Assistant administratif service enfance (h/f)
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Offre n° O094240201363155
Publiée le 21/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
En pleine expansion avec plus de 56.000 habitants, Villejuif profite d'une position stratégique, proche de Paris, de l'aéroport d'Orly, du Marché International de Rungis et bientôt de toute l'Île de France avec ses 2 gares du Grand Paris Express.
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Dotée d'équipements médicaux de renommée mondiale (3 ensembles hospitaliers), la ville est tournée vers l'avenir et porte de nombreux projets dont pôle d'excellence international d'innovation thérapeutique Campus Grand Parc.
Dans un cadre de vie agréable avec de nombreux espaces verts, travailler à Villejuif, c'est faire partie d'une communauté de plus de 1.100 agents qui œuvrent chaque jour pour le bien-être des habitants, tout en bénéficiant d'avantages sociaux comme le CNAS, la restauration...
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Villejuif, Île-de-France, France
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
21/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction des Actions Éducatives et sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Service Équipes Enfance, l'assistant.e administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il/elle suit les dossiers administratifs et les gère selon l'organisation et ses compétences. Il/elle assiste le responsable dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales seront les suivantes :
Suivi et planification de l'activité du service
* Suivre les tableaux des effectifs pour la CAF,
* Renseigner les partenaires et agents internes sur les projets du service,
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
* Soutenir l'organisation des manifestations du service enfance, suivre et anticiper l'organisation en relation avec les des grèves (transmission des absences),
* Assurer l'organisation logistique :
- Des activités des centres (plannings de cars, piscine),
- Du service (plannings de suivi de matériel régie, calendriers des absences, suivi et transmission des informations,)
- Pour le suivi des effectifs (réception des listings),
- Des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants).
* Travailler en collaboration avec la Cellule RH sur le suivi des vacataires (dossiers administratifs, suivi recrutement, transmission des effectifs).
Traitement des dossiers et saisie de documents
* Gérer le suivi des impressions pour l'ensemble du service,
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et appels auprès du service,
* Gérer et actualiser une base d'informations,
* Rechercher des informations, notamment réglementaires,
* Vérifier la validité des informations traitées,
* Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
* Rédiger des documents administratifs,
* Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers.
Suivi et planification de l'activité du service
* Suivre les tableaux des effectifs pour la CAF,
* Renseigner les partenaires et agents internes sur les projets du service,
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
* Soutenir l'organisation des manifestations du service enfance, suivre et anticiper l'organisation en relation avec les des grèves (transmission des absences),
* Assurer l'organisation logistique :
- Des activités des centres (plannings de cars, piscine),
- Du service (plannings de suivi de matériel régie, calendriers des absences, suivi et transmission des informations,)
- Pour le suivi des effectifs (réception des listings),
- Des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants).
* Travailler en collaboration avec la Cellule RH sur le suivi des vacataires (dossiers administratifs, suivi recrutement, transmission des effectifs).
Traitement des dossiers et saisie de documents
* Gérer le suivi des impressions pour l'ensemble du service,
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et appels auprès du service,
* Gérer et actualiser une base d'informations,
* Rechercher des informations, notamment réglementaires,
* Vérifier la validité des informations traitées,
* Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
* Rédiger des documents administratifs,
* Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers.
Profils recherchés
Vous êtes diplômé de niveau IV CAP/BEP secrétariat et/ou comptabilité.
Vous avez de bonnes connaissances :
* Du secteur de l'animation, du fonctionnement et de la gestion d'un accueil de loisirs.
* Des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.), des logiciels / outils bureautiques (Excel, Word, Outlook...),
* Des techniques de recherche documentaire.
Vous êtes doté également :
* D'une bonne communication orale et écrite,
* De capacité à définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
* D'identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel est aussi attendu sur le poste.
Vous avez de bonnes connaissances :
* Du secteur de l'animation, du fonctionnement et de la gestion d'un accueil de loisirs.
* Des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.), des logiciels / outils bureautiques (Excel, Word, Outlook...),
* Des techniques de recherche documentaire.
Vous êtes doté également :
* D'une bonne communication orale et écrite,
* De capacité à définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
* D'identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel est aussi attendu sur le poste.
Contact
Contact
0145592000
Informations complémentaires
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.