. Accueillir et renseigner le public (accueil physique et téléphonique d’élèves, parents, enseignants)
. Rédiger des courriers (papier ou électronique), des compte-rendu de réunion, des notes de service
. Tenir à jour le chrono et le suivi des courriers, des mails et des réclamations sur le logiciel courrier
. Assurer le suivi du planning et la présence des élèves et le suivi de la scolarité ;
. Assurer l’agencement et le suivi du planning des enseignants concernant les salles de cours, les horaires, les jours etc.…
. Gérer les présences en établissant un relevé mensuel
. Préparer les éléments à transmettre à la direction des ressources humaines concernant les absences, remplacements, renouvellement des contrats des enseignants non titulaires, contrats pour remplaçants, pour les intervenants extérieurs
. Préparer les éléments de facturation concernant les prestations des usagers pour la régie unique
. Gérer et renouveler la régie d’avance
. Gérer le parc instrumental
. Participer à la préparation budgétaire en soutien du Directeur et assurer le suivi : achat de matériel, bon de commandes, facturation en lien avec le service comptabilité
. Etablir administrativement et suivre les dossiers de demandes de subventions, d’agrément ou de concours préparés par le Directeur
. Assurer la logistique des manifestations musicales : courrier d’information, fiches techniques, location, transport de matériel… et y participer ponctuellement
. Concevoir divers supports de communication (affiches, programmes), mettre à jour le site internet ;
. Préparer les rentrées scolaires : constitution des dossiers d’inscription, des classes par discipline, par cycle, création des livrets de présences, répartition des salles de cours etc.…
. Assurer la maintenance et la gestion du petit matériel
. Tenir à jour les données au sein du logiciel métier I-Muse