Sous la responsabilité du responsable d’exploitation et maintenance, l’assistante administrative réalise des missions de saisie, de rédaction et de secrétariat, dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires

- Elle effectue des missions administratives selon les consignes demandées par le responsable d’exploitation offices (tableaux de suivis, courriers, mails, compte-rendu, relevés de décisions…)
- Elle enregistre les demandes d’interventions émanant des sites de restauration (scolaires, foyers et crèches) et les transmet selon leur nature aux prestataires concernés (ville ou externe)
- Elle suit également les demandes de maintenance prévisionnelle ou curative pour la cuisine
- Elle assure un suivi sur un tableau de bord et réalise les relances le cas échéant.
- Elle demande et contrôle les devis puis, après service fait, en lien avec son responsable, valide les factures en traitement par la secrétaire comptable
- Elle sollicite l’agent de maintenance pour établir des pré-diagnostics avant sollicitation d’entreprise externe
- Elle effectue l’interface avec les services patrimoine et régie bâtiment de la Ville
- Elle participe à la rédaction des cahiers des charges relatifs à cette activité
- Elle conçoit et/ou met à jour tous les tableaux de bords et indicateurs nécessaires au suivi et au pilotage de l’activité.
- Elle veille que tout prestataire extérieur s’enregistre lors de sa venue à la cuisine, que le registre de sécurité soit rempli le cas échéant.
- Elle s’assure à ce que tout intervenant (prestataire ou agent Ville) respecte les règles d’hygiène appliquées au sein de la Cuisine Centrale ou des offices (port du masque, de la charlotte, des sur-chaussures, de la sur-blouse…)
- En cas de nécessité, l’assistante administrative pourra pallier l’absence de l’agent d’accueil à savoir :
• Saisie des effectifs
• Tenue du standard,
• Saisie sur « Fusion »
- Doit rendre compte quotidiennement à son responsable et être force de propositions

Connaissances requises (savoirs) :
 Connaissance Maitrise des outils bureautiques indispensable
 Connaissance des équipements en restauration collective et des termes techniques
 Capacité à organiser son travail
Compétences techniques requises (savoir-faire) :
 Savoir rédiger des courriers et notes adaptés aux différentes situations
Compétences relationnelles (savoir-être) :
 Aptitude à la polyvalence.
 Savoir travailler en équipe.
 Etre organisé et méthodique
 Être dynamique.
 Avoir le sens des responsabilités et du service public.
 Être réactif face aux évènements imprévus.
• Dans un poste identique : 2 ans
6 - CONDITIONS D’ACCÈS
• Diplôme(s):
• Catégorie hiérarchiques (A, B ou C) : C
• Grade cible : Adjoint administratif / Adjoint technique