Gestionnaire du secrétariat général et des assemblées (h/f)

Offre n° O093240517000929
Publiée le 17/05/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
Clichy-sous-Bois
Mairie, place du 11 novembre 1918
93390 CLICHY SOUS BOIS
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CLICHY SOUS BOIS
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
16/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
En lien avec les deux autres agents du Secrétariat Général, et sous l’autorité de la directrice des affaires juridiques, vous contribuez à la sécurisation juridique des actes, des procédures et des instances. Vous êtes garant de la diffusion de l’information par la bonne orientation des courriers entrants vers les services instructeurs. Enfin, vous assurez le bon fonctionnement administratif du Secrétariat Général au profit du Directeur Général des Services et de ses adjoints.
Missions / conditions d'exercice
Les missions du poste

• Gestion administrative des instances
• Préparation et gestion des séances des différentes instances (CM, BME, Commission Municipale, SIVU, CDSP, CCSPL)
• Administration du logiciel métier

• Sécurisation des actes administratifs et des procédures
• Contrôle et gestion des actes administratifs
• Rédaction d’actes administratifs
• Transmission des actes au contrôle de légalité
• Coordination et accompagnement des services dans la mise en œuvre des procédures.

• Secrétariat de direction
• Gestion des agendas du DGS et de ses adjoints
• Organisation et gestion des réunions internes à la collectivité (comité de direction, réunions de direction générale/coordination générale, séminaires…)
• Communication de l’information (interne et externe) aux services
• Gestion de l’accueil téléphonique et physique du service.

• Gestion du courrier
• Enregistrement et transmission des courriers aux services
• Suivi des réponses
• Administration fonctionnelle du logiciel courrier

• Gestion de la documentation
• Suivi des abonnements au sein de la Collectivité,
• Gestion des bons de commandes et de la facturation
• Recensement des besoins par direction.

• Activités connexes
• Formations des nouveaux arrivants aux logiciels métiers
Profils recherchés
Profil recherché
Connaissance de l’environnement territorial (partenaires de la commune, compétences des différents acteurs…)
Connaissance du fonctionnement institutionnel d’une commune (conseil municipal, délégations…)
Connaissance des règles de rédaction des actes administratifs (fond et forme)
Connaissance des procédures internes à la collectivité (traitement des actes, organisation des réunions internes…)
Classement, archivage.
Sens de l’organisation, méthodologie
Techniques de secrétariat
Compétences rédactionnelles (orthographe et syntaxe)
Maîtrise des outils informatiques et collaboratifs
Appétence pour le domaine juridique
Sens de la communication
Résistance au stress
Discrétion
Rigueur
Autonomie
Réactivité
Disponibilité
Capacité à gérer plusieurs missions de front, hiérarchisation des tâches

Contact

Contact
0143889604
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, place du 11 novembre 1918
93390 CLICHY SOUS BOIS
mail : recrutement@clichysousbois.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.