Chargée d’accueil et gestion administrative (h/f)
Offre n° O093260907000245
Publiée le 07/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place Jean Jaurès, Montreuil (Seine-Saint-Denis (93))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Accueillir, orienter, renseigner le public.
Représenter l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement
administratif du service ou de la collectivité en lien avec la cheffe de service
Suivre les dossiers administratifs du service au sein du pôle Accueil, administratif et Financier
Représenter l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement
administratif du service ou de la collectivité en lien avec la cheffe de service
Suivre les dossiers administratifs du service au sein du pôle Accueil, administratif et Financier
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique du public Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l'expression de la demande
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Gérer un système de mesure de la fréquentation
Renseignement et orientation du public Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Gérer un planning de réservation
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Gestion et affichage d'informations Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Traitement des dossiers et saisie de documents Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Tenir un tableau d’entrées et de sortie des courriers.
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion de service
Gestion de l'information, classement et archivage de documents Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents papiers y compris sur le serveur durant la période estivale.
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations.
Préparer les dossiers pour les différentes instances.
Identifier les sources de documentation.
Actualiser le fichier institutionnel en lien avec les responsables de pôles.
Planification et suivi Gérer l’agenda de la responsable de service en lien avec la N+1, Organiser les rendez-vous et réunions
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, inviter les participants, préparation du matériel)
Suivi des achats Commander le matériel, fournitures et équipements.
Gérer le stock de fournitures
Suivi du tableau des distributions
Gestion de la régie Encaissement des droits d’inscriptions
Suivi du tableau de gestion des encaissements et saisie
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
Participer à la préparation des manifestations du service et des bilans : impression, préparation et commande du matériel, montage de réunions,
Présence aux manifestations à la demande du N+1 sous réserve de validation du N+2.
Budget
Ordinateurs avec logiciels spécifiques (gestion du parc de véhicules, banque de données sur les caractéristiques technique
Technologies de l'information et de la communication, presse spécialisée
Téléphone
CONDITIONS D’EXERCICE
Travail en bureau, au sein d'un service
Horaires réguliers
Mobilisation soirée et week-end sur manifestations à la demande du N+1, sous réserve validation du N+2.
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l'expression de la demande
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Gérer un système de mesure de la fréquentation
Renseignement et orientation du public Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Gérer un planning de réservation
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Gestion et affichage d'informations Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Traitement des dossiers et saisie de documents Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Tenir un tableau d’entrées et de sortie des courriers.
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion de service
Gestion de l'information, classement et archivage de documents Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents papiers y compris sur le serveur durant la période estivale.
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations.
Préparer les dossiers pour les différentes instances.
Identifier les sources de documentation.
Actualiser le fichier institutionnel en lien avec les responsables de pôles.
Planification et suivi Gérer l’agenda de la responsable de service en lien avec la N+1, Organiser les rendez-vous et réunions
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, inviter les participants, préparation du matériel)
Suivi des achats Commander le matériel, fournitures et équipements.
Gérer le stock de fournitures
Suivi du tableau des distributions
Gestion de la régie Encaissement des droits d’inscriptions
Suivi du tableau de gestion des encaissements et saisie
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
Participer à la préparation des manifestations du service et des bilans : impression, préparation et commande du matériel, montage de réunions,
Présence aux manifestations à la demande du N+1 sous réserve de validation du N+2.
Budget
Ordinateurs avec logiciels spécifiques (gestion du parc de véhicules, banque de données sur les caractéristiques technique
Technologies de l'information et de la communication, presse spécialisée
Téléphone
CONDITIONS D’EXERCICE
Travail en bureau, au sein d'un service
Horaires réguliers
Mobilisation soirée et week-end sur manifestations à la demande du N+1, sous réserve validation du N+2.
Profils recherchés
Savoir faire Sélectionner
Recevoir et orienter les demandes
Communication orale et écrite
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Utiliser des logiciels et des progiciels
Utiliser des logiciels de bureautique
Rédiger des documents administratifs
savoirs
Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité
Procédures administratives
Rôles et attributions des acteurs et partenaires institutionnels
Techniques de recherche documentaire
Savoir-être
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques
Recevoir et orienter les demandes
Communication orale et écrite
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Utiliser des logiciels et des progiciels
Utiliser des logiciels de bureautique
Rédiger des documents administratifs
savoirs
Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité
Procédures administratives
Rôles et attributions des acteurs et partenaires institutionnels
Techniques de recherche documentaire
Savoir-être
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV+ LM
Adresse de l'employeur
Montreuil
>Mairie, place Jean Jaurès
93100 MONTREUIL
>Mairie, place Jean Jaurès
93100 MONTREUIL
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.