Assistant administratif (h/f)
Offre n° O093240403001410
Publiée le 03/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine Saint Denis, la Ville de Villepinte, forte de ses 38 200 habitants, s'inscrit dans la dynamique de développement de la Métropole du Grand Paris, au sein de l'Etablissement Public Territorial Paris Terre d'Envol. Située au croisement des trois départements, Seine-Saint-Denis, Seine et Marne et Val d'Oise, notre collectivité est en pleine expansion économique autour de la zone Aérolians, du Parc International des Expositions de Villepinte et de l'aéroport international Roissy-Charles-de-Gaulle.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
VILLEPINTE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
05/05/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant temporairement suite à autres congés (congé ordinaire, congé maternité, CITIS...)
Durée de la mission
1 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Direction des Espaces V et de la Vie associative est composée des services Vie associative, location de salle et relations internationales et Espaces V. La direction se situe aux Espaces V – 1 Avenue Jean Fourgeaud
Sous l’autorité de la Directrice de la Vie associative, vous aurez la responsabilité du secrétariat général de la Direction.
Sous l’autorité de la Directrice de la Vie associative, vous aurez la responsabilité du secrétariat général de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Organisation de l’agenda de la Directrice
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la Directrice
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Prépare les dossiers administratifs pour les réunions et commissions
- Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus.
Mission 2 : Assurer le suivi du service en cas d’absence des collègues
- Traitement des demandes associatives et de location des salles par courriers et mails en cas d’absence des collègues
Mission 3 : Gestion financière du service
- Procéder aux encaissements des locations des salles
- Gestion de la régie
- Liquidation des dépenses dans le cadre des subventions
- Etablir des bons de commande
Mission 4 : Gestion RH
- Gestion des dossiers des agents du service (congés, astre, heures supplémentaires, plannings de travail)
Mission 5 : Gestion travaux interventions
- Gestion des demandes de travaux, interventions auprès des servie internes concernés
Faire le suivi des interventions en appuie de l’équipe des espaces V
Mission 6 : Divers
- Tri, classement, archivage des dossiers du service
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques de la Directrice
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Prépare les dossiers administratifs pour les réunions et commissions
- Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus.
Mission 2 : Assurer le suivi du service en cas d’absence des collègues
- Traitement des demandes associatives et de location des salles par courriers et mails en cas d’absence des collègues
Mission 3 : Gestion financière du service
- Procéder aux encaissements des locations des salles
- Gestion de la régie
- Liquidation des dépenses dans le cadre des subventions
- Etablir des bons de commande
Mission 4 : Gestion RH
- Gestion des dossiers des agents du service (congés, astre, heures supplémentaires, plannings de travail)
Mission 5 : Gestion travaux interventions
- Gestion des demandes de travaux, interventions auprès des servie internes concernés
Faire le suivi des interventions en appuie de l’équipe des espaces V
Mission 6 : Divers
- Tri, classement, archivage des dossiers du service
Profils recherchés
Savoirs :
Connaissance des procédures administratives et de la collectivité
Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook et Powerpoint, 3 Douest)
Savoirs faire:
Réceptionner les appels téléphoniques
Traiter les demandes
Savoir respecter les délais et les procédures
Réaliser des travaux de bureautique
Planifier les rendez-vous des élus de la Directrice en son absence
Réaliser des conventions, contrats
Réaliser des arrêtés
Trier, classer et archiver les documents
Gestion informatique des dossiers administratifs
Aisance rédactionnelle
Savoirs faire comportementaux :
Capacité de travailler en équipe
Discrétion et confidentialité
Sens de l’organisation
Sens de l’écoute et du dialogue
Rigueur, autonomie, esprit d’initiative
Connaissance des procédures administratives et de la collectivité
Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook et Powerpoint, 3 Douest)
Savoirs faire:
Réceptionner les appels téléphoniques
Traiter les demandes
Savoir respecter les délais et les procédures
Réaliser des travaux de bureautique
Planifier les rendez-vous des élus de la Directrice en son absence
Réaliser des conventions, contrats
Réaliser des arrêtés
Trier, classer et archiver les documents
Gestion informatique des dossiers administratifs
Aisance rédactionnelle
Savoirs faire comportementaux :
Capacité de travailler en équipe
Discrétion et confidentialité
Sens de l’organisation
Sens de l’écoute et du dialogue
Rigueur, autonomie, esprit d’initiative
Contact
Contact
0141525300
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire
Mairie, place de l'Hôtel de Ville
93420 VILLEPINTE
ou par courriel : courrier@ville-villepinte.fr
Rémunération statutaire, 39 heures/semaine avec 23 jours de RTT, prime annuelle + indemnité de fonctions, de sujétions et d'expertise (IFSE) + complément indemnitaire annuel (CIA).
Madame le Maire
Mairie, place de l'Hôtel de Ville
93420 VILLEPINTE
ou par courriel : courrier@ville-villepinte.fr
Rémunération statutaire, 39 heures/semaine avec 23 jours de RTT, prime annuelle + indemnité de fonctions, de sujétions et d'expertise (IFSE) + complément indemnitaire annuel (CIA).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.