Sous l’autorité hiérarchique du Responsable du Service Actions à la Population, votre mission principale sera d’instruire tout document administratif lié à la situation administrative d’un usager sur plusieurs sites (Hôtel de ville et mairies annexes).

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Activités principales – Hôtel de ville :

- Instruire les dossiers de mariages, naissances, reconnaissances, décès puis établir les actes d’état civil qui en découlent. Signer ces actes
- Mettre à jour les actes d’état civil et tenir les registres
- Instruire les dossiers de demandes d’attestations d’accueil, de PACS, de changement de prénom sur rendez-vous
- Préparer et participer aux célébrations (mariages, baptêmes, noces d’or)
- Traiter et enregistrer les demandes de titres d’identité : apprécier les demandes au regard des documents fournis
- Contrôler l’authenticité des documents fournis dans le cadre de toutes les démarches réalisée dans le service
- Réceptionner et vérifier les demandes d’inscriptions électorales
- Accueillir et renseigner le public au guichet et au téléphone tout en respectant les indicateurs de la certification Qualivilles (qualité d’accueil, temps d’attente, respect des délais…)
- Établir et délivrer des certificats de vie, d’hérédité, de changement de résidence et attestations de domicile
- Saisir des données d’état civil sur informatique et rédiger des courriers

Activités principales – Mairies annexes :

- Accueillir et renseigner les usagers
- Établir, analyser et suivre des dossiers d’état civil, scolaire, sénior et sociaux sous format papier et informatique
- Inscrire les usagers aux différentes activités du service séniors et périscolaires
- Contrôler et délivrer des documents d’état civil
- Réaliser des calculs (quotient familial, calcul de ressources…)
- Tenir une régie de recette
- Enregistrer, diffuser et traiter le courrier
- Réaliser les statistiques de fréquentation des différentes mairies annexes

Spécificités :

- Rédiger et traiter différents courriers et mails en lien avec les dossiers du service
- Transmettre des documents, courriers et informations aux différentes administrations partenaires (autres mairies, préfecture, tribunal)
- Classer et archiver des documents
- Suivre les recueils de dossiers de passeports et cartes d’identité
- Détruire les titres d’identité
- Délivrer des copies d’actes demandées par Internet ou COMEDEC

Conditions particulières d’exercice :

- Travail le samedi matin
- Un jour de repos dans la semaine
- Permanences le samedi après-midi par roulement : célébration des cérémonies

Profil et compétences requises :

- Expérience administrative et d’accueil souhaitée
- Contact permanent avec le public

Connaissances :

- Droit de la famille, droit des étrangers, droit des personnes
- Législation sur les débits de boissons et sur le recensement citoyen
- Connaissances juridiques de base dans les secteurs : aide sociale légale et facultative, éducation, habitat, 3ème âge
- Organisation des services municipaux
- Environnement territorial

Compétences techniques ou savoir-faire :

- Accueillir, communiquer
- Récolter et recueillir des informations confidentielles
- Appliquer des procédures
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels Logitud, Word, Internet
- Gérer des situations conflictuelles
- Gestion d’une régie
- Délégation de signature

Aptitudes :

- Discrétion professionnelle
- Capacités relationnelles
- Capacité d’adaptation
- Rigueur