Vous intervenez en appui des activités de la direction des affaires juridiques, des assemblées et de la commande publique.

A ce titre, vous aurez pour principales missions :

Secrétariat de la direction

 Gestion de l’agenda de la direction
 Accueil, information et orientation
 Gestion du courrier
 Saisie, mise en forme de divers documents (courriers, rapports, convocations...), reproduction et/ou scan avant diffusion
 Saisie et mise à jour des bases de données utilisées
 Constitution et préparation de dossiers
 Lien avec la direction générale et les autres directions
 Réalisation de mailing
 Gestion des demandes de réservation de salle
 Invitations à des visioconférences

Suivi des activités de la direction

 Tenir les tableaux de bord des activités (indicateurs)
 Tenir le tableau de bord des congés et des jours de télétravail de la direction
 Tenir le registre des courriers entrants et sortants de la direction
 Participation aux réunions de la direction et rédaction de comptes rendus
 Déclarations ponctuelles d’assurances



Actes et réalisation d’actes administratifs

 Télétransmission des actes administratifs en Préfecture et publication
 Compilation des actes
 Mise en recueil, en registre et leur archivage
 Mise à jour du registre des délibérations, des décisions et arrêtés
 Rédaction de certains actes administratifs (décisions, arrêtés, délibérations)

Protection fonctionnelle et du budget

 Suivi de l’exécution de la protection fonctionnelle des agents et des élus en lien direct avec la directrice
 Rédaction de tableaux de suivi
 Emission des bons de commande de la direction et des services
 Rapprochement des engagements
 Paiement de factures

Connaissances :

Maitrise de la bureautique : connaissance et pratiques des logiciels de traitement de texte et tableur, des outils internet et messagerie électronique
Bonne connaissance de l’environnement juridique des collectivités territoriales
Instances et processus de décision de la collectivité
Tenue des tableaux de bord

Savoir-faire méthodologique et technique :

Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse
Accueillir et renseigner
Rigueur, concentration et disponibilité

Savoir-faire comportemental :

Goût du travail en équipe, bon relationnel
Discrétion
Sens de l’organisation et capacité à travailler dans l’urgence si nécessaire