Assistant administratif hôtels d'entreprises la station (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O094230701142689
Publiée le 28/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
L'EPT Grand-Orly Seine Bièvre, avec ses 700 000 habitants résidant sur 24 communes entre le Val-de-Marne et l'Essonne, est le plus important des établissements publics territoriaux de la Métropole du Grand Paris.
Compétent en matière d'espace public, de développement territorial, de culture, de sport et d'action sociale, l'EPT fonctionne sous forme de « coopérative de villes » et s'appuie sur ses 1 700 agents pour accomplir ses missions de service public au quotidien. Le Grand-Orly Seine Bièvre est également une collectivité de projets et porte plusieurs démarches structurantes telles que le projet de territoire, le contrat de transition écologique, territoire d'industrie, les 11 opérations de renouvellement urbain et les 11 gares du Grand Paris Express qui vont voir le jour sur notre territoire à horizon 2024.
Compétent en matière d'espace public, de développement territorial, de culture, de sport et d'action sociale, l'EPT fonctionne sous forme de « coopérative de villes » et s'appuie sur ses 1 700 agents pour accomplir ses missions de service public au quotidien. Le Grand-Orly Seine Bièvre est également une collectivité de projets et porte plusieurs démarches structurantes telles que le projet de territoire, le contrat de transition écologique, territoire d'industrie, les 11 opérations de renouvellement urbain et les 11 gares du Grand Paris Express qui vont voir le jour sur notre territoire à horizon 2024.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
105 avenue Victor Schoelcher, Viry-Châtillon (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du pôle développement économique et emploi, dans les hôtels d'entreprises La Station et les Ateliers de la Station et sous la responsabilité directe du directeur des deux établissements
Missions / conditions d'exercice
Assistanat administratif et services aux entreprises
- Rédaction et suivi des actes administratifs (courriers, contrats de domiciliation, conventions d'hébergement des entreprises, conventions de partenariat/subventions, décisions et délibérations...)
- Actualisation des dossiers des entreprises, des tableaux de suivi d'activité et des bases de données (AGDE, annuaire des entreprises)
- Gestion de la messagerie de l'équipement (réception / traitement / orientation des demandes des usagers ; envoi d'emailing...)
- Accueil du public (professionnels, porteurs de projet et chefs d'entreprises) et premier niveau d'information concernant l'offre de service
- Gestion du service courrier/colis (réception / distribution)
Gestion budgétaire (budget annexe)
En lien avec le service financier :
- Participation à la préparation budgétaire et à la bonne exécution du budget annexe
- Facturation des loyers : préparation des éléments de facturation (occupation de bureau & consommations) ; envoi des factures aux entreprises, suivi de l'état des encaissements, relance des impayés et recouvrement
- Gestion des dépôts de garantie, des certificats de fin d'hébergement et suivi du rendu de caution
- Tenue d'une régie comptable (missions prévues à partir de 2024 dans le cadre du développement de l'offre de service de coworking et de domiciliation) :
o Régie des recettes : suivi du compte de dépôt de fonds au Trésor (DFT) ; remise des recettes à la trésorerie ; suivi des règlements ; virement des recettes du compte DFT vers celui de la trésorerie...
o Régie des dépenses : émission de bons de commande, rapprochement bancaire, reconstitution de régie
Gestion logistique et technique
En lien avec le gestionnaire technique et sécurité et les services supports de l'EPT
- Réalisation des visites de locaux, état des lieux d'installation et/ou de départ de locataires
- Saisie et suivi des demandes d'intervention techniques sur le logiciel métier (e-atal), accueil et orientation de la régie technique et des prestataires intervenant sur les sites.
- Gestion des accès (paramétrage des cartes d'accès et tenue à jour du tableau de suivi associé)
- Gestion des espaces collectifs (salles de réunion, espace de coworking...)
- Logistique des évènementiels économiques et conviviaux
- Gestion des stocks et réapprovisionnement en consommables (fournitures administratives, papeterie, café...)
- Rédaction et suivi des actes administratifs (courriers, contrats de domiciliation, conventions d'hébergement des entreprises, conventions de partenariat/subventions, décisions et délibérations...)
- Actualisation des dossiers des entreprises, des tableaux de suivi d'activité et des bases de données (AGDE, annuaire des entreprises)
- Gestion de la messagerie de l'équipement (réception / traitement / orientation des demandes des usagers ; envoi d'emailing...)
- Accueil du public (professionnels, porteurs de projet et chefs d'entreprises) et premier niveau d'information concernant l'offre de service
- Gestion du service courrier/colis (réception / distribution)
Gestion budgétaire (budget annexe)
En lien avec le service financier :
- Participation à la préparation budgétaire et à la bonne exécution du budget annexe
- Facturation des loyers : préparation des éléments de facturation (occupation de bureau & consommations) ; envoi des factures aux entreprises, suivi de l'état des encaissements, relance des impayés et recouvrement
- Gestion des dépôts de garantie, des certificats de fin d'hébergement et suivi du rendu de caution
- Tenue d'une régie comptable (missions prévues à partir de 2024 dans le cadre du développement de l'offre de service de coworking et de domiciliation) :
o Régie des recettes : suivi du compte de dépôt de fonds au Trésor (DFT) ; remise des recettes à la trésorerie ; suivi des règlements ; virement des recettes du compte DFT vers celui de la trésorerie...
o Régie des dépenses : émission de bons de commande, rapprochement bancaire, reconstitution de régie
Gestion logistique et technique
En lien avec le gestionnaire technique et sécurité et les services supports de l'EPT
- Réalisation des visites de locaux, état des lieux d'installation et/ou de départ de locataires
- Saisie et suivi des demandes d'intervention techniques sur le logiciel métier (e-atal), accueil et orientation de la régie technique et des prestataires intervenant sur les sites.
- Gestion des accès (paramétrage des cartes d'accès et tenue à jour du tableau de suivi associé)
- Gestion des espaces collectifs (salles de réunion, espace de coworking...)
- Logistique des évènementiels économiques et conviviaux
- Gestion des stocks et réapprovisionnement en consommables (fournitures administratives, papeterie, café...)
Profils recherchés
+ vous possédez un bon relationnel, une aisance orale et écrite
+ vous maitrisez l'outil informatique( word, excel, power-point, Outlook)
+ vous avez un esprit d'initiative et que vous êtes méthodique.
+ vous maitrisez l'outil informatique( word, excel, power-point, Outlook)
+ vous avez un esprit d'initiative et que vous êtes méthodique.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) à Monsieur le Président, Michel Leprêtre EPT Grand-Orly Seine - Bièvre Bâtiment ASKIA - 11, avenue Henri Farman - BP 748 - 94398 Orly aérogare Cedex
ou recrutement@grandorlyseinebievre.fr
ou recrutement@grandorlyseinebievre.fr
Adresse de l'employeur
Grand-Orly Seine Bièvre (T12)
>11 avenue Henri Farman - BP 748
94398 ORLY AEROGARE CEDEX
>11 avenue Henri Farman - BP 748
94398 ORLY AEROGARE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.