Missions :
Gestion du personnel titulaire et non titulaire : réalisation de travaux administratifs
• Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction et mettre à jour les principaux outils de suivis et les dossiers
• Recevoir, informer, conseiller les agents sur leurs droits et obligations et les orienter sur les services ressources compétents
• Constituer et assurer le suivi des dossiers de recrutement, d'avancement, de démissions, des absences du personnel en lien avec la direction des ressources humaines
• Gérer les demandes et les dossiers de formation des agents titulaires et des praticiens
• Gérer les cartes professionnels de santé en lien avec les conseils ordinaux et les professionnels de santé
• Gérer les nominations/ radiations des régisseurs en lien avec la direction générale et la trésorerie municipale
• Rédiger et dactylographier des courriers et des documents administratifs (note, compte-rendu...)
• Participer à la rédaction des conventions de stage
• Recenser, contrôler et communiquer les éléments variables de paie mensuels du personnel titulaire
• Transmettre à la direction des ressources humaines les relevés mensuels de présences des agents
• Assurer la continuité en l'absence de la direction administrative

Encadrement équipe entretien
• Encadrer et anime l’équipe des agents d’entretien sur les trois centres en lien avec les besoins des équipes soignantes
• Gérer les plannings (absences/congés) et organise le travail des agents
• Suivre les méthodes et le résultat des interventions quotidiennes du prestataire extérieur « entretien-ménage ». Il/Elle est l’interlocuteur.rice privilégié.e de ce prestataire au quotidien.

Gestion des stagiaires :
• Organiser les stages en lien avec la direction des ressources humaines, les services accueillant et les écoles
• Contrôler et transmettre les conventions de stage aux co-signataires
• Participer à l'encadrement et à la formation des stagiaires en qualité de tuteur de stage ou d'animateur
• Organiser et participer aux évaluations des stagiaires

Coordination de l'information
• Collaborer à la conception et à la rédaction de supports de communication
• Assurer l’interface avec la direction de la communication pour une mise à jour régulière des supports de communication au public sur les centres de santé
• Coordonner l'information de l'ensemble du personnel sur les trois centres de santé
• Accueillir (physiquement et téléphoniquement) des interlocuteurs internes et externes et des usagers
• Écouter, comprendre et rechercher une solution aux problèmes des patients et recueillir tous les éléments nécessaires aux réponses à leurs plaintes ou observations

Organisation des rendez-vous
• Gérer l'organisation et la logistique des réunions (élaboration des invitations, préparations des dossiers, réservation de salles, comptes rendus, ….)

Maintenance technique
• Transmettre les demandes de petites réparations et de maintenance courantes aux services techniques
• Organiser les rendez-vous de maintenance en lien avec les services techniques et les prestataires extérieurs
• Suivre la réalisation et la réception des petits travaux de réparation et de maintenance en lien avec les services