Vous êtes notamment chargé·e d’organiser et de gérer l’agenda du directeur et de l’équipe de direction, en veillant à l’articulation harmonieuse des rendez-vous et des réunions, et en prenant en charge les réservations nécessaires aux déplacements. Vous préparez et coordonnez l’ensemble des réunions : identification des créneaux, réservation des salles et du matériel, préparation des dossiers, envoi des invitations et accueil des participants.
Vous prenez en charge le suivi du courrier entrant et sortant, ainsi que la gestion quotidienne de nombreux documents administratifs, notamment ceux liés aux ressources humaines : variables de paie, demandes de recrutement ou de formation, ou tout document nécessitant une validation hiérarchique. Vous assurez également le suivi des parapheurs et la rédaction de divers écrits pour la direction, qu’il s’agisse de courriers, de courriels ou de comptes rendus de réunion. À cela s’ajoute la gestion des fournitures administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.
Votre rôle comporte également en un soutien logistique lié à la saison culturelle du réseau des conservatoires. Vous assurez un appui de qualité, mettez à jour les annuaires et organigrammes, et contribuez à la bonne circulation de l’information entre la direction centrale et les directions d’équipements culturels. Vous pouvez être sollicité·e ponctuellement pour participer à l’organisation de manifestations culturelles portées par la collectivité.
Enfin, vous suivez les demandes adressées par les équipements culturels aux directions ressources d’Est Ensemble (systèmes d’information, bâtiments, ressources humaines, logistique, etc.), veillez à leur traitement.