Placé.e sous la responsabilité de la directrice du pôle commande publique et gestion patrimoniale, le/la responsable administratif.ive et financier.ère a en charge l'organisation et la priorisation des missions administratives et financières en matière d'archives, d'assurances et gestion locative, de commande publique et de juridique (domanialité, construction), en collaboration étroite avec la directrice du pôle et les autres responsables de services. Il/Elle encadre 3 agents (une gestionnaire administrative et financière et deux assistantes).

Missions principales :

✓En tant que responsable de l'organisation et la priorisation des missions administratives et financières des différents secteurs du pôle, vous traitez les flux d'informations en quantités importantes et diverses et priorisez les actions qui en découlent, en lien avec la directrice et les autres responsables. Vous coordonnez le travail de la gestionnaire et des assistantes, en veillant au respect des délais imposés par les différentes procédures, pour garantir la bonne réalisation des missions pour lesquelles les services du pôle s'appuient sur le service administratif et financier. Vous sollicitez l'ensemble des interlocuteurs à associer en fonction des missions (direction, assistantes de DGA, direction des finances, services opérationnels...),...

✓Vous participez à la sécurisation juridique des procédures des services du pôle : mise en place et amélioration continue des procédures de travail au sein de l'équipe pour garantir le respect des obligations réglementaires liées aux activités des services, dans les délais imposés (passage en commission, contrôle de légalité, publicité, suivi des instances, signature des actes...), contrôle du contenu des actes produits par le secteur administratif et financier. En matière de commande publique, vous êtes l'interlocuteur.trice du Président de la commission d'appel d'offres de l'EPT sur tous les aspects organisationnels des commissions, vous veillez à la bonne organisation des commissions (planifier les réunions en lien avec l'assistante de la DGA, communiquer sur les calendriers, recenser les dossiers à l'ordre du jour en lien avec la responsable commande publique, veiller à la bonne information des élus membres des commissions et à la bonne communication avec les services des villes,...),

✓Vous participez à la coordination et la pérennisation des services mutualisés des archives et de la commande publique : organiser le travail afin de garantir la réactivité et le suivi efficace des demandes dans le respect des organisations spécifiques de chacune des villes et leurs procédures internes, proposer et mettre en oeuvre tout outil ou méthode de travail visant à entretenir les liens avec les services des villes et participer à l'accompagnement des éventuelles modifications de périmètre des mutualisations,

✓En lien avec la directrice de pôle, vous assurez la diffusion des informations du pôle ; vous identifiez les besoins de communication, proposer des solutions et participez à la mise en place des circuits de communication internes et externes au pôle (prestataires, experts, les autres services de l'EPT et des villes),

✓Vous assurez Gestion du budget du pôle en lien avec les responsables de services ; établir le budget principal du pôle (BP, BS et DM) et en assurer le suivi, superviser l'établissement des bons de commande et le suivi des factures, en garantissant la réactivité dans la gestion des plus urgentes,...