Assistant administratif (h/f)
Offre n° O092250506001211
Publiée le 06/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Située à 5 km au sud-ouest de Paris, accessible directement de la gare Montparnasse (7mn), Clamart, commune membre du Territoire Vallée Sud-Grand Paris, compte plus de 57 000 habitants et connait une phase dynamique de son développement urbain avec notamment la création de deux éco-quartiers (+ de 3000 logements) où mixités sociale et fonctionnelle se conjuguent avec bien-être et biodiversité. Première ville à accueillir une gare du Grand Paris Express, elle sera bientôt dotée d'un second tramway (futur tramway T10).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 1 Place Maurice Gunsbourg, Clamart (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Intégré à la direction de la Petite Enfance, le pôle relation familles présente la diversité des modes d'accueil aux familles et les accompagne dans leur choix de garde.
Le pôle relation familles est spécifiquement dédié à la relation avec les usagers en lien avec les responsables des modes d'accueil (crèches, LAEP, RAP, DSP, PMS,...) et les services internes. Il optimise et garantie la qualité d'accueil des usagers.
L'assistante administrative petite enfance, exerce ses missions d'accueil, d'administratif et logistique au sein d'une équipe dynamique et proactive autour de l'accueil des jeunes enfants et de leur famille.
Pour renforcer ses équipes, la Direction de la Petite Enfance recrute aujourd’hui un(e) Assistante administrative petite enfance (F/H).
Le pôle relation familles est spécifiquement dédié à la relation avec les usagers en lien avec les responsables des modes d'accueil (crèches, LAEP, RAP, DSP, PMS,...) et les services internes. Il optimise et garantie la qualité d'accueil des usagers.
L'assistante administrative petite enfance, exerce ses missions d'accueil, d'administratif et logistique au sein d'une équipe dynamique et proactive autour de l'accueil des jeunes enfants et de leur famille.
Pour renforcer ses équipes, la Direction de la Petite Enfance recrute aujourd’hui un(e) Assistante administrative petite enfance (F/H).
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité de la responsable des relations familles petite enfance, vos missions seront :
Accueil du public (familles, partenaires, usagers, services internes …)
-Assurer les rendez-vous physiques et téléphoniques des familles
-Informer les parents et les accompagner dans le choix de l’accueil le mieux adapté à leurs besoins
-Veiller à l’organisation et à la logistique des temps d’échanges au sein de la direction
Suivre les dossiers en lien avec les partenaires (DSP, crèches privées, partenaires sociaux, etc…)
Gestion administrative
-Rédaction de courriers
-Communiquer par écrit via les outils internes de la collectivité (la boite mail PE, ELISE et la GRU)
-Enregistrer et valider les demandes de places en crèches sur le logiciel métier, après étude individuelle de chaque situation
-Actualiser et vérifier le suivi des dossiers familles
-Informer les familles de l’état d’avancement de leur dossier
-Etablir des statistiques sur l’activité de la petite enfance
-Suivi de la communication aux familles (notifications familles, actualisation du site internet…)
-Etre relai de la responsable des relations familles petite enfance
-Commissions d’attribution de places en crèches
-Suivre les places disponibles, l’attribution rapide de places, la mise à jour quotidienne de la liste d’attente…
-Participer à la préparation des dossiers familles, des listings…
-Assurer la logistique et l’organisation de la commission
-Apporter les réponses écrites aux familles
-Assurer le suivi des réponses aux familles, suivre les refus et les maintiens de places en crèches
-Communiquer avec l’ensemble des directions des EAJE (municipales, DSP, réservations de berceaux)
Accueil du public (familles, partenaires, usagers, services internes …)
-Assurer les rendez-vous physiques et téléphoniques des familles
-Informer les parents et les accompagner dans le choix de l’accueil le mieux adapté à leurs besoins
-Veiller à l’organisation et à la logistique des temps d’échanges au sein de la direction
Suivre les dossiers en lien avec les partenaires (DSP, crèches privées, partenaires sociaux, etc…)
Gestion administrative
-Rédaction de courriers
-Communiquer par écrit via les outils internes de la collectivité (la boite mail PE, ELISE et la GRU)
-Enregistrer et valider les demandes de places en crèches sur le logiciel métier, après étude individuelle de chaque situation
-Actualiser et vérifier le suivi des dossiers familles
-Informer les familles de l’état d’avancement de leur dossier
-Etablir des statistiques sur l’activité de la petite enfance
-Suivi de la communication aux familles (notifications familles, actualisation du site internet…)
-Etre relai de la responsable des relations familles petite enfance
-Commissions d’attribution de places en crèches
-Suivre les places disponibles, l’attribution rapide de places, la mise à jour quotidienne de la liste d’attente…
-Participer à la préparation des dossiers familles, des listings…
-Assurer la logistique et l’organisation de la commission
-Apporter les réponses écrites aux familles
-Assurer le suivi des réponses aux familles, suivre les refus et les maintiens de places en crèches
-Communiquer avec l’ensemble des directions des EAJE (municipales, DSP, réservations de berceaux)
Profils recherchés
Diplôme : BTS Assistanat de direction ou licence
Compétences requises :
- Connaissances du secteur de la petite enfance (enjeux et problématiques)
- Connaissances des enjeux liés à l’accueil du public
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PPT, publipostage) et des logiciels métiers AGORA, Elise, ...
Qualités requises :
Ecoute, disponibilité, sens de la diplomatie et du tact, sens de la communication, respect du secret professionnel, rigueur, réactivité, méthode, bonne maitrise rédactionnelle.
Conformément au principe de non-discrimination issu du Code du travail et dans le cadre de sa politique inclusion et diversité, la Ville de Clamart étudie, à compétences égales, toutes les candidatures, quel que soit le genre, le handicap ou l'origine.
Compétences requises :
- Connaissances du secteur de la petite enfance (enjeux et problématiques)
- Connaissances des enjeux liés à l’accueil du public
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PPT, publipostage) et des logiciels métiers AGORA, Elise, ...
Qualités requises :
Ecoute, disponibilité, sens de la diplomatie et du tact, sens de la communication, respect du secret professionnel, rigueur, réactivité, méthode, bonne maitrise rédactionnelle.
Conformément au principe de non-discrimination issu du Code du travail et dans le cadre de sa politique inclusion et diversité, la Ville de Clamart étudie, à compétences égales, toutes les candidatures, quel que soit le genre, le handicap ou l'origine.
Contact et modalités de candidature
Contact
0146623535
Informations complémentaires
Merci de nous adresser votre candidature à :
Direction des ressources humaines
Hôtel de Ville
1 place Maurice Gunsbourg
92140 Clamart
Direction des ressources humaines
Hôtel de Ville
1 place Maurice Gunsbourg
92140 Clamart
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.