Assistant ou Assistante des Services Secrétariat mutualisé/Service adm. général 617-23
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Offre n° O093230701131819
Publiée le 21/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/10/2023
Date limite de candidature
19/09/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Chef de service administratif, vous assurez l'assistance administrative des services Energie, ICATS et amiante et plomb.
Missions / conditions d'exercice
Assurer le secrétariat des services Energie, ICATS, amiante et plomb
Gérer l'accueil physique et téléphonique pour les services dédiés (prise de message, orientation vers les bons interlocuteurs,...).
Assurer l'organisation, la planification et la préparation des réunions /rendez-vous de l'équipe des services dédiés : prise de RDV, préparation des fonds de dossier, réservation des salles, rédaction et mise en forme des comptes-rendus ;
En lien avec les assistantes DGA : réception , transmission, suivi du traitement du courrier et participation à la mise en forme des courriers départ. Réaliser les travaux de bureautique, prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de documents.
Accompagnement administratif des services
Envoi et copie des demandes préalables des déclarations de travaux
Missions transverses pour l'ensemble des agents de la DPM
Référente GEDIF-CRD (actualisation des documents, procédures) Mise à jour des organigramme et annuaires
Référente gestion de véhicules et réservations GESCAR en lien avec le PPMG
assurer la continuité de services par le remplacement en cas d'absence d'une assistante du secrétariat mutualisé
Assure l'intérim de ses collègues en cas d'absence
Participation au réseau des assistantes administratives du Pôle Lycées
Participation aux réunions organisées par le chef du service
Gérer l'accueil physique et téléphonique pour les services dédiés (prise de message, orientation vers les bons interlocuteurs,...).
Assurer l'organisation, la planification et la préparation des réunions /rendez-vous de l'équipe des services dédiés : prise de RDV, préparation des fonds de dossier, réservation des salles, rédaction et mise en forme des comptes-rendus ;
En lien avec les assistantes DGA : réception , transmission, suivi du traitement du courrier et participation à la mise en forme des courriers départ. Réaliser les travaux de bureautique, prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de documents.
Accompagnement administratif des services
Envoi et copie des demandes préalables des déclarations de travaux
Missions transverses pour l'ensemble des agents de la DPM
Référente GEDIF-CRD (actualisation des documents, procédures) Mise à jour des organigramme et annuaires
Référente gestion de véhicules et réservations GESCAR en lien avec le PPMG
assurer la continuité de services par le remplacement en cas d'absence d'une assistante du secrétariat mutualisé
Assure l'intérim de ses collègues en cas d'absence
Participation au réseau des assistantes administratives du Pôle Lycées
Participation aux réunions organisées par le chef du service
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaissance des règles de correspondance administrative et des circuits administratifs, techniques de classement et d'archivage.
- Connaissances des règles de rédaction administrative, règles de syntaxe, grammaire et orthographe, outils informatiques et bureautiques.
- Connaissances de base du fonctionnement d'une collectivité locale et de son environnement institutionnel
Savoirs-faires techniques et méthodologiques :
- Savoir comprendre et appliquer une consigne ou une procédure et informer sa hiérarchie en cas d'anomalies
- Savoir réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers Savoir organiser son travail et gérer les priorités
- Être capable d'utiliser des outils et applications de suivi des activités
Savoir-être :
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
- Savoir gérer les situations d'urgence
- Savoir faire preuve de rigueur et d'organisation
- Connaissance des règles de correspondance administrative et des circuits administratifs, techniques de classement et d'archivage.
- Connaissances des règles de rédaction administrative, règles de syntaxe, grammaire et orthographe, outils informatiques et bureautiques.
- Connaissances de base du fonctionnement d'une collectivité locale et de son environnement institutionnel
Savoirs-faires techniques et méthodologiques :
- Savoir comprendre et appliquer une consigne ou une procédure et informer sa hiérarchie en cas d'anomalies
- Savoir réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers Savoir organiser son travail et gérer les priorités
- Être capable d'utiliser des outils et applications de suivi des activités
Savoir-être :
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
- Savoir gérer les situations d'urgence
- Savoir faire preuve de rigueur et d'organisation
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.