Assistant administratif (h/f)
Offre n° O093251201001196
Publiée le 01/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 35 000 habitants, surclassée à la strate 40 000 - 80 000 hab. au titre de la politique de la ville. Pôle de Développement de l'Aéroport Roissy Charles-de-Gaulle, avec de grands projets structurants, au cœur de la métropole du Grand Paris et du nouveau réseau Grand Paris Express. A 30 mn du cœur de Paris par le RER B. Une ville moderne, citoyenne, solidaire et nature, dont le dynamisme économique, associatif, sportif et culturel rayonne à l'échelle régionale.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 18 boulevard de l'Hôtel de Ville, Tremblay-en-France (Seine-Saint-Denis (93))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du service Population, sous l’autorité de la cheffe de service Population, vous aurez pour principales missions d’effectuer l’accueil du public et la gestion administrative.
Missions / conditions d'exercice
A ce titre, vous intervenez sur les activités suivantes :
- Accueil et renseignements téléphoniques du public, prise de rendez-vous pour les missions du service, tenue de guichets (instruction des dossiers du service),
- Gestion et suivi des dossiers de cartes nationales d’identité et de passeports,
- Gestion et suivi des activités incombant au service en matière d’État Civil :
Avis de mention, reconnaissances, changements de nom, changements de prénoms, livrets de famille, préparation des documents à certifier et/ou à légaliser, réponses aux demandes d’acte d’état civil par courrier, par COMEDEC ou en ligne,
- Gestion et suivi des activités incombant au service population :
Inscriptions électorales, certificats de résidence, recensement militaire, attestations d’accueil, suivi et complétage des tableaux de bord,
- Polyvalence sur le secteur funéraire :
Dresser des actes de décès et transcriptions. Rédaction des permis d’inhumer, d’exhumer, de dispersion. Validation des bons de travaux. Collaboration en transversalité avec le cimetière communal et intercommunal de Tremblay-en-France. Recevoir les familles endeuillées et les pompes funèbres,
- Préparation et suivi des dossiers de mariage et de PACS :
Accueil et renseignements des futurs époux et vérification du dossier pour organisation éventuelle d’une audition, planification du mariage, établissement, transmission et affichage des actes, assistance aux élus lors de la célébration des mariages,
- Réalisation de tâches de gestion et de suivi administratif au sein du service ainsi que de tâches de secrétariat :
• Mise en signature de courriers départs et arrivés,
• Réalisation de travaux de bureautique,
• Tri/classement et archivage des documents et des actes administratifs,
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs, exécution et suivi des procédures et des actes administratifs.
- Participer aux cérémonies de mariage en assistant l’officier d’état civil dans leur tenue et leur organisation administrative et juridique,
- Permanences exceptionnelles au cimetière,
- Pics d’activités aux élections (appel au volontariat).
Spécificités liées au poste :
- Horaires de service fixés par la responsable hiérarchique en fonction des nécessités de service : 8h30-12h / 13h-17h,
- Permanence par roulement les samedis matin de 8h30 à 12h et permanences les samedis après-midis de 13h45 à 18h (au plus tard). Chaque permanence effectuée pour les samedis après-midi est récupérée durant la semaine précédant celle-ci,
- Tenue vestimentaire décente et correcte adaptée à l’accueil du public et à l’évènement auquel l’agent participe (mariages),
- Etre polyvalent (disposer des connaissances et des capacités suffisantes pour exercer à tout moment toutes les missions incombant au service),
- Chaque agent est titulaire d’un arrêté du maire portant délégation des fonctions d’officier d’état civil.
- Accueil et renseignements téléphoniques du public, prise de rendez-vous pour les missions du service, tenue de guichets (instruction des dossiers du service),
- Gestion et suivi des dossiers de cartes nationales d’identité et de passeports,
- Gestion et suivi des activités incombant au service en matière d’État Civil :
Avis de mention, reconnaissances, changements de nom, changements de prénoms, livrets de famille, préparation des documents à certifier et/ou à légaliser, réponses aux demandes d’acte d’état civil par courrier, par COMEDEC ou en ligne,
- Gestion et suivi des activités incombant au service population :
Inscriptions électorales, certificats de résidence, recensement militaire, attestations d’accueil, suivi et complétage des tableaux de bord,
- Polyvalence sur le secteur funéraire :
Dresser des actes de décès et transcriptions. Rédaction des permis d’inhumer, d’exhumer, de dispersion. Validation des bons de travaux. Collaboration en transversalité avec le cimetière communal et intercommunal de Tremblay-en-France. Recevoir les familles endeuillées et les pompes funèbres,
- Préparation et suivi des dossiers de mariage et de PACS :
Accueil et renseignements des futurs époux et vérification du dossier pour organisation éventuelle d’une audition, planification du mariage, établissement, transmission et affichage des actes, assistance aux élus lors de la célébration des mariages,
- Réalisation de tâches de gestion et de suivi administratif au sein du service ainsi que de tâches de secrétariat :
• Mise en signature de courriers départs et arrivés,
• Réalisation de travaux de bureautique,
• Tri/classement et archivage des documents et des actes administratifs,
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs, exécution et suivi des procédures et des actes administratifs.
- Participer aux cérémonies de mariage en assistant l’officier d’état civil dans leur tenue et leur organisation administrative et juridique,
- Permanences exceptionnelles au cimetière,
- Pics d’activités aux élections (appel au volontariat).
Spécificités liées au poste :
- Horaires de service fixés par la responsable hiérarchique en fonction des nécessités de service : 8h30-12h / 13h-17h,
- Permanence par roulement les samedis matin de 8h30 à 12h et permanences les samedis après-midis de 13h45 à 18h (au plus tard). Chaque permanence effectuée pour les samedis après-midi est récupérée durant la semaine précédant celle-ci,
- Tenue vestimentaire décente et correcte adaptée à l’accueil du public et à l’évènement auquel l’agent participe (mariages),
- Etre polyvalent (disposer des connaissances et des capacités suffisantes pour exercer à tout moment toutes les missions incombant au service),
- Chaque agent est titulaire d’un arrêté du maire portant délégation des fonctions d’officier d’état civil.
Profils recherchés
Sens du service public indispensable.
Rigoureux(se), dynamique, souriant, vous avez le sens de l’organisation et savez faire preuve d’autonomie et de poly compétence.
Doté(e) d’un bon relationnel, vous savez travailler en équipe et en transversalité avec les services.
Bonne gestion du stress et de l’accueil de publics difficiles.
Compétences et formations requises :
- Bac,
- Expérience confirmée sur poste similaire souhaitée,
- Connaissance des logiciels de l’état civil (Mélodie, Adagio et Avenir) et bureautiques (pack office, Citrix, Airs Courrier…),
- Connaissance de la réglementation générale de l’Etat Civil,
- Connaissance du Code Civil et des procédures à la préparation des mariages,
- Connaissance du statut de la fonction publique.
Rigoureux(se), dynamique, souriant, vous avez le sens de l’organisation et savez faire preuve d’autonomie et de poly compétence.
Doté(e) d’un bon relationnel, vous savez travailler en équipe et en transversalité avec les services.
Bonne gestion du stress et de l’accueil de publics difficiles.
Compétences et formations requises :
- Bac,
- Expérience confirmée sur poste similaire souhaitée,
- Connaissance des logiciels de l’état civil (Mélodie, Adagio et Avenir) et bureautiques (pack office, Citrix, Airs Courrier…),
- Connaissance de la réglementation générale de l’Etat Civil,
- Connaissance du Code Civil et des procédures à la préparation des mariages,
- Connaissance du statut de la fonction publique.
Contact et modalités de candidature
Contact
0149637135
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
www.tremblay-en-france.fr/offres d'emplois/formulaire candidature
Monsieur le Maire
www.tremblay-en-france.fr/offres d'emplois/formulaire candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.