Située à 12 km de Paris, dans le département du Val de Marne, la Ville de Fresnes (28 000 habitants) œuvre avec cœur pour pérenniser et développer un service public de qualité en direction de sa population. Fresnes ambitionne d'associer ses citoyens dans ses projets de transformation afin d'accompagner sa transition écologique. Ainsi, les élus et l'équipe de direction générale impulsent des actions de modernisation de fonctionnement pour tendre vers une amélioration continue.

Filière administrative ou technique, poste permanent
Cadre d'emploi des adjoints administratif ou adjoint technique
Par voie de mutation, détachement ou à défaut contractuelle
Au sein de la DGA ressources, vous êtes rattaché(e) à la responsable du service courrier et vous assurez la réception, le tri, le suivi, la distribution interne et l'expédition du courrier des services municipaux (60%) et vous réalisez les missions de secrétariat et de gestion administrative de la direction des affaires juridiques (40%).
A ce titre vos missions principales sont :
- Traitement du courrier externe (courriers papiers, courriers dématérialisés) notamment :
- Ouverture tri et enregistrement du courrier externe dans le logiciel courrier MAARCH ;
- Diffusion des courriers via le logiciel ;
- Classement du courrier original ;
- Préparation des courriers départs des services municipaux (recommandés et simples) ;
- Comptabilisation des courriers départs et répartition par services expéditeurs ;
- Envoi des courriers.

- Traitement des courriers internes (courriers papiers, courriers dématérialisés) et des parapheurs, notamment :
- Distribution et récupération des parapheurs à la direction générale et au cabinet ;
- Traitement du courrier interne.

- Soutien administratif à la Préparation des instances municipales : rédaction, saisie et envoi dématérialisé des ordres du jour, préparation des dossiers physiques ;
- Rédaction, mise en forme et vérification des comptes-rendus des marchés et des décisions ;
- Préparation des documents de séances : dossier du Maire, fiches de suivi pour la Direction générale...

- Soutien administratif dans le suivi du Conseil municipal notamment :
- Mise en en forme des délibérations approuvées ;
- Transmission des délibérations signées au contrôle de légalité et aux services concernés ;
- Rédaction des procès-verbaux ;
- Archivage des séances ;
- Mise à jour du LUTIN.

- Soutien dans l'élaboration et le suivi des décisions municipales et des arrêtés municipaux notamment :
-Suivi des tableaux de bord de suivi de l'exécution des arrêtés.

- Mission de secrétariat de la direction des affaires juridiques
- Rédaction de divers courriers et mails ;
- Réception des appels téléphoniques ;
- Rédaction des notes du service.

- Bonne connaissance de l'organisation des services et du fonctionnement de la collectivité ;
- Discrétion ;
- Disponibilité ;
- Réactivité ;
- Capacité à appliquer des procédures ;
- Gestion des échéances ;


Informations complémentaires :

- Horaires de bureau (37h30/semaine)
- Participation à la mutuelle
- Prime annuelle et CIA
- Remboursement des frais de transports
- Restaurant communal
- Déplacement au bâtiment Mozart possible