Secrétaire au sein du service activités des élus (h/f)
Offre n° O093250516001546
Publiée le 16/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 1 p. de l'Hôtel de Ville - BP 59, Villetaneuse (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
OBJECTIFS DU POSTE
Au sein du service organisation des activités des élus, il/elle assure en priorité l’accueil, l’orientation, les renseignements aux publics.
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
• Rattachement hiérarchique au responsable de l’organisation des activités des élus
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
• Les élus
• Ligne hiérarchique directe
• Les administrés
• L’ensemble des services municipaux
• L’ensemble des partenaires institutionnels
• Les partenaires associatifs
Au sein du service organisation des activités des élus, il/elle assure en priorité l’accueil, l’orientation, les renseignements aux publics.
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
• Rattachement hiérarchique au responsable de l’organisation des activités des élus
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
• Les élus
• Ligne hiérarchique directe
• Les administrés
• L’ensemble des services municipaux
• L’ensemble des partenaires institutionnels
• Les partenaires associatifs
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
• Assister la responsable du service : préparation et gestion de dossiers spécifiques
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des habitants et des différents interlocuteurs des élus
• Assurer le suivi administratif du service : gestion du courrier, suivi des plannings, gestion des dossiers, rédaction de notes de service, actes administratifs (délibération, décision, arrêté, convention), relations avec les partenaires
• Assurer les tâches administratives relatives à l'organisation des réunions et du fonctionnement du secrétariat des élus
• Etablir et mettre à jour les différents dossiers (tri, classement, enregistrement, expédition des dossiers…)
• Garantir la gestion du courrier « Arrivée »
• Participer à l'enregistrement du courrier « Arrivée » de la mairie et en garantir sa gestion dans le respect des procédures internes
CONDITIONS D’EXERCICE
• Poste à temps complet : 35 heures 30 hebdomadaires avec RTT (3 jours/an) : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 (17h30 le lundi). Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et récupérables.
• Absences et congés à planifier en alternance avec la Responsable
• Prévention médicale requise :
Travail sur écran informatique (80% du temps).
• Assister la responsable du service : préparation et gestion de dossiers spécifiques
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des habitants et des différents interlocuteurs des élus
• Assurer le suivi administratif du service : gestion du courrier, suivi des plannings, gestion des dossiers, rédaction de notes de service, actes administratifs (délibération, décision, arrêté, convention), relations avec les partenaires
• Assurer les tâches administratives relatives à l'organisation des réunions et du fonctionnement du secrétariat des élus
• Etablir et mettre à jour les différents dossiers (tri, classement, enregistrement, expédition des dossiers…)
• Garantir la gestion du courrier « Arrivée »
• Participer à l'enregistrement du courrier « Arrivée » de la mairie et en garantir sa gestion dans le respect des procédures internes
CONDITIONS D’EXERCICE
• Poste à temps complet : 35 heures 30 hebdomadaires avec RTT (3 jours/an) : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 (17h30 le lundi). Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et récupérables.
• Absences et congés à planifier en alternance avec la Responsable
• Prévention médicale requise :
Travail sur écran informatique (80% du temps).
Profils recherchés
SAVOIR-FAIRE REQUIS
• Sens de l’organisation, rigueur et maîtrise des délais.
• Sens du service public.
• Sens de l’écoute et de la réserve.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Qualité rédactionnelle.
• Connaissance du fonctionnement des instances municipales et des circuits de décision.
• Connaissance des procédures administratives (arrêté, décision, délibération, contrôle de légalité, convention…)
• Connaissance des règles de comptabilité publique, engagements comptables, etc.
• Capacité de travail en équipe.
EXPERIENCE CONSEILLEE POUR L’EXERCER
• Expérience souhaitée sur poste similaire.
• Formation niveau Bac secrétariat bureautique.
• Sens de l’organisation, rigueur et maîtrise des délais.
• Sens du service public.
• Sens de l’écoute et de la réserve.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Qualité rédactionnelle.
• Connaissance du fonctionnement des instances municipales et des circuits de décision.
• Connaissance des procédures administratives (arrêté, décision, délibération, contrôle de légalité, convention…)
• Connaissance des règles de comptabilité publique, engagements comptables, etc.
• Capacité de travail en équipe.
EXPERIENCE CONSEILLEE POUR L’EXERCER
• Expérience souhaitée sur poste similaire.
• Formation niveau Bac secrétariat bureautique.
Contact et modalités de candidature
Contact
0185573900
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 1 p. de l'Hôtel de Ville - BP 59
93430 VILLETANEUSE
drh@mairie-villetaneuse.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 1 p. de l'Hôtel de Ville - BP 59
93430 VILLETANEUSE
drh@mairie-villetaneuse.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.