Secrétaire administrative en charge de suivi des études et de communication (h/f)
Offre n° O093260415000429
Publiée le 15/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
🌱 La Ville de Drancy, un employeur engagé
Ville de 72 000 habitants, Drancy est classée Ville 4 fleurs 🌸depuis septembre 2025 et labellisée territoire de commerce équitable 🤝.
Elle mène une politique ambitieuse en faveur du développement durable, de l’égalité des chances et de la qualité du service public.
🏆 La commune a notamment été distinguée par :
- le Trophée de la collectivité responsable pour sa politique d’égalité des chances,
- la Marianne d’Or pour son approche novatrice du développement durable.
Facilement accessible, la Ville de Drancy est desservie par de nombreux moyens de transport : RER B, tramway T1, T11 Express et réseau de bus.
💡 Travailler à la Ville de Drancy, c’est donner du sens à son engagement professionnel, au sein d’une collectivité où chaque agent contribue concrètement à l’intérêt général, dans un environnement favorable à l’épanouissement professionnel et personnel.
Tous les talents et tous les parcours sont les bienvenus.
Les postes sont ouverts aux fonctionnaires et aux contractuels.
Ville de 72 000 habitants, Drancy est classée Ville 4 fleurs 🌸depuis septembre 2025 et labellisée territoire de commerce équitable 🤝.
Elle mène une politique ambitieuse en faveur du développement durable, de l’égalité des chances et de la qualité du service public.
🏆 La commune a notamment été distinguée par :
- le Trophée de la collectivité responsable pour sa politique d’égalité des chances,
- la Marianne d’Or pour son approche novatrice du développement durable.
Facilement accessible, la Ville de Drancy est desservie par de nombreux moyens de transport : RER B, tramway T1, T11 Express et réseau de bus.
💡 Travailler à la Ville de Drancy, c’est donner du sens à son engagement professionnel, au sein d’une collectivité où chaque agent contribue concrètement à l’intérêt général, dans un environnement favorable à l’épanouissement professionnel et personnel.
Tous les talents et tous les parcours sont les bienvenus.
Les postes sont ouverts aux fonctionnaires et aux contractuels.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place de l'hôtel de ville BP 76, Drancy (Seine-Saint-Denis (93))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le poste est constitué de deux missions, à prendre en charge sur la base d’un temps complet :
❑ Mission transversale : accueil du public et assistance administrative
❑ Mission spécifique :
o Suivi des parcours d’étude des élèves inscrits en horaires traditionnels
o Suivi des cours
o Facturation
o Communication
o Gestion des stocks
❑ Mission transversale : accueil du public et assistance administrative
❑ Mission spécifique :
o Suivi des parcours d’étude des élèves inscrits en horaires traditionnels
o Suivi des cours
o Facturation
o Communication
o Gestion des stocks
Missions / conditions d'exercice
Mission transversale / Accueil du public et assistance administrative
• Accueillir des familles dans le cadre des inscriptions et réinscriptions (choix des horaires de cours, assistance dans les démarches administratives, calcul des QF, etc…)
• Accueillir physiquement et par téléphone : répondre aux sollicitations de tout public (élèves, familles, population), apporter des réponses en direct ou différées
• Renseigner et orienter les familles au quotidien
• Gérer des courriels : consulter, alerter sa hiérarchie concernant les contenus nécessitant un traitement particulier, préparer des réponses
• Apporter une assistance administrative pour la formalisation de courriers divers, de documents, de comptes-rendus, pour le classement et l’archivage
• Apporter une assistance administrative lors des périodes d'activité intense
• Apporter une assistance administrative ponctuelle lors d'instances de concertation (réalisation de feuilles d'émargement, participation pour prise de notes, assistance à la formalisation de compte-rendu)
• Accueillir ponctuellement les publics lors de certaines manifestations du Conservatoire
Mission spécifique / Suivi des parcours d’étude des élèves en horaires traditionnels
• Procéder à l'enregistrement des réinscriptions et préinscriptions des élèves
• Rédiger des courriers liés aux réinscriptions et préinscriptions, liés à la scolarité
• Accueillir des familles pour traiter des demandes d'intégration, de changement, d'évolution de parcours, etc...
• Mettre à jour des dossiers individuels des élèves après validation
• Mettre à jour des listes d'attente
• Recenser des situations d'élèves nécessitant des arbitrages, préparer des documents de synthèse présentant les cas, préparer des dossiers d’élèves, rédiger des courriers présentant les arbitrages
Mission spécifique / Suivi des cours
• Collecte, relance et pointage des certificats médicaux pour les élèves danseurs
• Collecte, relance et pointage des autorisations de sortie et de droit à l’image
• Gestion des feuilles de présence (préparation, édition, dispatching, collecte journalière, enregistrement, suivi)
• Rédiger des courriers liés aux absences d’élèves (alertes, avertissements)
• Collecte des courriers et des courriels de justification, réponses, accueil familles sur ce suivi, enregistrement
• Réaliser des bilans individuels de présence sur demande
Mission spécifique / Facturation
• Assurer la gestion et la vérification des données de facturation des familles : instruire et vérifier les éléments de facturation en fonction des activités retenues pour l’inscription, de la grille de tarifs en vigueur, et des éléments financiers propres à chaque famille
• Editer des factures
Mission spécifique / Communication
• Réalisation de programmes et d’infolettres
• Assistance à la réalisation d’autres supports de communication
• Assistance à la réalisation d'imprimés administratifs (mise à jour, édition)
• Suivi de la conception et de la réalisation de supports de communication en lien avec le service communication
• Gestion de la communication interne à l’établissement, dans l'accueil et dans les locaux (affichages, informations…)
• Gestion de la répartition des supports de communication en externe (lien aux autres services et/ou partenaires)
• Alimentation en contenus de la page web du site drancy.fr et du Facebook Culture
• Informations aux familles via le logiciel métier
Mission spécifique / Gestion des stocks
• Gestion des fournitures administratives : suivi des stocks, réalisation et réception de commandes régulières pour réapprovisionnement
• Accueillir des familles dans le cadre des inscriptions et réinscriptions (choix des horaires de cours, assistance dans les démarches administratives, calcul des QF, etc…)
• Accueillir physiquement et par téléphone : répondre aux sollicitations de tout public (élèves, familles, population), apporter des réponses en direct ou différées
• Renseigner et orienter les familles au quotidien
• Gérer des courriels : consulter, alerter sa hiérarchie concernant les contenus nécessitant un traitement particulier, préparer des réponses
• Apporter une assistance administrative pour la formalisation de courriers divers, de documents, de comptes-rendus, pour le classement et l’archivage
• Apporter une assistance administrative lors des périodes d'activité intense
• Apporter une assistance administrative ponctuelle lors d'instances de concertation (réalisation de feuilles d'émargement, participation pour prise de notes, assistance à la formalisation de compte-rendu)
• Accueillir ponctuellement les publics lors de certaines manifestations du Conservatoire
Mission spécifique / Suivi des parcours d’étude des élèves en horaires traditionnels
• Procéder à l'enregistrement des réinscriptions et préinscriptions des élèves
• Rédiger des courriers liés aux réinscriptions et préinscriptions, liés à la scolarité
• Accueillir des familles pour traiter des demandes d'intégration, de changement, d'évolution de parcours, etc...
• Mettre à jour des dossiers individuels des élèves après validation
• Mettre à jour des listes d'attente
• Recenser des situations d'élèves nécessitant des arbitrages, préparer des documents de synthèse présentant les cas, préparer des dossiers d’élèves, rédiger des courriers présentant les arbitrages
Mission spécifique / Suivi des cours
• Collecte, relance et pointage des certificats médicaux pour les élèves danseurs
• Collecte, relance et pointage des autorisations de sortie et de droit à l’image
• Gestion des feuilles de présence (préparation, édition, dispatching, collecte journalière, enregistrement, suivi)
• Rédiger des courriers liés aux absences d’élèves (alertes, avertissements)
• Collecte des courriers et des courriels de justification, réponses, accueil familles sur ce suivi, enregistrement
• Réaliser des bilans individuels de présence sur demande
Mission spécifique / Facturation
• Assurer la gestion et la vérification des données de facturation des familles : instruire et vérifier les éléments de facturation en fonction des activités retenues pour l’inscription, de la grille de tarifs en vigueur, et des éléments financiers propres à chaque famille
• Editer des factures
Mission spécifique / Communication
• Réalisation de programmes et d’infolettres
• Assistance à la réalisation d’autres supports de communication
• Assistance à la réalisation d'imprimés administratifs (mise à jour, édition)
• Suivi de la conception et de la réalisation de supports de communication en lien avec le service communication
• Gestion de la communication interne à l’établissement, dans l'accueil et dans les locaux (affichages, informations…)
• Gestion de la répartition des supports de communication en externe (lien aux autres services et/ou partenaires)
• Alimentation en contenus de la page web du site drancy.fr et du Facebook Culture
• Informations aux familles via le logiciel métier
Mission spécifique / Gestion des stocks
• Gestion des fournitures administratives : suivi des stocks, réalisation et réception de commandes régulières pour réapprovisionnement
Profils recherchés
Savoir (connaissances et/ou diplômes)
- Titulaire du concours ou examen professionnel d’Adjoint administratif
- Connaissance des droits et obligations des agents de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissance de l’environnement spécifique des établissements d’enseignement artistique en musique, danse et théâtre
- Certifications de formation liées aux outils bureautiques
Savoir-faire (capacités, expérience)
- Maîtriser l’outil informatique :
Internet, intranet : autonomie
Suite bureautique : maîtrise de Word et Excel, avec notamment une agilité sur Excel (réalisation de tableurs, graphiques, tableaux croisés-dynamiques) et une aisance à réaliser des supports de communication
Capacité à s’adapter et prendre en main rapidement un logiciel-métier spécifique (iMuse)
- Savoir rédiger des courriers et documents avec une expression écrite soignée
- Savoir faire preuve de méthode et d’organisation dans un environnement complexe
- Savoir accueillir et communiquer avec aisance, bienveillance et efficacité via une expression orale soignée
- Savoir gérer des situations de stress et de tension avec le public
- Savoir prendre des notes
- Savoir transmettre des informations avec clarté et efficacité
- Savoir suggérer des propositions
Savoir-être (qualités personnelles)
- Capacité à agir dans l’intérêt de tous les publics dans un esprit de bienveillance et de discrétion
- Capacité à se rendre disponible et à être à l’écoute de tous les publics, inscrits et non-inscrits
- Capacité à travailler en équipe dans le respect des personnes
- Capacité à s’adresser à autrui avec politesse et courtoisie
- Attention portée à sa présentation
- Capacité à faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Capacité à faire preuve de polyvalence, d’adaptabilité et de réactivité
- Titulaire du concours ou examen professionnel d’Adjoint administratif
- Connaissance des droits et obligations des agents de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissance de l’environnement spécifique des établissements d’enseignement artistique en musique, danse et théâtre
- Certifications de formation liées aux outils bureautiques
Savoir-faire (capacités, expérience)
- Maîtriser l’outil informatique :
Internet, intranet : autonomie
Suite bureautique : maîtrise de Word et Excel, avec notamment une agilité sur Excel (réalisation de tableurs, graphiques, tableaux croisés-dynamiques) et une aisance à réaliser des supports de communication
Capacité à s’adapter et prendre en main rapidement un logiciel-métier spécifique (iMuse)
- Savoir rédiger des courriers et documents avec une expression écrite soignée
- Savoir faire preuve de méthode et d’organisation dans un environnement complexe
- Savoir accueillir et communiquer avec aisance, bienveillance et efficacité via une expression orale soignée
- Savoir gérer des situations de stress et de tension avec le public
- Savoir prendre des notes
- Savoir transmettre des informations avec clarté et efficacité
- Savoir suggérer des propositions
Savoir-être (qualités personnelles)
- Capacité à agir dans l’intérêt de tous les publics dans un esprit de bienveillance et de discrétion
- Capacité à se rendre disponible et à être à l’écoute de tous les publics, inscrits et non-inscrits
- Capacité à travailler en équipe dans le respect des personnes
- Capacité à s’adresser à autrui avec politesse et courtoisie
- Attention portée à sa présentation
- Capacité à faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Capacité à faire preuve de polyvalence, d’adaptabilité et de réactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0148965000
Informations complémentaires
Fournir obligatoirement un CV et une lettre de motivation.
En l'absence d'un de ces documents, votre candidature ne pourra être étudiée.
En l'absence d'un de ces documents, votre candidature ne pourra être étudiée.
Adresse de l'employeur
Drancy
>Mairie, place de l'hôtel de ville BP 76
93701 DRANCY CEDEX
>Mairie, place de l'hôtel de ville BP 76
93701 DRANCY CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.