Missions principales :
1. Gestion administrative du personnel
• Gérer la carrière et Traitement des dossiers individuels : recrutements, contrats, titularisations, mutations, mobilités, congés, arrêts maladie, radiation, retraite.
• Elaborer et suivre le dossier administratif des agents placés en position de CITIS, CLM, mi-temps-thérapeutique, CLD, PPR, en attente de retraite pour invalidité, en attente de décision du comité médical.
• Mettre à jour le dossier administratif des agents et bases de données RH.
• Rédiger et diffuser des actes administratifs, courriers et attestations ; les annonces d’offres d’emplois en externe et interne.
• Participer à l’élaboration des fiches de postes et leurs actualisations.
• Assurer annuellement les déclarations obligatoires (FIPHFP, assurance des agents IRCANTEC, CNRACL, URSAAF),
• Réaliser les statistiques des remboursements, des statistiques d’absentéisme.
• Assurer le suivi annuel et de l’actualisation du RIFSEEP, du Rapport social unique, du ROB sur la partie RH.
• Superviser les différentes demandes d’autorisations d’absence du personnel et le suivi de la surveillance médicale du personnel.


2. Paie et administration du personnel
• Assurer l’intérim de la gestionnaire paie en cas d’absence : préparation et exécution du processus de la paie (contrôle des éléments variables, saisie, transmission).
• Collecte et contrôle des éléments variables de paie (absences, heures, primes, indemnités, prélèvement à la source).
• Saisie ou contrôle des données transmises au prestataire/logiciel de paie.
• Suivi des règlements, contrôle des bulletins, gestion des justificatifs.
• Interface avec le comptable/gestionnaire paie externe et organismes sociaux.


3. Correspondante formation
• Recueil des besoins des services (inscriptions, convocations), Elaboration du plan de formation annuel ; organisation des journées pédagogiques et formations obligatoires (incendie-gestes d’urgence, autres thématiques), recherche de prestataires de formations, planification des actions, suivi budgétaire et relation avec les organismes de formation, suivi qualité et bilan des actions.
• Elaboration et Suivi du dossier de l’agent : demande de CPF, congés de formation, procédures de validation du dossier, suivi du paiement des organismes.

4. Accueil, information et support
• Accueil physique et téléphonique des agents, information sur leurs droits et démarches.
• Participation à la mise en place d’outils RH (tableaux de bord, procédures, guides).
• Participation aux projets RH (RIFSEEP, télétravail, GPEC, campagnes mobilité).
• Parfaite collaboration avec les assistantes-administratives RH-FINANCES, accueil téléphonique du SIPEJ à organiser en cas d’absence ; renfort ponctuel.