Assistant d'Elu(s) (h/f)
Offre n° O094240101320307
Publiée le 24/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 77 883 habitants, 3ème ville du Val-de-Marne par sa population, 61ème ville de France, 1ère par l'étendue de ses espaces verts, Champigny sur Marne offre un cadre de vie attractif. Elle est en plein renouveau urbain (nouveau centre-ville, programme ANRU), démographique et économique grâce à l'arrivée du Grand Paris Express (2 gares) et a pour ambition de devenir un territoire d'innovation éducative, culturelle et environnementale.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CHAMPIGNY SUR MARNE CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
25/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Service : Secrétariat des élus
Missions / conditions d'exercice
Missions : Sous la responsabilité de la responsable de service et au sein d'une équipe de 9 personnes, l'agente ou l'agent assiste plusieurs élus sur leurs délégations respectives en termes d'organisation de réunions, de gestion d'agenda, d'information, de suivi de dossiers, d'accueil, etc. Outre les activités classiques, la mission d'assistanat est une mission d'interface relationnelle et organisationnelle.
Activités principales :
Activité d'accueil :
* Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer les appels entrants ; renseigner les interlocuteurs et diriger si nécessaire vers le destinataire compétent ; prendre et transmettre des messages ; accompagner et orienter les usagers.
Activité d'organisation et d'assistanat de plusieurs élus :
* Gérer l'agenda et organiser les rdv internes et externes ainsi que les déplacements ;
* Organiser des réunions : invitations, convocations, réservations salles, préparer les documents afférents ;
* Assister à certaines réunions puis en assurer la rédaction des comptes rendus et le suivi des décisions prises ;
* Réaliser des prises de notes et tableaux de bords, rédiger des courriers et comptes rendus ;
* Être l'interface avec les services, directions, partenaires et usagers ;
* Gérer les parapheurs/courriers et contrôler l'ensemble des documents soumis à la signature de l'Elue ou l'Elu ;
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
* Rechercher et transmettre des informations utiles à l'Elue ou l'Elu en lien avec sa délégation, rédiger des notes de synthèse ;
* Trier, suivre et classer les courriers ;
* Contribuer à la conception et l'évolution des procédures communes à l'ensemble de l'équipe du service.
Dans le cadre de la permanence des Elus :
* Préparer les dossiers des usagers, accueillir l'usager, assister l'Elue ou l'Elu lors de l'entretien, rédiger des comptes rendus et assurer le suivi administratif de la requête.
Activités principales :
Activité d'accueil :
* Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer les appels entrants ; renseigner les interlocuteurs et diriger si nécessaire vers le destinataire compétent ; prendre et transmettre des messages ; accompagner et orienter les usagers.
Activité d'organisation et d'assistanat de plusieurs élus :
* Gérer l'agenda et organiser les rdv internes et externes ainsi que les déplacements ;
* Organiser des réunions : invitations, convocations, réservations salles, préparer les documents afférents ;
* Assister à certaines réunions puis en assurer la rédaction des comptes rendus et le suivi des décisions prises ;
* Réaliser des prises de notes et tableaux de bords, rédiger des courriers et comptes rendus ;
* Être l'interface avec les services, directions, partenaires et usagers ;
* Gérer les parapheurs/courriers et contrôler l'ensemble des documents soumis à la signature de l'Elue ou l'Elu ;
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
* Rechercher et transmettre des informations utiles à l'Elue ou l'Elu en lien avec sa délégation, rédiger des notes de synthèse ;
* Trier, suivre et classer les courriers ;
* Contribuer à la conception et l'évolution des procédures communes à l'ensemble de l'équipe du service.
Dans le cadre de la permanence des Elus :
* Préparer les dossiers des usagers, accueillir l'usager, assister l'Elue ou l'Elu lors de l'entretien, rédiger des comptes rendus et assurer le suivi administratif de la requête.
Profils recherchés
* Expérience confirmée dans le domaine de l'assistanat.
* Excellentes capacités rédactionnelles et réelle aisance en matière d'expression orale.
* Maîtrise du pack office exigée. Faire preuve d'une grande agilité dans le traitement de l'information.
* Autonomie, rigueur, organisation, adaptabilité, polyvalence et sens des priorités et de l'anticipation.
* Sens du service, discrétion, écoute, diplomatie et aisance relationnelle.
* Connaissance de l'environnement territorial appréciée.
* Excellentes capacités rédactionnelles et réelle aisance en matière d'expression orale.
* Maîtrise du pack office exigée. Faire preuve d'une grande agilité dans le traitement de l'information.
* Autonomie, rigueur, organisation, adaptabilité, polyvalence et sens des priorités et de l'anticipation.
* Sens du service, discrétion, écoute, diplomatie et aisance relationnelle.
* Connaissance de l'environnement territorial appréciée.
Contact
Informations complémentaires
Envoyez dès maintenant CV et lettre de motivation à l'attention de
Monsieur le Maire,
par mail à l'adresse : candidature.recrutement@mairie-champigny94.fr
- Horaires : 8h30 - 12h / 13h30 - 18h
- Période de pics d'activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et/ou de l'élu
-Permanence le samedi matin par roulement avec l'équipe des assistantes d'élus donnant lieu à récupération
- Obligation de réserve, de confidentialité et de discrétion
Monsieur le Maire,
par mail à l'adresse : candidature.recrutement@mairie-champigny94.fr
- Horaires : 8h30 - 12h / 13h30 - 18h
- Période de pics d'activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et/ou de l'élu
-Permanence le samedi matin par roulement avec l'équipe des assistantes d'élus donnant lieu à récupération
- Obligation de réserve, de confidentialité et de discrétion
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.