Responsable administratif et partenariats de la Direction de la Communication (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O093231101244609
Publiée le 06/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
NOUS?!
Saint-Ouen-sur-Seine, ville de 51 547 habitants, est au c?ur de la Métropole avec l?arrivée récente de la ligne 14 du métro et ses nombreux projets emblématiques : Village des JO 2024, Grand hôpital universitaire, installation de la Direction Générale de la Sécurité Intérieure (DGSI), reconquête des berges de Seine, création d?un itinéraire fluvial reliant la ville à la Défense, rénovation urbaine à haute qualité environnementale et sociale, rénovation du stade Bauer.
C?est aussi 40 entreprises de plus de 50 salariés, rassemblées sur 4,5 km2, qui génèrent à elles seules 600 milliards d?euros de chiffre d?affaires (SAMSUNG, TESLA, EIFFAGE, NEXITY?), ce qui structure également le rôle moteur de Saint-Ouen dans la dynamique métropolitaine, et forme un vivier très attractif pour les startups et les filières d?excellence. Son marché aux Puces, premier marché mondial d?antiquités et d?art, lui offre par ailleurs, un rayonnement international, qui la classe parmi les dix premiers sites touristiques français, avec ses 5 millions de visiteurs par an.
C?est au c?ur de cet écosystème unique, qui favorise l?innovation et l?émergence de talents, que Saint-Ouen, attachée à son histoire et ses valeurs populaires, écrit la ville du progrès partagé.
Saint-Ouen-sur-Seine, ville de 51 547 habitants, est au c?ur de la Métropole avec l?arrivée récente de la ligne 14 du métro et ses nombreux projets emblématiques : Village des JO 2024, Grand hôpital universitaire, installation de la Direction Générale de la Sécurité Intérieure (DGSI), reconquête des berges de Seine, création d?un itinéraire fluvial reliant la ville à la Défense, rénovation urbaine à haute qualité environnementale et sociale, rénovation du stade Bauer.
C?est aussi 40 entreprises de plus de 50 salariés, rassemblées sur 4,5 km2, qui génèrent à elles seules 600 milliards d?euros de chiffre d?affaires (SAMSUNG, TESLA, EIFFAGE, NEXITY?), ce qui structure également le rôle moteur de Saint-Ouen dans la dynamique métropolitaine, et forme un vivier très attractif pour les startups et les filières d?excellence. Son marché aux Puces, premier marché mondial d?antiquités et d?art, lui offre par ailleurs, un rayonnement international, qui la classe parmi les dix premiers sites touristiques français, avec ses 5 millions de visiteurs par an.
C?est au c?ur de cet écosystème unique, qui favorise l?innovation et l?émergence de talents, que Saint-Ouen, attachée à son histoire et ses valeurs populaires, écrit la ville du progrès partagé.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
7 Place de la République, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Saint-Ouen-sur-Seine, ville de 51?547 habitants, est au coeur de la Métropole avec l'arrivée récente de la ligne 14 du métro et ses nombreux projets emblématiques : Village des JO 2024, Grand hôpital universitaire, installation de la Direction Générale de la Sécurité Intérieure (DGSI), reconquête des berges de Seine, création d'un itinéraire fluvial reliant la ville à la Défense, rénovation urbaine à haute qualité environnementale et sociale, rénovation du stade Bauer.
Le service dans le cadre de sa restructuration a besoin de ce poste afin d'assurer toutes missions d'ordre administratif et de gestion des partenariats et de seconder la responsable du pôle dans l'ensemble de ses missions.
Avec un service générant beaucoup d'actes administratifs et ayant engagé beaucoup de nouveaux partenariats, il est nécessaire de renforcer les effectifs du service.
Cela permettra de dégager le temps nécessaire à la responsable du Pôle Partenariats et ressources pour se concentrer sur les missions premières du service telles que le renforcement des partenariats, l'accompagnement de la mission cinéma, le développement des marques et de l'image de la ville à travers cela, ou le nécessaire travail d'appui et ressources pour les missions connexes du service communication.
Le service dans le cadre de sa restructuration a besoin de ce poste afin d'assurer toutes missions d'ordre administratif et de gestion des partenariats et de seconder la responsable du pôle dans l'ensemble de ses missions.
Avec un service générant beaucoup d'actes administratifs et ayant engagé beaucoup de nouveaux partenariats, il est nécessaire de renforcer les effectifs du service.
Cela permettra de dégager le temps nécessaire à la responsable du Pôle Partenariats et ressources pour se concentrer sur les missions premières du service telles que le renforcement des partenariats, l'accompagnement de la mission cinéma, le développement des marques et de l'image de la ville à travers cela, ou le nécessaire travail d'appui et ressources pour les missions connexes du service communication.
Missions / conditions d'exercice
L'adjoint(e) recruté aura pour mission :
Placé sous l'autorité de la responsable du pôle Partenariats et ressources et sous la vigilance de la directrice de la communication, l'adjoint/e administratif/ve, Ressources & Partenariats aura pour mission d'assurer la gestion administrative en l'absence de la responsable de pôle, d'en assurer le relais et le complément et de veiller à l'organisation de l'agenda du pôle. Elle assistera la responsable du pôle dans la mise en place d'une stratégie de partenariats et de développement de la marque ainsi que dans toutes relations avec les services et les partenaires. Elle apportera également son soutien à la mission cinéma en assumant une part des relations avec les professionnels lorsque cela s'avérera nécessaire.
L'adjoint/e administratif/ve, Ressources & Partenariats pourra en cas de nécessité assurer l'encadrement du ou des agents qui pourraient être placés sous sa responsabilité.
Elle assurera la bonne information, la formation et la mise en oeuvre des procédures en interne au sein de la direction dans son domaine de compétence.
LES PROPOSITIONS pour la mise en oeuvre :
Fonctions organisationnelles (en lien avec son domaine de compétence)
- Participe à la définition des orientations stratégiques de la direction.
- S'assure du respect des délais dans le suivi administratif.
- Met en place et anime l'organisation interne et si nécessaire, la formation de l'éventuel agent placé sous sa responsabilité et accompagne, oriente, vérifie la bonne réalisation des actions de cet agent
- Assure et constitue l'interface entre la responsable du pôle partenariat et ressources et la directrice de la communication et prépare les dossiers à l'attention des services.
Partenariats
- Veille sur les partenaires potentiels et émet des propositions de nouveaux partenariats dans le cadre de l'urbanisme transitoire.
- Recherche de mécènes et partenaires.
- Conception et pilotage de la stratégie partenariale et de levée de fonds privés
- Création et mise à jour d'un dossier de partenariats.
- Gestion du calendrier des partenariats et de la pertinence des partenariats en fonction de l'actualité municipale.
- Rédaction des éventuels contrats.
- Contrôle du respect des règles contractuelles et relations avec les services juridiques et financiers de la ville pour la mise en oeuvre des bonnes pratiques.
- Prise de contact et négociations avec les partenaires.
- Gestion des relations partenaires, animation, fidélisation et communication.
- Bilan des partenariats et analyse des retombées pour la ville et valorisation du retour sur image pour les partenaires.
- Imaginer et mettre en oeuvre les actions de communication nécessaires à la mise en valeur des actions de partenariats.
Suivi administratif
- Seconde la responsable du pôle dans tous les aspects rédactionnels et de secrétariat.
- Seconde la responsable du pôle pour certaines réunions.
- Coordonne la rédaction des actes administratifs avec la responsable administrative et financière du service.
- Prend en charge la rédaction des actes générés par le service (contrats de partenariats, compte rendus, demandes...)
- Établit et actualise le rétro planning des documents administratifs à élaborer au regard des opérations programmées et des échéanciers contractuels.
- Rédige ou aide à la rédaction des documents contractuels en lien avec les responsables sectoriels
- S'assure du bon suivi des actes administratifs (délibérations, décisions du maire)
- S'assure de la bonne mise en place administrative des marques, de leur dépôt auprès de l'INPI et de tout le suivi administratif et financier découlant de la création de marques et d'objets marketing attachés.
- Gère le calendrier de la responsable de pôle
- Assure un tri des affaires courantes afin de soulager la responsable du pôle et lui permettre de se concentrer sur ses missions de développement.
- Effectue la gestion des mails et le traitement des demandes au vu d'une répartition du travail avec la responsable du pôle.
- Assure la continuité de fonctionnement du pôle en l'absence ou en renfort de la responsable du pôle.
- Assure toutes missions jugées utiles pour le service.
Autres : Marketing, cinéma...
- Suivi du dépôt de marque et du développement de l'activité marketing.
- Complète l'équipe dans la gestion du bureau d'accueil des tournages.
Placé sous l'autorité de la responsable du pôle Partenariats et ressources et sous la vigilance de la directrice de la communication, l'adjoint/e administratif/ve, Ressources & Partenariats aura pour mission d'assurer la gestion administrative en l'absence de la responsable de pôle, d'en assurer le relais et le complément et de veiller à l'organisation de l'agenda du pôle. Elle assistera la responsable du pôle dans la mise en place d'une stratégie de partenariats et de développement de la marque ainsi que dans toutes relations avec les services et les partenaires. Elle apportera également son soutien à la mission cinéma en assumant une part des relations avec les professionnels lorsque cela s'avérera nécessaire.
L'adjoint/e administratif/ve, Ressources & Partenariats pourra en cas de nécessité assurer l'encadrement du ou des agents qui pourraient être placés sous sa responsabilité.
Elle assurera la bonne information, la formation et la mise en oeuvre des procédures en interne au sein de la direction dans son domaine de compétence.
LES PROPOSITIONS pour la mise en oeuvre :
Fonctions organisationnelles (en lien avec son domaine de compétence)
- Participe à la définition des orientations stratégiques de la direction.
- S'assure du respect des délais dans le suivi administratif.
- Met en place et anime l'organisation interne et si nécessaire, la formation de l'éventuel agent placé sous sa responsabilité et accompagne, oriente, vérifie la bonne réalisation des actions de cet agent
- Assure et constitue l'interface entre la responsable du pôle partenariat et ressources et la directrice de la communication et prépare les dossiers à l'attention des services.
Partenariats
- Veille sur les partenaires potentiels et émet des propositions de nouveaux partenariats dans le cadre de l'urbanisme transitoire.
- Recherche de mécènes et partenaires.
- Conception et pilotage de la stratégie partenariale et de levée de fonds privés
- Création et mise à jour d'un dossier de partenariats.
- Gestion du calendrier des partenariats et de la pertinence des partenariats en fonction de l'actualité municipale.
- Rédaction des éventuels contrats.
- Contrôle du respect des règles contractuelles et relations avec les services juridiques et financiers de la ville pour la mise en oeuvre des bonnes pratiques.
- Prise de contact et négociations avec les partenaires.
- Gestion des relations partenaires, animation, fidélisation et communication.
- Bilan des partenariats et analyse des retombées pour la ville et valorisation du retour sur image pour les partenaires.
- Imaginer et mettre en oeuvre les actions de communication nécessaires à la mise en valeur des actions de partenariats.
Suivi administratif
- Seconde la responsable du pôle dans tous les aspects rédactionnels et de secrétariat.
- Seconde la responsable du pôle pour certaines réunions.
- Coordonne la rédaction des actes administratifs avec la responsable administrative et financière du service.
- Prend en charge la rédaction des actes générés par le service (contrats de partenariats, compte rendus, demandes...)
- Établit et actualise le rétro planning des documents administratifs à élaborer au regard des opérations programmées et des échéanciers contractuels.
- Rédige ou aide à la rédaction des documents contractuels en lien avec les responsables sectoriels
- S'assure du bon suivi des actes administratifs (délibérations, décisions du maire)
- S'assure de la bonne mise en place administrative des marques, de leur dépôt auprès de l'INPI et de tout le suivi administratif et financier découlant de la création de marques et d'objets marketing attachés.
- Gère le calendrier de la responsable de pôle
- Assure un tri des affaires courantes afin de soulager la responsable du pôle et lui permettre de se concentrer sur ses missions de développement.
- Effectue la gestion des mails et le traitement des demandes au vu d'une répartition du travail avec la responsable du pôle.
- Assure la continuité de fonctionnement du pôle en l'absence ou en renfort de la responsable du pôle.
- Assure toutes missions jugées utiles pour le service.
Autres : Marketing, cinéma...
- Suivi du dépôt de marque et du développement de l'activité marketing.
- Complète l'équipe dans la gestion du bureau d'accueil des tournages.
Profils recherchés
Le profil recherché:
- Avoir des connaissances sur le statut de la fonction publique territoriale
- Être au fait des règles de base de la commande publique
- Connaître les finances publiques et la comptabilité
- Maîtriserl'utilisation des outils informatiques et bureautiques, et les règles de rédaction administrative
- Faire preuve d'autorité et d'arbitrage
- Travailler en transversalité
- Avoir des connaissances sur le statut de la fonction publique territoriale
- Être au fait des règles de base de la commande publique
- Connaître les finances publiques et la comptabilité
- Maîtriserl'utilisation des outils informatiques et bureautiques, et les règles de rédaction administrative
- Faire preuve d'autorité et d'arbitrage
- Travailler en transversalité
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.