Administration générale :
Assurer la préparation, l’organisation et le suivi des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux ;
Gérer la logistique nécessaire à l’organisation des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux ;
Gérer les relances en vue d’obtenir le quorum ;
Participer aux comités syndicaux ;
Rédiger les comptes rendus des Bureaux et Comités ;
Gérer la télétransmission des actes auprès du Contrôle de légalité ;
Assurer la transmission aux services, le suivi de l’exécution, la publicité ;
Participer à la constitution des registres des délibérations et des décisions ;
Gérer l’archivage ;
Assurer une veille documentaire ;
Remplacer ponctuellement de l’agent en charge de l’accueil :
Accueil téléphonique et physique
Enregistrement du courrier
Suivi du traitement des courriers dits de « réclamation »
Suivi des boîtes de courrier électronique « accueil », « contact » et « écocitoyen »
Participer à l’organisation de manifestations (vœux, inaugurations…)
Accompagner les agents administratifs sur le portail ECOCITO

Service patrimoine :
Assurer la gestion administrative des demandes d’intervention et des prestations :
Établir et suivre les bons de commande ;
Assurer le suivi administratif des prestations réalisées ;
Relancer les prestataires et entreprises en cas de besoin ;
Rédiger les courriers, courriels et documents administratifs à destination des prestataires et partenaires ;
Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord d’activité ;
Assurer le suivi budgétaire et comptable du service patrimoine :
Participer au suivi des crédits budgétaires du service ;
Vérifier et suivre les engagements de dépenses ;
Assurer le suivi des factures et des prestations réalisées ;
Participer à l’élaboration et à la mise à jour des outils de suivi financier ;
Participer à l’organisation et à la coordination des interventions techniques :
Suivre les plannings d’intervention du chargé de maintenance et suivi des travaux;
Assurer la coordination administrative avec les entreprises extérieures ;
Participer au suivi administratif des travaux et opérations de maintenance ;
Participer au suivi patrimoine bâti :
Participer à l’élaboration, à la mise à jour et au suivi des carnets de santé des bâtiments ;
Centraliser et classer les documents techniques et administratifs liés aux bâtiments ;
Assurer le suivi administratif de la flotte automobile :
Gérer les prises de rendez-vous et le suivi des interventions auprès des garages et prestataires ;
Assurer le suivi administratif des opérations d’entretien et de maintenance des véhicules.