AGENT·E D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE
Offre n° O091240502000801
Publiée le 02/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Membre de la Communauté Paris Saclay
ligne B du RER
ligne B du RER
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ORSAY
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
01/07/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
6 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation à la protection sociale complémentaire + participation employeur à la mutuelle + accès au programme de Qualité de Vie au Travail + participation au titre de transport 75%
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction des Solidarités, l'agent.e d'accueil et de gestion administrative du Pôle Sénior a pour mission, sous la responsabilité de la Cheffe de Pôle, d'accueillir, orienter et renseigner le public. Il/elle est le premier interlocuteur d’un public souvent en difficulté, et représente l'image de la collectivité et auprès des usagers. Il / elle est chargée du secrétariat du Pôle.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Assurer l’accueil lié à l’activité des deux résidences autonomie
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Informer, orienter les résidents, leurs proches, les intervenants extérieurs, les prestataires de service et de fourniture…
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en œuvre par les résidences autonomie
Etablir la facturation des différentes prestations de service des deux résidences autonomie, en cas d’absence de la secrétaire régisseuse
Collecter les éléments (Repas, CAF, nouveaux arrivants, autorisations de prélèvements, RIB…)
Saisir les éléments dans le logiciel
Editer et vérifier les factures provisoires
Editer les factures définitives et des bordereaux de facturation
Distribuer et envoyer les factures
Gérer les réclamations liées à la facturation
Participer à l’élaboration des marchés publics lis aux deux résidences
Etablir les bilans d’activité liés aux services
Assurer le suivi des règlements et des cautions des appartements des deux résidences autonomie, en cas d’absence de la secrétaire régisseuse
Prélèvements automatiques : préparer et vérifier les prélèvements automatiques (distinction FIRST/RCUR), générer les prélèvements et envoyer à la DDFIP via la passerelle DFT NET, envoyer le mail de confirmation à la DDFIP et confirmer par téléphone
Chèques : procéder à l’enregistrement des chèques dans le logiciel (vérification du montant par rapport à la facture), à l’édition des bordereaux de chèques, à l’envoi à la DDFIP
Espèces : enregistrer les versements dans le logiciel (vérification du montant par rapport à la facture), les déposer à la perception
Enregistrement des chèques de caution
Dépôt financier des chèques de caution
Restitution des chèques de caution au départ des résidents
Suivi de l’APA en lien avec le Conseil départemental
Participer au collectif de travail
Suivre les formations dans le domaine administratif
Suivre toute formation jugée nécessaire à la qualité du service
Repérer et faire remonter les points bloquants, les dysfonctionnements auprès de la cheffe du pôle seniors
Etre force de propositions/solutions pour des actions d’amélioration/correctives pour le fonctionnement du service auprès du responsable
Respecter les différentes procédures d’hygiène et de sécurité mises en place
Respecter les différentes procédures administratives et techniques mises en place
Respecter les différentes réglementations inhérentes au service et aux deux résidences autonomie (Règlement de service, de fonctionnement, d’hygiène et de sécurité, d’incendie et secours…)
Déplacement entre les deux résidences autonomie en fonction des nécessités de service
Contribuer au fonctionnement général du service en fonction de ses compétences et qualification, apporter son concours pour pallier les absences si nécessaires
Assurer le remplacement de la secrétaire régisseuse en cas de besoin
Assurer le remplacement de l’agente d’accueil en cas de besoin
Favoriser l’accueil et veiller à l’encadrement des nouvelles recrues et des stagiaires
Participer aux différents évènements du service
Adopter une tenue et un comportement irréprochable et véhiculer l’image de la collectivité
Veiller au bien-être des résidents et alerter si besoin
Assurer l’accueil lié à l’activité des deux résidences autonomie
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Informer, orienter les résidents, leurs proches, les intervenants extérieurs, les prestataires de service et de fourniture…
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en œuvre par les résidences autonomie
Etablir la facturation des différentes prestations de service des deux résidences autonomie, en cas d’absence de la secrétaire régisseuse
Collecter les éléments (Repas, CAF, nouveaux arrivants, autorisations de prélèvements, RIB…)
Saisir les éléments dans le logiciel
Editer et vérifier les factures provisoires
Editer les factures définitives et des bordereaux de facturation
Distribuer et envoyer les factures
Gérer les réclamations liées à la facturation
Participer à l’élaboration des marchés publics lis aux deux résidences
Etablir les bilans d’activité liés aux services
Assurer le suivi des règlements et des cautions des appartements des deux résidences autonomie, en cas d’absence de la secrétaire régisseuse
Prélèvements automatiques : préparer et vérifier les prélèvements automatiques (distinction FIRST/RCUR), générer les prélèvements et envoyer à la DDFIP via la passerelle DFT NET, envoyer le mail de confirmation à la DDFIP et confirmer par téléphone
Chèques : procéder à l’enregistrement des chèques dans le logiciel (vérification du montant par rapport à la facture), à l’édition des bordereaux de chèques, à l’envoi à la DDFIP
Espèces : enregistrer les versements dans le logiciel (vérification du montant par rapport à la facture), les déposer à la perception
Enregistrement des chèques de caution
Dépôt financier des chèques de caution
Restitution des chèques de caution au départ des résidents
Suivi de l’APA en lien avec le Conseil départemental
Participer au collectif de travail
Suivre les formations dans le domaine administratif
Suivre toute formation jugée nécessaire à la qualité du service
Repérer et faire remonter les points bloquants, les dysfonctionnements auprès de la cheffe du pôle seniors
Etre force de propositions/solutions pour des actions d’amélioration/correctives pour le fonctionnement du service auprès du responsable
Respecter les différentes procédures d’hygiène et de sécurité mises en place
Respecter les différentes procédures administratives et techniques mises en place
Respecter les différentes réglementations inhérentes au service et aux deux résidences autonomie (Règlement de service, de fonctionnement, d’hygiène et de sécurité, d’incendie et secours…)
Déplacement entre les deux résidences autonomie en fonction des nécessités de service
Contribuer au fonctionnement général du service en fonction de ses compétences et qualification, apporter son concours pour pallier les absences si nécessaires
Assurer le remplacement de la secrétaire régisseuse en cas de besoin
Assurer le remplacement de l’agente d’accueil en cas de besoin
Favoriser l’accueil et veiller à l’encadrement des nouvelles recrues et des stagiaires
Participer aux différents évènements du service
Adopter une tenue et un comportement irréprochable et véhiculer l’image de la collectivité
Veiller au bien-être des résidents et alerter si besoin
Profils recherchés
• Qualités d’accueil et de communication orale et écrite,
• Capacités d’écoute, de dialogue et de compréhension des demandes,
• Capacités de discernement et de réactivité en cas de situation d’urgence,
• Capacités à organiser son travail,
• Maîtrise des outils de bureautique, de logiciels métiers spécifiques, et des démarches en ligne,
• Capacités à s’adapter afin de gérer les situations de stress et/ou de conflit, et de réguler les tensions,
• Sens du service public, respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle,
• Connaissance des dispositifs en vigueur en matière sociale appréciée.
• Capacités d’écoute, de dialogue et de compréhension des demandes,
• Capacités de discernement et de réactivité en cas de situation d’urgence,
• Capacités à organiser son travail,
• Maîtrise des outils de bureautique, de logiciels métiers spécifiques, et des démarches en ligne,
• Capacités à s’adapter afin de gérer les situations de stress et/ou de conflit, et de réguler les tensions,
• Sens du service public, respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle,
• Connaissance des dispositifs en vigueur en matière sociale appréciée.
Contact
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0160928146
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
2 place du Général Leclerc
91400 ORSAY
Monsieur le Maire
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91400 ORSAY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.