Assistant administratif (h/f)
Offre n° O093250408001274
Publiée le 08/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, Place de la Laïcité, Romainville (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Pôle Animations seniors est rattaché au CCAS (Centre Communal d’Action sociale), lui-même rattaché à la Direction Santé, Autonomie, Social. Il agit en matière de prévention et d’accès aux droits. Il propose au public retraité des actions de prévention collectives, constituées de temps de loisirs et de vie sociale.
Il est composé de 6 agent.e.s.
La direction comprend 4 pôles, 7 services et articule son action autour de :
• L’action sociale et les actions solidaires : le Pôle Solidarité (CCAS – Hôtel de Ville)
• L’accompagnement des personnes âgées : le Pôle Autonomie et le Pôle Animation (CCAS - Maison des Retraités)
• Le développement d’une politique handicap et santé mentale : la Mission Handicap et Santé Mentale (CCAS – Hôtel de Ville)
• La mise en œuvre d’une politique de santé publique : le Pôle Santé avec ses secteurs médical/paramédical, prévention et gestion administrative (CMS).
Placée sous l’autorité du. de la Responsable de service, l’Assistant.e administratif.ve assure la gestion administrative et comptable de son service afin d'en assurer le bon fonctionnement. Il ou elle concoure à la relation usagers afin de produire la meilleure qualité de service possible.
Il est composé de 6 agent.e.s.
La direction comprend 4 pôles, 7 services et articule son action autour de :
• L’action sociale et les actions solidaires : le Pôle Solidarité (CCAS – Hôtel de Ville)
• L’accompagnement des personnes âgées : le Pôle Autonomie et le Pôle Animation (CCAS - Maison des Retraités)
• Le développement d’une politique handicap et santé mentale : la Mission Handicap et Santé Mentale (CCAS – Hôtel de Ville)
• La mise en œuvre d’une politique de santé publique : le Pôle Santé avec ses secteurs médical/paramédical, prévention et gestion administrative (CMS).
Placée sous l’autorité du. de la Responsable de service, l’Assistant.e administratif.ve assure la gestion administrative et comptable de son service afin d'en assurer le bon fonctionnement. Il ou elle concoure à la relation usagers afin de produire la meilleure qualité de service possible.
Missions / conditions d'exercice
La Gestion administrative
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
• Gérer l’agenda du service dans le cadre des temps forts, et l’emploi du temps quotidien du responsable (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)
• Accueillir physiquement les usagers
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du responsable (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…), rédiger certains documents
• Etablir un classement cohérent
• Produire divers documents : courriers, notes, rapports, comptes-rendus de réunion
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne pour obtenir des éléments de communication (demandes de publications)
• Suivre les conventions, en lien avec l’assistant.e de direction
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Organiser la logistique des différents temps forts du service en externe à la structure (réservatioins de salles, de cars, ordre de mission, commande alimentaire, etc.), l’agent d’accueil intervenant quant à lui sur la logistique interne de la structure
La Gestion comptable
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer l’exécution budgétaire (production des bons de commande, rapprochement des factures, suivi du circuit hiérarchique de validation des documents budgétaires, etc.)
• En coopération avec les animateurs.trices, participer à l’inscription des usagers dans le logiciel métier, établir la facturation et l’enregistrement des paiements, tenir les régies qui lui sont confiées
• Participer à la résolution des anomalies et au développement du logiciel métier
• Participer à la préparation budgétaire, inscrire les demandes budgétaires dans le logiciel métier
• Tenue d’une régie (12 000 €)
Le soutien aux autres missions du Pôle
• Suppléer l’agent.e d’accueil du Pôle senior.e.s durant ses absences,
• Participer aux pics d’activités et dispositifs du CCAS, ainsi qu‘aux grands événements de la Ville
• Participation aux temps de réunion et à l’évolution de la qualité du service (réunions de secteur, réunion de service) ;
• Participation à la mission de « veille sanitaire et sociale » du service : passer les appels téléphoniques
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
• Gérer l’agenda du service dans le cadre des temps forts, et l’emploi du temps quotidien du responsable (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)
• Accueillir physiquement les usagers
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du responsable (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…), rédiger certains documents
• Etablir un classement cohérent
• Produire divers documents : courriers, notes, rapports, comptes-rendus de réunion
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne pour obtenir des éléments de communication (demandes de publications)
• Suivre les conventions, en lien avec l’assistant.e de direction
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Organiser la logistique des différents temps forts du service en externe à la structure (réservatioins de salles, de cars, ordre de mission, commande alimentaire, etc.), l’agent d’accueil intervenant quant à lui sur la logistique interne de la structure
La Gestion comptable
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer l’exécution budgétaire (production des bons de commande, rapprochement des factures, suivi du circuit hiérarchique de validation des documents budgétaires, etc.)
• En coopération avec les animateurs.trices, participer à l’inscription des usagers dans le logiciel métier, établir la facturation et l’enregistrement des paiements, tenir les régies qui lui sont confiées
• Participer à la résolution des anomalies et au développement du logiciel métier
• Participer à la préparation budgétaire, inscrire les demandes budgétaires dans le logiciel métier
• Tenue d’une régie (12 000 €)
Le soutien aux autres missions du Pôle
• Suppléer l’agent.e d’accueil du Pôle senior.e.s durant ses absences,
• Participer aux pics d’activités et dispositifs du CCAS, ainsi qu‘aux grands événements de la Ville
• Participation aux temps de réunion et à l’évolution de la qualité du service (réunions de secteur, réunion de service) ;
• Participation à la mission de « veille sanitaire et sociale » du service : passer les appels téléphoniques
Profils recherchés
• Connaissance des collectivités locales,
• Connaissance des dispositions légales et réglementaires dans le domaine du social et des dispositifs de droit commun (apprécié)
• Savoir rendre compte à son N+1
• Maîtriser l’outil informatique (word, excel, outlook, logiciel métier)
• Avoir des compétences en comptabilité
• Savoir rédiger et s’exprimer à l‘oral
• Savoir alerter et rendre compte à son N+1
• Permis B souhaité
• Respecter les règles de bientraitance et d’assistance aux personnes, des droits des personnes, de la déontologie et du secret professionnel,
• Maîtrise de l’approche de la relation avec le public fragile
• Avoir une bonne condition physique
• Être rigoureux.se et organisé.e
• Appétence pour le travail en équipe, ainsi que le partenariat
• Adaptabilité et sens du service public,
• Assurer un suivi statistique rigoureux de l’activité
• Nécessité de savoir adopter un comportement adapté aux situations conflictuelles avec les usagers
• Savoir prendre du recul
• Sens de la relation humaine, empathie et réactivité
• Rigueur, discrétion, disponibilité et dynamisme
• Connaissance des dispositions légales et réglementaires dans le domaine du social et des dispositifs de droit commun (apprécié)
• Savoir rendre compte à son N+1
• Maîtriser l’outil informatique (word, excel, outlook, logiciel métier)
• Avoir des compétences en comptabilité
• Savoir rédiger et s’exprimer à l‘oral
• Savoir alerter et rendre compte à son N+1
• Permis B souhaité
• Respecter les règles de bientraitance et d’assistance aux personnes, des droits des personnes, de la déontologie et du secret professionnel,
• Maîtrise de l’approche de la relation avec le public fragile
• Avoir une bonne condition physique
• Être rigoureux.se et organisé.e
• Appétence pour le travail en équipe, ainsi que le partenariat
• Adaptabilité et sens du service public,
• Assurer un suivi statistique rigoureux de l’activité
• Nécessité de savoir adopter un comportement adapté aux situations conflictuelles avec les usagers
• Savoir prendre du recul
• Sens de la relation humaine, empathie et réactivité
• Rigueur, discrétion, disponibilité et dynamisme
Contact et modalités de candidature
Contact
0149155560
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation par mail à votre.candidature@ville-romainville.fr
ou par courrier à l'attention de :
Monsieur le Maire
Hôtel de ville
Place de la Laïcité
93230 ROMAINVILLE
ou par courrier à l'attention de :
Monsieur le Maire
Hôtel de ville
Place de la Laïcité
93230 ROMAINVILLE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.