gestion, tri et classement du courrier entrant, mettre en forme les courriers destinés aux familles et aux partenaires extérieurs, photocopies
- Appui sur des missions de secrétariat pour les responsables de structures enfance
* Participer à la gestion des RH de la direction
- Mise à jour et suivi des absences des agents (en lien avec les coordinateurs)
- Vérifier auprès de la direction des RH les justificatifs d'absences
- Suivre les heures des agents annualisés
- Enregistrer les candidatures reçues sur l'ensemble de la direction
- Effectuer le suivi des candidatures
* Participer à la structuration du service Restauration
- Recueillir les effectifs au quotidien et ajuster la commande du lendemain si besoin
- Remplir les tableaux : comparatif réel/commandé (repas et goûters : semaine + CDL), suivi effectif global (avec repas enfants, repas adultes et PAI)
- Envoyer les réels à la société de restauration pour la facturation
- Mettre en place et suivre la consommation des produits d'entretien
* Appui logistique sur l'animation d'évènementiels dédiés à la Direction
- Organiser des réunions avec les acteurs/services internes en fonction des besoins (convocation, réservation de salle, préparation de documents...)
- Rédiger des comptes-rendus de réunion (Commissions menus, réunions de coordination Enfance, jeunesse et petite enfance, réunions de service etc)
- Accompagner la responsable du pôle administratif dans la rédaction de documents administratifs : convention, délibération, note...
- Gérer des stocks de fournitures administratives
- Accueillir physiquement et téléphoniquement de la direction : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Traiter le secrétariat de la direction : gestion, tri et classement du courrier entrant, mettre en forme les courriers destinés aux familles et aux partenaires extérieurs, photocopies
- Appui sur des missions de secrétariat pour les responsables de structures enfance
* Participer à la gestion des RH de la direction
- Mise à jour et suivi des absences des agents (en lien avec les coordinateurs)
- Vérifier auprès de la direction des RH les justificatifs d'absences
- Suivre les heures des agents annualisés
- Enregistrer les candidatures reçues sur l'ensemble de la direction
- Effectuer le suivi des candidatures
* Participer à la structuration du service Restauration
- Recueillir les effectifs au quotidien et ajuster la commande du lendemain si besoin
- Remplir les tableaux : comparatif réel/commandé (repas et goûters : semaine + CDL), suivi effectif global (avec repas enfants, repas adultes et PAI)
- Envoyer les réels à la société de restauration pour la facturation
- Mettre en place et suivre la consommation des produits d'entretien
* Appui logistique sur l'animation d'évènementiels dédiés à la Direction
Profils recherchés
LES SAVOIRS :
* Bonne connaissance de la fonction publique territoriale, de la Aptitudes rédactionnelles
* Bonnes connaissances des collectivités territoriales
* Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
* Procédures du service
* Logiciels de bureautique
* Vocabulaire professionnel du service
* Procédures administratives
* Techniques de recherche documentaire
* Communication orale et écrite
LES SAVOIRS FAIRE :
* Traitement des dossiers et saisie de documents
* Connaissance des outils bureautiques
* Gestion de l'information, classement et archivage de documents
* Planification et suivi
* Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
* Capacité relationnelle dans l'usage des outils de communication : téléphone et internet
* Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
* Capacité d'adaptation
LES SAVOIRS ETRE :
* Rigueur et méthode organisationnelle
* Esprit d'initiative, goût pour le travail en transversalité
* Autonomie, écoute et qualités relationnelles
* Discrétion et confidentialité
* Réactivité et initiative
* Sens du service public
* Disponibilité
* Bonne connaissance de la fonction publique territoriale, de la Aptitudes rédactionnelles
* Bonnes connaissances des collectivités territoriales
* Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
* Procédures du service
* Logiciels de bureautique
* Vocabulaire professionnel du service
* Procédures administratives
* Techniques de recherche documentaire
* Communication orale et écrite
LES SAVOIRS FAIRE :
* Traitement des dossiers et saisie de documents
* Connaissance des outils bureautiques
* Gestion de l'information, classement et archivage de documents
* Planification et suivi
* Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
* Capacité relationnelle dans l'usage des outils de communication : téléphone et internet
* Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
* Capacité d'adaptation
LES SAVOIRS ETRE :
* Rigueur et méthode organisationnelle
* Esprit d'initiative, goût pour le travail en transversalité
* Autonomie, écoute et qualités relationnelles
* Discrétion et confidentialité
* Réactivité et initiative
* Sens du service public
* Disponibilité
Contact
Contact
0183637090
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à l'attention de :
Monsieur le Président de la Communauté de Communes
à : recrutement@ccejr.org
Monsieur le Président de la Communauté de Communes
à : recrutement@ccejr.org
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.