Agent instructeur avec accueil du public débutant (h/f)
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Offre n° O094240201348139
Publiée le 08/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier, Villejuif (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
7 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Accueils et Formalités et sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service Affaires Générales, Élections, État-Civil et Cimetières de la mairie de Villejuif, en tant qu'agent instructeur vous assurez l'accueil physique et téléphonique des usagers.
Vous constituez, instruisez et assurez le suivi des différents dossiers du service. Vous participez également aux activités de la direction (ex : élections).
Vous représentez l'image de la collectivité et du service public auprès des usagers.
Vous constituez, instruisez et assurez le suivi des différents dossiers du service. Vous participez également aux activités de la direction (ex : élections).
Vous représentez l'image de la collectivité et du service public auprès des usagers.
Missions / conditions d'exercice
En tant qu'agent·e instructeur·rice avec accueil du public, vos principales activités et missions confiées sont d'accueillir physiquement et par téléphone le public (écoute et reformulation des demandes pour accompagner les usagers dans leurs démarches administratives, traduction du vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous, réagir avec pertinence aux situations d'urgence, conserver neutralité et objectivité face aux situations). Vous faites preuve d'adaptation aux publics de cultures différentes et vous savez gérer les situations de stress et réguler les tensions. Vous renseignez le public : identification et gestion de la demande et son degré d'urgence, présentation des imprimés administratifs et listes des pièces à fournir, gestion du planning des rendez-vous et accompagnement à la rédaction des documents administratifs.
De plus, vous participez à l'instruction de dossier et à la délivrance de documents : constitution et suivi des dossiers (ex : cartes nationales d'identité, passeports, inscriptions sur les listes électorales, recensement militaire, attestations d'accueil, sorties de territoire, autorisation de débits de boissons, Pactes Civils de Solidarité, mariages, baptêmes civils, déclarations de décès, changements de noms et prénoms, etc.).
Vous instruisez et constituez les actes d'état civil (reconnaissance, naissance, mariage et décès), vous transmettez ces actes d'état civil enregistrés sur la commune aux particuliers, notaires et avocats. Vous êtes aussi chargé·e de délivrer diverses attestations (ex : certificat de résidence, certificat de vie commune), d'enregistrer et mettre à jour les duplicatas de livrets de famille, et de participer à toutes tâches incombant au service.
Enfin, vous participez à la planification et au suivi des célébrations (ex : mariage, noces d'or et de diamant, baptêmes civils), vous renseignez les tableaux de suivi des activités du service, vous participez à la mise en œuvre des campagnes électorales (préparation, organisation, participation au scrutins) et vous gérez l'information (classement et archivage de document liée à l'activité du service.
Activité occupée un samedi matin sur deux par roulement et environ tous les deux mois, un samedi après-midi de 13h45 à la fin des célébrations de mariages, par roulement (heures de récupération).
* Du lundi au jeudi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 18h (fermé au public le jeudi après-midi, accueil téléphonique assuré)
* Le vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
* Le samedi de 8h30 à 12h
De plus, vous participez à l'instruction de dossier et à la délivrance de documents : constitution et suivi des dossiers (ex : cartes nationales d'identité, passeports, inscriptions sur les listes électorales, recensement militaire, attestations d'accueil, sorties de territoire, autorisation de débits de boissons, Pactes Civils de Solidarité, mariages, baptêmes civils, déclarations de décès, changements de noms et prénoms, etc.).
Vous instruisez et constituez les actes d'état civil (reconnaissance, naissance, mariage et décès), vous transmettez ces actes d'état civil enregistrés sur la commune aux particuliers, notaires et avocats. Vous êtes aussi chargé·e de délivrer diverses attestations (ex : certificat de résidence, certificat de vie commune), d'enregistrer et mettre à jour les duplicatas de livrets de famille, et de participer à toutes tâches incombant au service.
Enfin, vous participez à la planification et au suivi des célébrations (ex : mariage, noces d'or et de diamant, baptêmes civils), vous renseignez les tableaux de suivi des activités du service, vous participez à la mise en œuvre des campagnes électorales (préparation, organisation, participation au scrutins) et vous gérez l'information (classement et archivage de document liée à l'activité du service.
Activité occupée un samedi matin sur deux par roulement et environ tous les deux mois, un samedi après-midi de 13h45 à la fin des célébrations de mariages, par roulement (heures de récupération).
* Du lundi au jeudi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 18h (fermé au public le jeudi après-midi, accueil téléphonique assuré)
* Le vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
* Le samedi de 8h30 à 12h
Profils recherchés
Rigoureux·se, méthodique et organisé·e, vous avez le sens des relations humaines (écoute, adaptabilité au public et aux situations). Vous savez questionner votre interlocuteur tout en faisant preuve de diplomatie, de calme et de capacité en gestion du stress et des conflits. Vous avez de solides connaissances sur l'environnement territorial et de la collectivité, sur le fonctionnement et de la gestion des Affaires Générales, des Élections et de l'État-Civil - Cimetières et en droit civil.
Vous savez faire preuve de discrétion, avez l'esprit d'équipe et le sens de l'initiative.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de communication, de régulation, les outils informatiques (WORD, Excel), les techniques et outils de communication.
Débutant accepté
Vous savez faire preuve de discrétion, avez l'esprit d'équipe et le sens de l'initiative.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de communication, de régulation, les outils informatiques (WORD, Excel), les techniques et outils de communication.
Débutant accepté
Contact et modalités de candidature
Contact
0145592000
Informations complémentaires
Particularités
Travail en bureau sur écran
Travail par roulement le matin et/ou samedi journée entière (mariages, baptêmes civil, etc.)
Activité accrue en période de scrutins électoraux (soirs et/ou week-end)
Astreintes sur la base du volontariat
Avantages (*sous conditions)
Régime indemnitaire
Prime annuelle de 1600 € (versée en 2 fois, au mois de mai et novembre)
Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
Adhésion au C.N.A.S*
Forfait mobilités durables*
Sport pour les agents*
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Travail en bureau sur écran
Travail par roulement le matin et/ou samedi journée entière (mariages, baptêmes civil, etc.)
Activité accrue en période de scrutins électoraux (soirs et/ou week-end)
Astreintes sur la base du volontariat
Avantages (*sous conditions)
Régime indemnitaire
Prime annuelle de 1600 € (versée en 2 fois, au mois de mai et novembre)
Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.
Adhésion au C.N.A.S*
Forfait mobilités durables*
Sport pour les agents*
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Par internet :
https://mon.villejuif.fr/la-mairie-recrute/
ou par voie postale
Esplanade Pierre Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Adresse de l'employeur
Villejuif
>1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
>1 Esplanade Pierre-Yves Cosnier
94800 VILLEJUIF
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.