Assistant Archives et Documentation (h/f)
Offre n° O093250715000246
Publiée le 15/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Gagny s'étend sur 6,83 kilomètres carrés, au sud-est de la Seine-Saint-Denis, en limite de la Seine-et-Marne. Sur les 40 communes du département, elle est placée au treizième rang pour sa superficie. Gagny s'étend sur 3,3 kilomètres du nord au sud et 4,4 kilomètres d'est en ouest. Implantée en partie sur le côteau bordant le plateau de l'ancienne forêt de Bondy (le plateau de Montfermeil) et en partie sur le bassin alluvial de la Marne, la ville de Gagny est entourée par 7 villes
Site web de l'employeur
Lieu de travail
66 Rue du Chemin de Fer, Gagny (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
13/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Responsable du Service Archives et Patrimoine, vous êtes en charge des missions administratives, archivistiques et de documentation qui incombent au service
Missions / conditions d'exercice
Missions administratives :
- Gestion des appels téléphoniques, des mails et des courriers ;
- Commandes des fournitures (bureautiques, matériel d’archives) ;
- Relation avec les prestataires, les éditeurs, les élus et les agents municipaux (dans le cadre d'une commande de prestation) ;
- Rédaction de documents administratifs (courriers, mails, tableaux…) ;
- Elaboration de tableau bord
- Traitement et suivi des demandes permettant le bon fonctionnement du service (technique, administratif, commandes...) ;
- Accueil, formation et encadrement de stagiaires.
Missions relatives aux archives :
- Participation à la collecte des archives : versements par les services communaux ;
- Conseils et faire respecter les procédures auprès des services communaux ;
- Classement et description des archives : tri, classement, inventaire et saisie dans le logiciel d'archives ;
- Communication des archives :
● accueil et informations du public (lecteurs, agents municipaux, élus, généalogistes, notaires, étudiants, particuliers, historiens, sociétés d’histoires, architectes…)
● recherches historiques, généalogiques et administratives ;
● lecture et retranscription d’actes anciens (à partir du XVII ème siècle)
● gestion des prêts : suivi des demandes, des retours et réintégration des documents dans le magasin d'archives ;
- Conservation des fonds d'archives dans le local archives : relevés de températures et d’hygrométrie ; contrôle d’accès aux personnes internes et externes, contacter les services compétents en cas de problèmes ;
- Participation aux actions de valorisation du patrimoine communal ;
- Gestion du logiciel d'archives : saisie d'inventaire et des demandes de communication.
Missions relatives à la documentation :
- Gestion des abonnements de périodiques et d'ouvrages des services (nouvelles adhésions, réabonnements, résiliations, relations avec les éditeurs) ;
- Gestion financière des abonnements de périodiques et d’ouvrages des services (devis, bons de commandes, bons d'engagement, facturation) ;
- Recherches documentaires ;
- Suivi du bulletinage (circulation des périodiques dans les services) ;
- Gestion de la documentation et des ouvrages du service archives (inventaire, conservation...) ;
- Constitution de dossiers documentaires thématiques.
Horaires, conditions de travail et contraintes :
- Temps complet - Temps de travail hebdomadaire : 37H00
- Contraintes : contact avec la poussière et ports de charges lourdes ponctuels
- Situé à la mairie annexe : 66 rue du chemin de Fer, Gagny
- Gestion des appels téléphoniques, des mails et des courriers ;
- Commandes des fournitures (bureautiques, matériel d’archives) ;
- Relation avec les prestataires, les éditeurs, les élus et les agents municipaux (dans le cadre d'une commande de prestation) ;
- Rédaction de documents administratifs (courriers, mails, tableaux…) ;
- Elaboration de tableau bord
- Traitement et suivi des demandes permettant le bon fonctionnement du service (technique, administratif, commandes...) ;
- Accueil, formation et encadrement de stagiaires.
Missions relatives aux archives :
- Participation à la collecte des archives : versements par les services communaux ;
- Conseils et faire respecter les procédures auprès des services communaux ;
- Classement et description des archives : tri, classement, inventaire et saisie dans le logiciel d'archives ;
- Communication des archives :
● accueil et informations du public (lecteurs, agents municipaux, élus, généalogistes, notaires, étudiants, particuliers, historiens, sociétés d’histoires, architectes…)
● recherches historiques, généalogiques et administratives ;
● lecture et retranscription d’actes anciens (à partir du XVII ème siècle)
● gestion des prêts : suivi des demandes, des retours et réintégration des documents dans le magasin d'archives ;
- Conservation des fonds d'archives dans le local archives : relevés de températures et d’hygrométrie ; contrôle d’accès aux personnes internes et externes, contacter les services compétents en cas de problèmes ;
- Participation aux actions de valorisation du patrimoine communal ;
- Gestion du logiciel d'archives : saisie d'inventaire et des demandes de communication.
Missions relatives à la documentation :
- Gestion des abonnements de périodiques et d'ouvrages des services (nouvelles adhésions, réabonnements, résiliations, relations avec les éditeurs) ;
- Gestion financière des abonnements de périodiques et d’ouvrages des services (devis, bons de commandes, bons d'engagement, facturation) ;
- Recherches documentaires ;
- Suivi du bulletinage (circulation des périodiques dans les services) ;
- Gestion de la documentation et des ouvrages du service archives (inventaire, conservation...) ;
- Constitution de dossiers documentaires thématiques.
Horaires, conditions de travail et contraintes :
- Temps complet - Temps de travail hebdomadaire : 37H00
- Contraintes : contact avec la poussière et ports de charges lourdes ponctuels
- Situé à la mairie annexe : 66 rue du chemin de Fer, Gagny
Profils recherchés
Compétences / connaissances
- Maitrise ou connaissance de la législation en matière d’archives et des techniques documentaires ;
- Maîtrise ou connaissance des méthodes de recherches historiques ;
- Connaissance de la lecture ou retranscription d’actes anciens ;
- Connaissance ou maîtrise du logiciel d’archives (ex : LIGEO) ou logiciel administratif ( ex : CIRIL finances) ;
- Maîtrise du pack office (Word, Excel…) et recherches sur internet.
- Connaissance des collectivités territoriales
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
- Excellent accueil du public ;
- Excellent sens du service et du travail en équipe ;
- Ponctualité, autonomie, réactivité, rigueur, sens de l’organisation, dynamique et motivation ;
- Grande capacité rédactionnelle et excellente orthographe ;
- Respect des obligations de discrétion, de confidentialité et de devoir de réserve.
- Expérience de trois ans minimum.
- Maitrise ou connaissance de la législation en matière d’archives et des techniques documentaires ;
- Maîtrise ou connaissance des méthodes de recherches historiques ;
- Connaissance de la lecture ou retranscription d’actes anciens ;
- Connaissance ou maîtrise du logiciel d’archives (ex : LIGEO) ou logiciel administratif ( ex : CIRIL finances) ;
- Maîtrise du pack office (Word, Excel…) et recherches sur internet.
- Connaissance des collectivités territoriales
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
- Excellent accueil du public ;
- Excellent sens du service et du travail en équipe ;
- Ponctualité, autonomie, réactivité, rigueur, sens de l’organisation, dynamique et motivation ;
- Grande capacité rédactionnelle et excellente orthographe ;
- Respect des obligations de discrétion, de confidentialité et de devoir de réserve.
- Expérience de trois ans minimum.
Contact et modalités de candidature
Contact
0143014301
Informations complémentaires
Postulez sur le site carrière de la Ville de GAGNY :
https://careers.werecruit.io/fr/mairie-de-gagny
Monsieur le Maire
Mairie, 1 esplanade Teulet
93220 GAGNY
Poste à pourvoir et ouvert aux agents titulaires par la voie de la mutation ou du détachement. Les candidats contractuels sont invités à prendre connaissance des obligations déontologiques prévues par la loi du 13/07/1983 et les dispositions relatives à la prise illégale d'intérêt.
https://careers.werecruit.io/fr/mairie-de-gagny
Monsieur le Maire
Mairie, 1 esplanade Teulet
93220 GAGNY
Poste à pourvoir et ouvert aux agents titulaires par la voie de la mutation ou du détachement. Les candidats contractuels sont invités à prendre connaissance des obligations déontologiques prévues par la loi du 13/07/1983 et les dispositions relatives à la prise illégale d'intérêt.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.