Assistant administratif (h/f)
Offre n° O093240402000551
Publiée le 02/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 35 000 habitants, surclassée à la strate 40 000 - 80 000 hab. au titre de la politique de la ville. Pôle de Développement de l'Aéroport Roissy Charles-de-Gaulle, avec de grands projets structurants, au cœur de la métropole du Grand Paris et du nouveau réseau Grand Paris Express. A 30 mn du cœur de Paris par le RER B. Une ville moderne, citoyenne, solidaire et nature, dont le dynamisme économique, associatif, sportif et culturel rayonne à l'échelle régionale.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
TREMBLAY EN FRANCE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
01/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein du service Population, sous l’autorité de la cheffe de service Population, vous aurez pour principales missions d’effectuer l’accueil du public et la gestion administrative.
Missions / conditions d'exercice
- Accueil et renseignements téléphoniques du public, prise de rendez-vous pour les cartes nationales d’identité et passeports, tenue de guichets (instruction des dossiers d’état civil).
- Gestion et suivi des dossiers de cartes nationales d’identité et de passeports.
- Gestion et suivi des activités incombant au service en matière d’Etat Civil :
Avis de mention, reconnaissances, changements de nom, livrets de famille, inscriptions électorales, recensement militaire, préparation des documents à certifier et/ ou à légaliser, réponses aux demandes d’acte d’état civil par courrier ou par COMEDEC.
- Préparation et suivi des dossiers de mariage et de PACS :
Accueil et renseignements des futurs époux et vérification du dossier pour organisation éventuelle d’une audition, planification du mariage, établissement, transmission et affichage des actes, assistance aux élus lors de la célébration des mariages.
- Réalisation de tâches de gestion et de suivi administratif au sein du service ainsi que de tâches de secrétariat :
• Mise en signature de courriers départs et arrivés
• Réalisation de travaux de bureautique
• Tri/classement et archivage des documents et des actes administratifs
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs, exécution et suivi des procédures et des actes administratifs
Activités accessoires :
- Participer aux cérémonies de mariage en assistant l’officier d’état civil dans leur tenue et leur organisation administrative et juridique.
- Permanences exceptionnelles au cimetière.
- Pics d’activités aux élections (appel au volontariat).
Spécificités liées au poste :
- Horaires de service fixés par le responsable hiérarchique en fonction des nécessités de service : 8h30-12h / 13h-16h30 ou 9h-12h / 13h-17h
- Permanence par roulement les samedis matin de 8h30 à 12h et permanences le samedis après-midis de 13h45 à 18h (au plus tard). Chaque permanence effectuée pour les samedis après-midis est récupérée durant la semaine précédant celle-ci.
- Tenue vestimentaire décente et correcte adaptée à l’accueil du public et à l’évènement auquel l’agent participe (mariages).
- Etre polyvalent (disposer des connaissances et des capacités suffisantes pour exercer à tout moment toutes les missions incombant au service)
- Chaque agent est titulaire d’un arrêté du maire portant délégation des fonctions d’officier d’état civil.
- Gestion et suivi des dossiers de cartes nationales d’identité et de passeports.
- Gestion et suivi des activités incombant au service en matière d’Etat Civil :
Avis de mention, reconnaissances, changements de nom, livrets de famille, inscriptions électorales, recensement militaire, préparation des documents à certifier et/ ou à légaliser, réponses aux demandes d’acte d’état civil par courrier ou par COMEDEC.
- Préparation et suivi des dossiers de mariage et de PACS :
Accueil et renseignements des futurs époux et vérification du dossier pour organisation éventuelle d’une audition, planification du mariage, établissement, transmission et affichage des actes, assistance aux élus lors de la célébration des mariages.
- Réalisation de tâches de gestion et de suivi administratif au sein du service ainsi que de tâches de secrétariat :
• Mise en signature de courriers départs et arrivés
• Réalisation de travaux de bureautique
• Tri/classement et archivage des documents et des actes administratifs
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs, exécution et suivi des procédures et des actes administratifs
Activités accessoires :
- Participer aux cérémonies de mariage en assistant l’officier d’état civil dans leur tenue et leur organisation administrative et juridique.
- Permanences exceptionnelles au cimetière.
- Pics d’activités aux élections (appel au volontariat).
Spécificités liées au poste :
- Horaires de service fixés par le responsable hiérarchique en fonction des nécessités de service : 8h30-12h / 13h-16h30 ou 9h-12h / 13h-17h
- Permanence par roulement les samedis matin de 8h30 à 12h et permanences le samedis après-midis de 13h45 à 18h (au plus tard). Chaque permanence effectuée pour les samedis après-midis est récupérée durant la semaine précédant celle-ci.
- Tenue vestimentaire décente et correcte adaptée à l’accueil du public et à l’évènement auquel l’agent participe (mariages).
- Etre polyvalent (disposer des connaissances et des capacités suffisantes pour exercer à tout moment toutes les missions incombant au service)
- Chaque agent est titulaire d’un arrêté du maire portant délégation des fonctions d’officier d’état civil.
Profils recherchés
Votre profil :
Sens du service public indispensable.
Rigoureux(se), dynamique, souriant, vous avez le sens de l’organisation et savez faire preuve d’autonomie et de poly compétence.
Doté(e) d’un bon relationnel, vous savez travailler en équipe et en transversalité avec les services.
Compétences et formations requises :
- Bac
- Expérience confirmée sur poste similaire souhaitée
- Connaissance des logiciels de l’état civil (Mélodie, Adagio et Avenir) et bureautiques (pack office, Citrix, Airs Courrier…)
- Connaissance de la réglementation générale de l’Etat Civil
- Connaissance du Code Civil et des procédures à la préparation des mariages
- Connaissance du statut de la fonction publique
Sens du service public indispensable.
Rigoureux(se), dynamique, souriant, vous avez le sens de l’organisation et savez faire preuve d’autonomie et de poly compétence.
Doté(e) d’un bon relationnel, vous savez travailler en équipe et en transversalité avec les services.
Compétences et formations requises :
- Bac
- Expérience confirmée sur poste similaire souhaitée
- Connaissance des logiciels de l’état civil (Mélodie, Adagio et Avenir) et bureautiques (pack office, Citrix, Airs Courrier…)
- Connaissance de la réglementation générale de l’Etat Civil
- Connaissance du Code Civil et des procédures à la préparation des mariages
- Connaissance du statut de la fonction publique
Contact
Contact
0149637135
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
www.tremblay-en-france.fr/offres d'emplois/formulaire candidature
Monsieur le Maire
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.