Assistant administratif (h/f) - P 2023 11 350
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Offre n° O093231101275312
Publiée le 30/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
A proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants, composé des villes d'Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L'Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Elles sont fédérées autour d'un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, maisons de l'emploi...).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
21, avenue Jules-Rimet, Saint-Denis (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
29/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Directrice de l'Aménagement et de la Programmation Urbaine, l'assistant.e administratif.ve contribue au bon fonctionnement des activités administratives de la Direction par son implication et sa participation à la dynamique collective en termes d'accueil, d'organisation et de gestion administrative.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
I/ Accueil physique et téléphonique
Accueillir, informer et orienter les partenaires internes et externes
Utiliser les outils d'accueil et d'information (répertoire, fichier d'adresses, prise de messages,...)
Relever et relayer les demandes au bon interlocuteur selon le projet concerné
Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur degré d'urgence ou de priorité
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, assurer leur transmission et prendre les messages
II/ Planification et suivi administratif
Tenir à jour des plannings, suivre des agendas dématérialisés (Outlook)
Organiser des rendez-vous pour plusieurs interlocuteurs en fonction des priorités
Alerter sur les conflits d'agendas
Réaliser la préparation matérielle des réunions, comités de pilotage et des comités techniques (réservation de salle, convocation des participants, préparation et transmission de documents, de matériel, etc.)
Gérer les fournitures administratives et consommables informatiques 06/2021
Préparer le passage des rapports dans les instances suivant les consignes reçues (mise en page, préparation des dossiers papier, transmission sur Airsdélib)
Récupérer sur Airsdélib' les arrêtés, les délibérations et les conventions et assurer leur suivi
Participer/ contribuer à la gestion administrative des marchés publics (enregistrement des factures, récupération des pièces marchés)
III/ Traitement administratif des dossiers
Participer à la dynamique de la Direction en assistant aux réunions de direction, et en établissant des relevés de décision
Prendre connaissance des projets pour une gestion administrative articulée avec l'équipe de la direction
Veiller à la bonne mise en forme des courriers, notes et rapports en respectant la charte graphique
Traiter la réception et l'envoi des courriers entrants et sortants
Recevoir, transmettre, traiter les courriels selon les consignes, et/ou en fonction des priorités et des urgences
Préparer les parapheurs et suivre leur retour
IV/ Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Assurer une gestion optimisée des dossiers informatiques (fichier partenaires, fichier factures...)
Diffuser et assurer la circulation des informations par les moyens appropriés (affichage, scan, communication numérique)
Renseigner et actualiser des listes, des répertoires, les tableaux de bord et tableaux de congés
Contribuer à l'archivage des documents administratifs du service Activités occasionnelles
Contribuer à la continuité du service en l'absence des autres assistant.e.s administratif.ve.s
I/ Accueil physique et téléphonique
Accueillir, informer et orienter les partenaires internes et externes
Utiliser les outils d'accueil et d'information (répertoire, fichier d'adresses, prise de messages,...)
Relever et relayer les demandes au bon interlocuteur selon le projet concerné
Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur degré d'urgence ou de priorité
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, assurer leur transmission et prendre les messages
II/ Planification et suivi administratif
Tenir à jour des plannings, suivre des agendas dématérialisés (Outlook)
Organiser des rendez-vous pour plusieurs interlocuteurs en fonction des priorités
Alerter sur les conflits d'agendas
Réaliser la préparation matérielle des réunions, comités de pilotage et des comités techniques (réservation de salle, convocation des participants, préparation et transmission de documents, de matériel, etc.)
Gérer les fournitures administratives et consommables informatiques 06/2021
Préparer le passage des rapports dans les instances suivant les consignes reçues (mise en page, préparation des dossiers papier, transmission sur Airsdélib)
Récupérer sur Airsdélib' les arrêtés, les délibérations et les conventions et assurer leur suivi
Participer/ contribuer à la gestion administrative des marchés publics (enregistrement des factures, récupération des pièces marchés)
III/ Traitement administratif des dossiers
Participer à la dynamique de la Direction en assistant aux réunions de direction, et en établissant des relevés de décision
Prendre connaissance des projets pour une gestion administrative articulée avec l'équipe de la direction
Veiller à la bonne mise en forme des courriers, notes et rapports en respectant la charte graphique
Traiter la réception et l'envoi des courriers entrants et sortants
Recevoir, transmettre, traiter les courriels selon les consignes, et/ou en fonction des priorités et des urgences
Préparer les parapheurs et suivre leur retour
IV/ Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Assurer une gestion optimisée des dossiers informatiques (fichier partenaires, fichier factures...)
Diffuser et assurer la circulation des informations par les moyens appropriés (affichage, scan, communication numérique)
Renseigner et actualiser des listes, des répertoires, les tableaux de bord et tableaux de congés
Contribuer à l'archivage des documents administratifs du service Activités occasionnelles
Contribuer à la continuité du service en l'absence des autres assistant.e.s administratif.ve.s
Profils recherchés
Savoirs
Connaissance de l'environnement professionnel
Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
Expérience souhaitée en gestion administrative
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques et numériques
Capacités rédactionnelles
Savoir-être
Sens de l'organisation
Sens du service public
Capacités relationnelles
Esprit d'équipe
Rigueur professionnelle
Sens de l'initiative
Niveau d'étude : BAC
Spécialité : Administration et/ou Secrétariat
Expérience souhaitée : Expérience d'au moins 1 an dans un poste similaire, de préférence dans une collectivité locale ou une institution publique.
Autres informations / Contraintes du poste
Temps complet : quotité de travail annuel 1607 heures
Tâches télétravaillables : partiellement
Connaissance de l'environnement professionnel
Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
Expérience souhaitée en gestion administrative
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques et numériques
Capacités rédactionnelles
Savoir-être
Sens de l'organisation
Sens du service public
Capacités relationnelles
Esprit d'équipe
Rigueur professionnelle
Sens de l'initiative
Niveau d'étude : BAC
Spécialité : Administration et/ou Secrétariat
Expérience souhaitée : Expérience d'au moins 1 an dans un poste similaire, de préférence dans une collectivité locale ou une institution publique.
Autres informations / Contraintes du poste
Temps complet : quotité de travail annuel 1607 heures
Tâches télétravaillables : partiellement
Contact et modalités de candidature
Contact
0155934922
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation https://plainecommune.fr/index.php?id=1290&idDiffusion=265113876
Monsieur le Président
21, avenue Jules-Rimet
93218 LA PLAINE ST DENIS CEDEX
Monsieur le Président
21, avenue Jules-Rimet
93218 LA PLAINE ST DENIS CEDEX
Lien de candidature
https://plainecommune.fr/index.php?id=1290&idDiffusion=265113876 https://plainecommune.fr/index.php?id=1290&idDiffusion=147544962
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.