Coordination administrative transversale :

· Assurer la gestion administrative courante des services PEEJR
· Suivi du logiciel courrier :

· Mise en forme des courriers internes et externes
· Intégration dans le circuit de validation et de signature
· Archivage et traçabilité
· Mettre en forme, suivre et archiver les documents administratifs
· Garantir la traçabilité, la confidentialité et la fiabilité des données
· Assurer le lien administratif entre les services, les sites et les partenaires

Service petite enfance :

Gestion des pré-inscriptions en crèche

· Réception, vérification et archivage des dossiers
· Outil de gestion de suivi des demandes
· Relance des familles pour les pièces manquantes

Relation avec les familles

· Contacts pour clarification des besoins d’accueil en amont des commissions
· Mise à jour des tableaux de suivi pour les pré-commissions et commissions

Gestion administrative des occupations de salles (RPE) · Suivi des conventions

· Mise à jour, archivage et conformité
· Lien avec les services et partenaires concernés

Service restauration :

Gestion administrative et suivi de l’activité quotidienne

· Être l’interlocutrice privilégiée des référentes de restauration
· Centralisation quotidienne des effectifs (logiciel CONCERTO)
· Diffusion des informations aux cuisines satellites
· Suivi administratif des sites et remontées d’informations
· Interface administrative entre le terrain et la coordination

Suivi financier et facturation

· Préparation et contrôle des éléments de facturation des repas et tout autre facturation liée à une commande par le service restauration
· Élaboration de tableaux de suivi (fréquentation, volumes de repas, consommations)

Achats, approvisionnements et logistique

· Recensement des besoins des 19 cuisines satellites (produits d’entretien, EPI, équipements, consommables)
· Centralisation, contrôle et suivi des demandes d’achats
· Passation des commandes dans le respect des marchés en cours et des procédures internes
· Contrôle de la conformité des livraisons et des factures

Marchés publics et relations fournisseurs · Participation à la mise en œuvre et au suivi des marchés publics liés au fonctionnement des cuisines

· Suivi administratif des fournisseurs et prestataires

Appui à la coordination et continuité de service

· Assistance administrative à la coordinatrice restauration :
o Préparation des convocations, ordres du jour et comptes rendus
o Appui à la gestion des plannings et remplacements
o Relation avec les partenaires

· Relais administratif en cas d’absence de la coordinatrice

Service enfance-jeunesse :

Gestion des inscriptions et des données usagers
· Gestion des études, inscriptions et validations sur le logiciel CONCERTO, en lien avec les coordinatrices de secteurs
· Suivi des inscriptions de dernière minute (restauration, périscolaire), en lien avec les référents, directeurs de sites et les familles

Suivi administratif de l’activité et préfacturation

· Suivi mensuel des pointages sur les différents centres, avant transmission au service monétique

Relation familles et communication administrative

· Suivi des adresses génériques du service PEEJR, favorisant le lien avec les familles

Appui administratif aux coordinations de secteurs

· Soutien administratif ponctuel aux coordinatrices de secteurs