GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE PETITE ENFANCE
Offre n° O091261103000335
Publiée le 03/11/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune dynamique de 22 000 habitants, au Sud de Paris Ville Internet 4 arobases, et au sein de la Communauté d'agglomération de Paris Saclay, pôle économique et d'emplois majeur en Ile-de-France, Longjumeau s'inscrit pleinement dans l'ère du numérique. La ville développe son image moderne notamment à travers de nouveaux services numériques accessibles à tous.
Lieu de travail
6 bis rue Léontine Sohier, Longjumeau (Essonne (91))
Poste à pourvoir le
01/01/2027
Date limite de candidature
02/12/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité et en collaboration avec la directrice de l’établissement, vos missions seront :
• D’assurer le suivi administratif et budgétaire de la structure
• D’assurer l’accueil physique et téléphonique des familles, des partenaires, des services
• De coordonner l’équipe technique
• De s’assurer de l’application du règlement de fonctionnement
• D’assurer le relais de direction en l’absence de la directrice et des EJE
• De gérer les différents logiciels métiers et outils
• D’assurer le suivi administratif et budgétaire de la structure
• D’assurer l’accueil physique et téléphonique des familles, des partenaires, des services
• De coordonner l’équipe technique
• De s’assurer de l’application du règlement de fonctionnement
• D’assurer le relais de direction en l’absence de la directrice et des EJE
• De gérer les différents logiciels métiers et outils
Missions / conditions d'exercice
• Accueil
- Accueil du public, notamment des familles et des partenaires (renseignements, conseils, orientation, prise de rendez-vous…)
- Accueil téléphonique (réception des appels, filtrage, inscription des appels sur le cahier de transmission, renseignements, orientation…)
- Connaissance du fonctionnement et de l’organisation du service (activités, objectifs, règlement…)
• Tâches Administratives
- Cogestion de la boîte mail de la structure avec la directrice et les EJE
- Rédaction, mise en forme des courriers, mails, notes et comptes-rendus
- Elaboration et suivi des différents tableaux de bord de la crèche et évènements en vue d’établir le rapport d’activité
- Saisie des déclarations prévisionnelles et réelles CAF (Données d’activités)
- Suivi et mise à jour des statistiques (tenue de tableaux de bords et suivi, aide à la complétude des rapports d’activité….)
- Préparation de la rentrée (création et suivi des dossiers des enfants, préparation des documents destinés aux familles, création et gestion des plannings des adaptations…)
- Suivi des dossiers des familles
- Création des affichages d’informations destinés aux familles
- Gestion du courrier et du stock du matériel administratif
- Participation aux réunions d’équipe
- Gestion du planning du médecin et de la directrice
- Classement, archivage
• Suivi budgétaire
- Participer à l’élaboration du budget prévisionnel
- Suivi du budget (demande de devis, saisie des bons de commande et validation des factures)
• Coordination de l’équipe technique et gestion des stocks de consommables :
- Coordination des agents techniques
- Animation des réunions d’équipe
- Appui technique et expertise : veiller au respect du cadre réglementaire
- Mise en place de procédures et outils pour améliorer les pratiques professionnelles
- Gestion des plannings en veillant à la continuité du service
• Gestion des différents logiciels et outils
- INCOVAR : suivi des badgeages journaliers de l’équipe, suivi du tableau récapitulatif des congés et des heures supplémentaires du personnel.
- CONCERTO : suivi du pointage quotidien des enfants, élaboration des contrats, mailing aux familles à partir du logiciel
- CIRIL FINANCES : élaboration et suivi des bons de commande, des devis et des factures
- EATAL : demandes et suivis de l’exécution des travaux
- Logiciel du prestataire restauration : commande des repas avec suivi régulier de l’évolution alimentaire des enfants, création d’outils destinés à faire le lien entre les professionnelles et la cuisine, lien avec le prestataire, respect du marché, participation à la commission des menus.
- Accueil du public, notamment des familles et des partenaires (renseignements, conseils, orientation, prise de rendez-vous…)
- Accueil téléphonique (réception des appels, filtrage, inscription des appels sur le cahier de transmission, renseignements, orientation…)
- Connaissance du fonctionnement et de l’organisation du service (activités, objectifs, règlement…)
• Tâches Administratives
- Cogestion de la boîte mail de la structure avec la directrice et les EJE
- Rédaction, mise en forme des courriers, mails, notes et comptes-rendus
- Elaboration et suivi des différents tableaux de bord de la crèche et évènements en vue d’établir le rapport d’activité
- Saisie des déclarations prévisionnelles et réelles CAF (Données d’activités)
- Suivi et mise à jour des statistiques (tenue de tableaux de bords et suivi, aide à la complétude des rapports d’activité….)
- Préparation de la rentrée (création et suivi des dossiers des enfants, préparation des documents destinés aux familles, création et gestion des plannings des adaptations…)
- Suivi des dossiers des familles
- Création des affichages d’informations destinés aux familles
- Gestion du courrier et du stock du matériel administratif
- Participation aux réunions d’équipe
- Gestion du planning du médecin et de la directrice
- Classement, archivage
• Suivi budgétaire
- Participer à l’élaboration du budget prévisionnel
- Suivi du budget (demande de devis, saisie des bons de commande et validation des factures)
• Coordination de l’équipe technique et gestion des stocks de consommables :
- Coordination des agents techniques
- Animation des réunions d’équipe
- Appui technique et expertise : veiller au respect du cadre réglementaire
- Mise en place de procédures et outils pour améliorer les pratiques professionnelles
- Gestion des plannings en veillant à la continuité du service
• Gestion des différents logiciels et outils
- INCOVAR : suivi des badgeages journaliers de l’équipe, suivi du tableau récapitulatif des congés et des heures supplémentaires du personnel.
- CONCERTO : suivi du pointage quotidien des enfants, élaboration des contrats, mailing aux familles à partir du logiciel
- CIRIL FINANCES : élaboration et suivi des bons de commande, des devis et des factures
- EATAL : demandes et suivis de l’exécution des travaux
- Logiciel du prestataire restauration : commande des repas avec suivi régulier de l’évolution alimentaire des enfants, création d’outils destinés à faire le lien entre les professionnelles et la cuisine, lien avec le prestataire, respect du marché, participation à la commission des menus.
Profils recherchés
Bac + 2 assistance et gestion des organisations
Maîtrise des logiciels bureautiques : Incovar, Concerto, Pack Office, EATAL…
Connaissance du fonctionnement de la crèche et des autres structures Petite Enfance
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Devoir de réserve et secret professionnel
Travail en équipe pluridisciplinaire
Autonomie, Organisation, Polyvalence
Dynamisme, prise d’initiative, gestion des priorités, disponibilité, assiduité, bon relationnel, capacité d’écoute et d’empathie.
Maîtrise des logiciels bureautiques : Incovar, Concerto, Pack Office, EATAL…
Connaissance du fonctionnement de la crèche et des autres structures Petite Enfance
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Devoir de réserve et secret professionnel
Travail en équipe pluridisciplinaire
Autonomie, Organisation, Polyvalence
Dynamisme, prise d’initiative, gestion des priorités, disponibilité, assiduité, bon relationnel, capacité d’écoute et d’empathie.
Contact et modalités de candidature
Contact
0164541900
Informations complémentaires
Adresser votre candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) de préférence via le portail citoyen de la ville de Longjumeau :
https://www.espace-citoyens.net/longjumeau/espace-citoyens/Demande/NouvelleDemande/M_RH/D_OFFRE
https://www.espace-citoyens.net/longjumeau/espace-citoyens/Demande/NouvelleDemande/M_RH/D_OFFRE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.