Traitement du courrier
* Piloter le projet de dématérialisation du processus du courrier :
o diagnostiquer et rationaliser les flux entrants et sortants du courrier,
o élaborer un processus garantissant la qualité et l'information de ces flux,
o rédiger un cahier des charges pour l'acquisition d'un logiciel de dématérialisation du courrier,
o accompagner son installation dans les services et auprès des élus,
o mettre en place un outil de contrôle et de reporting.
* Proposer une politique d'optimisation de l'affranchissement ;
* Gérer les envois volumineux et spéciaux ;
* Superviser et organiser des missions de boitage dans le cadre des campagnes de communication institutionnelle ;
* Assurer la distribution et réceptionner les parapheurs des services à l'Hôtel de Ville et sur les sites déconcentrés.
Fournitures et services transversaux
* Gérer les contrats de location et de maintenance du parc de machines (mise sous pli, à affranchir et d'adressage) ;
* Gérer les contrats de fourniture et les approvisionnements en papier, enveloppes et fournitures de bureau pour l'ensemble des services communaux ainsi que, en lien avec le service santé et bien-être au travail, des distributeurs automatiques de boissons et denrées alimentaires ;
* Gérer l'entretien des bâtiments communaux et assurer le contrôle des prestations ;
* Administrer fonctionnellement le logiciel de traitement du courrier et assurer la relation usager.
Management du service
* Évaluer et suivre le budget du service ;
* Gérer la relation fournisseurs ;
* Encadrement d'équipes : organisation du travail, rédaction des plannings ;