Vos missions clés
Vous pilotez et organisez le traitement des courriers entrants et sortants, en garantissant la fiabilité du circuit de réception à la réponse, le respect des délais de traitement et la qualité rédactionnelle des écrits produits par les services.
Vous déployez et animez une démarche qualité au sein du service en assurant la responsabilité fonctionnelle du logiciel de gestion des courriers (Airs Courrier) et en formant les utilisateurs à son utilisation, ainsi que la messagerie « contact » de la mairie. En parallèle de ce pilotage, vous fédérez et faites progresser le réseau des référents courriers et structurez leur suivi à travers des tableaux de bord en lien avec le contrôleur de gestion. A ce titre vous être chargé d’harmoniser les pratiques en accompagnant les équipes vers une amélioration continue de la rédaction des réponses et des délais associés particulièrement.
Vous encadrez une équipe de trois agents et veillez à la bonne répartition des charges de travail au quotidien.
Vous pilotez les boitages riverains, la reprographie de certains documents puis leur diffusion (le journal interne par exemple) et les circuits de parapheurs.
Vous garantissez la régularité et la conformité de l'affichage des actes administratifs, en veillant au respect des obligations réglementaires et à la bonne information des administrés.
Vous pilotez le budget du service (prévisions, suivi des dépenses liées aux fournitures et aux prestations).
Vous assurez la mise en place des salles de l’hôtel de Ville sur des configurations ne nécessitant pas de logistique trop importante, et pouvez être amené à collaborer avec les assistantes de la direction générale sur certaines missions ponctuelles.