Réfèrent de la cellule administrative (h/f)
Offre n° O093251205000499
Publiée le 05/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 84-88 avenue du Général Leclerc, Pantin (Seine-Saint-Denis (93))
Poste à pourvoir le
06/01/2026
Date limite de candidature
05/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Vous encadrez la cellule administrative des Services techniques, composé de 3 agents assistantes administratives.
Vous assurez l'accompagnement administratif du Département Patrimoine Bâtie et Cadre de Vie composé de 3 directions : Espaces Publics, Bâtiment et Gestion de Proximité et Commerce, et la Risk Manager.
Vous assistez les directions sus nommées dans la mise en œuvre de procédures spécifiques, nécessitant une technicité et/ou l’utilisation de logiciels métiers.
La cellule administrative est une ressource transversale, interlocutrice ou premier niveau de contact entre le Département et le public, assurant des missions communes et des missions spécifiques.
Vous assurez l'accompagnement administratif du Département Patrimoine Bâtie et Cadre de Vie composé de 3 directions : Espaces Publics, Bâtiment et Gestion de Proximité et Commerce, et la Risk Manager.
Vous assistez les directions sus nommées dans la mise en œuvre de procédures spécifiques, nécessitant une technicité et/ou l’utilisation de logiciels métiers.
La cellule administrative est une ressource transversale, interlocutrice ou premier niveau de contact entre le Département et le public, assurant des missions communes et des missions spécifiques.
Missions / conditions d'exercice
ORGANISATION DES ACTIVITÉS DE LA CELLULE
- Organiser des réunions (préparation des dossiers, participation avec prise de note effectuée en séance pour le compte rendu),
- Gérer la répartition du travail,
- Gestion des dossiers transversaux (lien interservices et inter-départements).
- Gestion RH de l’équipe (valuation, congés, entretiens individuels, etc.)
MISSIONS SPÉCIFIQUES ET UTILISATION DES LOGICIELS MÉTIERS
- Assurer le secrétariat et le suivi des Commissions de Sécurité : saisie des plannings, convocations aux commissions, présence et prise de notes en commission et suivi des dossiers,
- Saisir les données relatives à la gestion des ACAM (Autorisation de Construire, d'Aménager ou de Modifier un établissement recevant du public – accessibilité et sécurité incendie) : suivi, mise à jour, instruction des dossiers et préparation de l’arrêté,
OUTILS BUREAUTIQUES
- Saisir et présenter des documents à l'aide des techniques de bureautique notamment le traitement de texte et le tableur,
- Créer des tableaux de bord,
- Procéder à des recherches via les sites réglementaires (Infogreffe par exemple) pour vérifier et identifier les entreprises et/ou commerçants,
- Rédiger des notes ou comptes-rendus au vu de prises de notes des Directeurs et des techniciens avec possibilité d’assister aux réunions et de réaliser des comptes-rendus.
ACCUEIL DU PUBLIC (renfort)
- Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité,
- Enregistrer, évaluer et orienter la demande (prendre des messages, filtrer les appels téléphoniques, transmettre vers les interlocuteurs compétents),
- Renseigner les usagers.
- Traitement et réponse partielle ou totale de demandes complexes
COURRIER/ TRAITEMENT DE L’INFORMATION (renfort)
- Traiter le courrier ou courriels par la rédaction d’une réponse adaptée et personnalisée et réaliser le départ du courrier relatif ;
- Saisir, enregistrer, alimenter et répondre aux usagers via le logiciel GRU
- Assurer l’affichage administratif numérique des actes et documents administratifs (TOTEM),
- Adresser les actes administratifs (arrêtés, permissions de voirie…) au contrôle de légalité (PASTELL)
- Saisir des arrêtés sur la base de prises de notes et pouvoir consulter la base des arrêtés.
- Organiser des réunions (préparation des dossiers, participation avec prise de note effectuée en séance pour le compte rendu),
- Gérer la répartition du travail,
- Gestion des dossiers transversaux (lien interservices et inter-départements).
- Gestion RH de l’équipe (valuation, congés, entretiens individuels, etc.)
MISSIONS SPÉCIFIQUES ET UTILISATION DES LOGICIELS MÉTIERS
- Assurer le secrétariat et le suivi des Commissions de Sécurité : saisie des plannings, convocations aux commissions, présence et prise de notes en commission et suivi des dossiers,
- Saisir les données relatives à la gestion des ACAM (Autorisation de Construire, d'Aménager ou de Modifier un établissement recevant du public – accessibilité et sécurité incendie) : suivi, mise à jour, instruction des dossiers et préparation de l’arrêté,
OUTILS BUREAUTIQUES
- Saisir et présenter des documents à l'aide des techniques de bureautique notamment le traitement de texte et le tableur,
- Créer des tableaux de bord,
- Procéder à des recherches via les sites réglementaires (Infogreffe par exemple) pour vérifier et identifier les entreprises et/ou commerçants,
- Rédiger des notes ou comptes-rendus au vu de prises de notes des Directeurs et des techniciens avec possibilité d’assister aux réunions et de réaliser des comptes-rendus.
ACCUEIL DU PUBLIC (renfort)
- Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité,
- Enregistrer, évaluer et orienter la demande (prendre des messages, filtrer les appels téléphoniques, transmettre vers les interlocuteurs compétents),
- Renseigner les usagers.
- Traitement et réponse partielle ou totale de demandes complexes
COURRIER/ TRAITEMENT DE L’INFORMATION (renfort)
- Traiter le courrier ou courriels par la rédaction d’une réponse adaptée et personnalisée et réaliser le départ du courrier relatif ;
- Saisir, enregistrer, alimenter et répondre aux usagers via le logiciel GRU
- Assurer l’affichage administratif numérique des actes et documents administratifs (TOTEM),
- Adresser les actes administratifs (arrêtés, permissions de voirie…) au contrôle de légalité (PASTELL)
- Saisir des arrêtés sur la base de prises de notes et pouvoir consulter la base des arrêtés.
Profils recherchés
Diplôme : Baccalauréat professionnel dans le domaine du secrétariat
Expérience professionnelle sur un poste similaire fortement appréciée
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Contact et modalités de candidature
Contact
0149154000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire, Conseiller Métropolitain
Mairie, 84-88 avenue du Général Leclerc
93507 PANTIN CEDEX
ou par mail à : recrutement@ville-pantin.fr
Monsieur le Maire, Conseiller Métropolitain
Mairie, 84-88 avenue du Général Leclerc
93507 PANTIN CEDEX
ou par mail à : recrutement@ville-pantin.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.